外資系SFAシステムからkintoneへ。問い合わせ急増に備えた案件管理基盤をスモールスタートで実現

貴社について教えてください

高橋様：SMBCクラウドサイン株式会社は、三井住友フィナンシャルグループと弁護士ドットコム株式会社の合弁会社として2019年10月に設立されました。「契約プロセスを中心とした、日本のレガシーな業務プロセスの変革」を事業ビジョンに掲げ、電子契約サービス「SMBCクラウドサイン」の営業・販売を主な業務としています。クラウドサインは、契約書の締結業務を効率化するデジタルサービスです。SMBCグループの社会的信用力とリーガルテックのノウハウを掛け合わせ、幅広い業種・業態の企業への導入を推進しています。

kintone導入のきっかけや背景を教えてください

高橋様：もともと外資系の営業管理システムを導入していましたが、うまく活用できておらず、実態は各担当者がExcelで個別に管理している状況でした。情報をリアルタイムで社内全体に共有できる仕組みがなかったのです。

そんな中、クラウドサインにフリープランを追加することが決まりました。無料プランの開始によって問い合わせ数が大幅に増えることが予想されたため、「このままExcelで管理するのは難しい」と判断し、システム化を検討し始めました。

当時の業務負担も大きな課題でした。パートナーからのご紹介や比較サイトからのリードなど、すべてを手入力で取り込む作業が担当者の大きな負担になっていました。また、同じ顧客が複数のチャネルから問い合わせてくるケースがあり、顧客が重複登録されてしまうという問題も起きていました。

コストを抑えてスモールスタートで営業管理システムを構築したいと考え、kintoneを候補としてM-SOLUTIONSに問い合わせました。

kintoneをどのように活用されているか教えてください

高橋様：案件管理・商談管理・顧客マスタ・商品マスタを中心にkintoneアプリを構築しています。問い合わせの入り口は主に二つあります。ひとつは自社Webサイトに設置したGoogleフォームで、入力された内容はGoogle Apps Script（GAS）を通じてkintoneに自動連携されます。もうひとつは、各パートナー企業からのトスアップシートを取り込みボタンでkintoneに自動登録できます。

取り込みの際には、顧客名の表記揺れを自動で正規化する仕組みも実装しています。会社名と本店住所を組み合わせてユニーク判定を行い、同一顧客の重複登録を防いでいます。情報が不完全なケースでは、重複チェック用の関連レコードで内容を確認でき、担当者が手動で対応できる仕組みも用意しています。

また、契約更新管理の機能も備えています。現行の契約情報と変更後の内容をそれぞれ入力しておき、契約更新ボタンを押すと最新の契約情報が反映され、変更履歴がサブテーブルに蓄積されます。翌年も同じプランで更新する場合も含め、すべての更新履歴を時系列で確認できます。

プラグインはM-SOLUTIONSの検索拡張プラグインと文字列結合プラグインを使用しています。文字列結合プラグインはレコード番号とユーザー名を組み合わせたユニークキーの生成に活用しており、ルックアップでの参照精度を高めています。

導入後の効果や使ってみた感想を教えてください

高橋様：以前は各担当者が個別のExcelで管理していましたが、kintoneに移行してからは案件・商談の状況をリアルタイムで確認・共有できるようになりました。問い合わせの自動取り込みにより手入力の手間が大幅に減り、顧客の重複登録も自動で防げるようになったことで、管理の精度が上がりました。

外資系の営業管理システムからの乗り換えという形になりますが、現在は数十名がkintoneを利用しており、ライセンスコストの削減という面でも効果を実感しています。運用上の大きな課題は出ておらず、Googleフォームの質問項目の変更や自動応答メールの設定調整といった軽微な修正をその都度依頼している程度です。kintoneの機能面で不明な点はM-SOLUTIONSに相談しながら対応しており、安定した運用が続いています。

導入時の準備やサポートはいかがでしたか

高橋様：導入にあたって最も時間がかかったのは、社内のセキュリティ審査でした。当社はSMBCグループに属しており、使用するクラウドサービスには厳格なセキュリティ要件が課せられています。当初は別のフォームサービスを検討していましたが、セキュリティ審査を通過できず、複数の代替案を検討することになりました。最終的にkintoneとGoogleフォームの組み合わせで承認が下り、システム化を進めることができましたが、この審査のやり取りだけで半年から1年ほどを要しました。

M-SOLUTIONSのご担当者様にはセキュリティ審査の対応においても協力していただきました。kintoneについてはサイボウズからセキュリティチェックシートの回答を取り付けていただき、GoogleフォームについてはISMAP（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）への登録状況を確認した資料をまとめて共有してもらいました。複数のサービスを比較しながら社内承認に必要な情報を整理していただいたことで、審査を通過できたと感じています。

開発期間は要件定義に約1ヶ月、開発に約2〜3ヶ月ほどで、大きな問題なく完了しました。既存システムからのデータ移行もCSV経由でスムーズに対応できました。

今後の展望や要望があれば教えてください

高橋様：今後は、案件管理アプリのフィールド数が増えてきているため、タブ表示プラグインを使って画面の見やすさを整理したいという希望もあります。問い合わせをすべて案件化するのではなく、内容に応じて取捨選択できる仕組みを追加することも検討しています。引き続きM-SOLUTIONSの担当者と相談しながら、より使いやすいシステムへと改善を進めていきたいと思っています。