kintoneの「申請忘れ」を防ぐには？基本機能でできる対策と、保存した直後に気づかせる方法

「承認をお願いした案件、まだ見てもらえていますか？」と聞かれて確認したら、そもそも申請されていなかった。
レコードを開くと、内容はきちんと入力されているのに、ステータスは「未申請」のまま。
申請した本人は、入力を終えた時点で申請も済んだと思い込んでいた。

kintoneで経費精算や稟議、休暇申請などの申請業務を運用していると、この「申請忘れ」は一度は経験するトラブルです。
困ったことに、申請者本人に悪気はありません。
悪気がないからこそ、注意喚起だけではなかなか減らない運用の課題でもあります。

この記事では、kintoneで申請忘れが起きる仕組みを整理したうえで、基本機能でできる対策と、それでも防ぎきれない場合の解決策として、レコードを保存した直後にポップアップで申請を促せるプラグイン「オプション・ワンプラグイン」を紹介します。

kintoneで「申請忘れ」が起きる仕組み

kintoneの申請業務は、多くの場合プロセス管理機能で組まれています。
レコードを作成した人が「申請する」アクションを実行するとステータスが「承認待ち」などに変わり、承認者が「承認する」を押して完了する、という流れです。

ここで押さえておきたいのが、kintoneでは「レコードの保存」と「申請」が別の操作だという点です。

レコードの新規作成画面で内容を入力して保存ボタンを押すと、レコードは保存されます。
ただし、この時点ではまだ申請されていません。
保存後の画面で、あらためてプロセス管理のアクションボタン(「申請する」など)を押して、初めてステータスが次に進みます。

そして、kintoneの通知の仕様上、承認者に「自分宛」の通知が届くのは、ステータスが更新されて作業者に割り当てられたときです。
つまり申請ボタンが押されない限り、承認者には何の通知も届きません。
申請者は「入力したから伝わっているはず」と思い、承認者は「何も来ていないから案件がない」と思う。
お互いに気づかないまま、レコードだけが止まり続けます。

申請忘れが起きやすい場面

原因はシンプルで、入力を終えた達成感で操作が完結した気になってしまうことです。
申請フォームの項目が多いアプリほど、入力し終えて保存ボタンを押した瞬間に「終わった」という感覚になります。
保存後の画面にアクションボタンは表示されているのですが、画面上部にさりげなく出るだけなので、意識していないと目に入りません。

利用者側の状況にも左右されます。
毎日申請業務をしている人はまず忘れませんが、月に1回しか経費精算をしない人や、入社したばかりでkintoneに慣れていない人は、そもそも「保存とは別に申請ボタンを押す」という操作を覚えていないことがあります。
外出先からモバイルで入力するケースでは、画面が小さいぶんアクションボタンはさらに気づきにくくなります。

「あとで見直してから申請しよう」と下書きのつもりで保存して、そのまま忘れるパターンもあります。
これは操作ミスというより人間の記憶の問題なので、マニュアルを整備しても防ぎきれません。

申請忘れを放置すると…

申請忘れの厄介なところは、発覚が遅れることです。

承認者は通知が来ないので気づけません。
発覚するのは、経理が月次の締め処理をしていて「この人の精算が上がってきていない」と気づいたときや、申請者本人が「そういえばあの件どうなったんだろう」と思い出したときです。
経費精算なら締め日に間に合わず翌月回し、発注承認なら手配が丸ごと後ろ倒しになります。

管理者側の負担も無視できません。
申請忘れが常態化すると、管理者が定期的に一覧を開いて未申請のレコードを探し、一人ひとりに「これ、申請ボタン押してください」と声をかける、本来なくてよい巡回業務が発生します。

kintoneの基本機能でできる申請忘れ対策

プラグインを入れる前に、まずは基本機能でどこまで対策できるかを確認しておきましょう。

①リマインダーの条件通知で、未申請レコードを翌日に知らせる

基本機能のなかで最も申請忘れ対策になるのが「リマインダーの条件通知」です。
日付や日時のフィールドを基準に、「◯日前」「◯日後」といったタイミングで通知を送れる機能で、通知の条件にはステータスも指定できます。

たとえば次のように設定すると、「作成された翌日の朝9時になってもまだ未申請のレコード」の作成者に通知が届きます。

作った本人にピンポイントで届くので、催促の手間をかけずに一定数を拾えます。
申請業務のアプリには入れておいて損のない設定です。

ただし、仕様上の限界もあります。
リマインド通知は条件を満たしたときに一度送られるとその後繰り返されないため、その通知を見逃したらそれきりです。

なお、似た機能に「レコードの条件通知」がありますが、こちらはレコードを操作した本人には通知が届かない仕様です。
「未申請のまま保存した本人にすぐ知らせる」という使い方はできないので、申請忘れ対策としてはリマインダーの条件通知を使ってください。

②「未申請」の一覧とグラフで、止まっているレコードを見える化する

ステータスが「未申請」のレコードだけを絞り込んだ一覧を作っておくと、管理者が状況をひと目で確認できます。
あわせてステータス別の件数グラフを作ってアプリやポータルに置いておけば、「未申請が今5件ある」という状態が常に見えます。

これは申請忘れを直接防ぐ仕組みではなく、発覚を早くするための仕組みです。
巡回して探す手間は減りますが、気づいて声をかけるのは結局管理者なので、根本解決にはなりません。

③アプリの説明欄やスペースで注意書きをする

アプリの上部に表示される説明欄に「『申請する』ボタンを押してください」と書いておく方法です。
設定は数分で終わりますが、毎日見る画面の注意書きは1週間もすれば見慣れてしまい、また申請漏れが発生するでしょう。

それでも新しく使い始める人への案内にはなるので、コストを考えればやっておく価値はあります。

④プロセス管理と運用ルールを見直す

アクション名を「次のステータスに進める」のような曖昧なものにしているなら、「申請する」のように操作の意味がわかる名前に変えるだけでも押し忘れは減ります。
承認ステップが多段になりすぎているなら、この機会にフロー自体を簡素化するのも手です。

基本機能だけでは防ぎきれない理由

ここまでの対策を全部やっても、申請忘れはゼロにはなりません。
理由ははっきりしていて、基本機能の対策はどれも「後追い」だからです。

リマインダー通知が届くのは早くて翌日です。
一覧やグラフで見える化しても、誰かが見に行って声をかけるまでレコードは止まったままです。
そして通知は、kintoneを頻繁に使う人ほど大量に受け取っているので、そのなかの1件は簡単に埋もれます。
コメントのメンション、レコードの更新、スペースの書き込み。
1日に何十件も通知を受け取っている人が、リマインダーの1件だけを確実に開いてくれる保証はどこにもありません。

申請忘れが起きているのは、レコードを保存したまさにその瞬間です。
その場で「まだ申請が終わっていませんよ」と本人の目の前に表示できれば、忘れようがありません。
基本機能にはこの「その場で知らせる」手段がなく、ここがプラグインで補うポイントになります。

保存した直後にポップアップで知らせる「レコード条件付きアラート表示」

この「その場で知らせる」を実現するのが、弊社のkintoneプラグイン「オプション・ワンプラグイン」に含まれる「レコード条件付きアラート表示」機能です。
レコードの表示時や保存時、プロセスアクション時に、レコードの値に応じてアラートをポップアップ表示できます。

申請忘れ対策では、「追加画面の保存成功後」のタイミングでアラートを出す設定にします。
すると、申請者がレコードを保存した直後、画面の真ん中に「保存が完了しました。続けて「申請する」ボタンを押してください。」のような表示をすることが可能です。

通知欄に届く通知と違い、画面の中央に出るポップアップは見落としようがありません。
OKボタンを押して閉じるまで表示されるので、「入力して満足してそのまま離脱」という申請忘れの典型パターンをその場で断ち切れます。

条件設定ができるのもポイントです。
レコードの値やステータスを条件に「未申請のときだけ表示する」といった出し分けができるので、すでに申請済みのレコードを編集した人にまで毎回アラートが出る、といった煩わしさはありません。
PC版とモバイル版それぞれで動作の設定ができるため、外出先からのモバイル申請にも対応できます。

アラートはタイトル、メッセージ、OKボタンのラベルを自由に設定でき、アイコンや背景色、文字色といった装飾も変えられます。
目立たせたい注意喚起は赤系、操作案内は青系のように使い分けると、利用者にも意図が伝わりやすくなります。
さらに、保存時やプロセスアクション時に条件を満たした場合はアラートを表示して操作を強制的にキャンセルさせる、という一歩踏み込んだ使い方も可能です。

申請忘れの防止は、この機能の使い道の一つにすぎません。
レコードの種別に応じて次にやるべき作業を案内したり、レコードの状態によって必要な確認事項を表示したりと、画面上の操作ガイドとして幅広く使えます。
まず申請アプリで導入して、効果が見えたら他のアプリの操作案内にも広げていく、という進め方をおすすめします。

設定はテンプレートのインポートで完了する

「レコード条件付きアラート表示」には「レコード追加後に申請ボタンの押し忘れを促す」という設定テンプレートが用意されています。プラグインをアプリに追加し、このテンプレートをインポートして、対象のステータスやメッセージ文言を自社に合わせて調整すれば設定は完了です。

「kintoneの管理はできるけれど開発はわからない」という担当者でも、マニュアルを見ながら数分で設定できます。

あわせて使うと申請業務のヌケモレをさらに減らせる機能

オプション・ワンプラグインには全部で50以上の機能が入っており、申請業務まわりでは次の機能をアラート表示と組み合わせるのが定番です。

• 条件付き必須チェック：申請のプロセスアクション時に、金額や理由などの必須項目が入力されているかをチェックします。
  申請忘れと並んで多い「入力漏れのまま申請」を防げます。
• ステータス変更時日付自動保存：申請日や承認日を自動でレコードに記録します。
  「申請日を手入力させると、それ自体を忘れる」という二次的な入力漏れがなくなります。
• 書式設定：一覧画面でステータスなどのフィールドに背景色や文字色を設定できます。
  未申請のレコードが一覧でパッと目に入るようになり、管理者の見える化がさらに楽になります。

いずれも同じプラグインの設定画面から追加するだけなので、機能ごとに別のプラグインを探して稟議を通す、という手間がかかりません。

オプション・ワン プラグインについて

オプション・ワンプラグインは、ノーコードで多様な機能をkintoneアプリに追加できるプラグインです。
今回紹介したアラート表示のほか、フィールドの表示制御、入力値チェック、日付の自動セット、自動採番など50以上の機能を1つのプラグインで提供しており、業務に合わせた100以上の設定テンプレートが用意されています。

複数のプラグインを組み合わせて運用していると、プラグイン同士の競合で動作がおかしくなったり、どのプラグインで何を設定したかわからなくなったりしがちです。
オプション・ワンプラグインなら設定が1つのプラグイン画面に集約されるので、管理も引き継ぎもしやすくなります。
フィールドやステータスを選ぶだけの設定画面なので、開発会社に都度依頼しなくても、kintoneの管理者が自分たちでアプリの改善を回せるようになります。

15日間の無料トライアルがあるので、まずは自社の申請アプリでアラート表示を試してみてください。

まとめ

kintoneの申請忘れは、レコードの保存と申請が別操作であるという仕様と、申請されない限り承認者に通知が届かないという仕様が重なって起きます。
リマインダーの条件通知や未申請一覧の見える化といった基本機能の対策は有効なので、まず設定しておきましょう。
そのうえで、どれも「後追い」である以上、申請忘れそのものをなくすには、保存した直後にその場で知らせる仕組みが必要です。

オプション・ワンの「レコード条件付きアラート表示」なら、テンプレートをインポートするだけで、保存直後のポップアップによる申請忘れ対策を導入できます。
申請忘れの催促や巡回に時間を取られている方は、無料トライアルで効果を試してみてください。