kintoneのルックアップでよくある「これできる？」をまとめて解決

この記事でわかること

• ・標準機能では対応しきれないルックアップの「あるある」要望
• ・オプション・ワンプラグインの4機能
• ・参照先の更新を自動で反映する「ルックアップ自動取得プラグイン」
• ・転記先の整合性を保つ「ルックアップコピー先反映プラグイン」
• ・3プラグインの役割分担（入力時の使いやすさ／運用後の整合性）

執筆者

M-SOLUTIONSメディア編集部

kintoneのルックアップフィールドは、別アプリのデータを呼び出して転記できる便利な機能です。標準機能だけでも多くの業務を効率化できますが、実際にkintoneを運用していると、「絞り込んだ状態で候補を出せないか」「入力するたびに自動で取得してほしい」「取得後の値を一部だけ修正できないか」といった、もう一歩踏み込んだ要望が出てくることも少なくありません。

特に、複数のアプリを横断してマスタデータを管理している情報システム担当者やkintone管理者の方であれば、一度はこうした要望に心当たりがあるのではないでしょうか。こうした要望はJavaScriptによるカスタマイズで実現できる場合もありますが、そのためにはプログラミングの知識が欠かせません。

そこで有用なのが、プログラミングの知識がなくてもルックアップまわりを拡張できるM-SOLUTIONS（以下、M-SOL）のプラグインです。候補の絞り込みや自動化といった入力時の使いやすさから、取得後のデータ同期や整合性維持といった運用面まで、目的に応じた方法を選ぶことができます。今回の記事では、ルックアップに関する「これできる？」によく挙がる要望を取り上げながら、その具体的な拡張機能を紹介します。

ルックアップを機能拡張するプラグイン

M-SOLでは、ルックアップの機能を拡張プラグインとして、オプション・ワンプラグイン、ルックアップ自動取得プラグイン、ルックアップコピー先反映プラグインの3つを提供しています。オプション・ワンプラグインが入力時の使いやすさを高める役割を担い、残る2つのプラグインが取得後のデータ同期や整合性維持といった運用面を支える役割を担っています。

オプション・ワンプラグインとは

オプション・ワンプラグインは、kintoneアプリにノーコードで多様な機能を追加できるプラグインです。表示切替制御や編集切替制御、入力値制御、日付/日時自動セット、必須チェック、初期値セットなど、業務でよく使われる機能があらかじめ用意されており、プログラミングの知識がなくとも設定画面から必要な機能を選択し、追加していくことができます。

機能ごとにテンプレートが用意されているため、対象フィールドや対象ステータスといった項目を設定するのみで、すぐに使用を開始できる手軽さも特徴です。また、複数の機能を1つのプラグインの設定画面でまとめて管理できるため、機能が増えてもプラグインの数が増えすぎることはありません。社内担当者による設定変更が可能な点も含め、ユーザーの声に応じて柔軟かつスピーディーに改善していけるのは、オプション・ワンプラグインならではの強みといえます。

オプション・ワンプラグインのルックアップの拡張機能は、2026年7月時点で次のような機能があります。

絞り込んだ候補だけを表示できる「ルックアップ動的絞り込み」

申請種別によって参照させたいマスタデータを変えたい、あるいはすでに入力した値に応じて候補を出し分けたいといった場面で活躍するのが、ルックアップ動的絞り込みです。レコードに入力されている値を条件として、ルックアップの候補をあらかじめ絞り込んだうえで表示することができます。

絞り込み条件は、参照先アプリの判定フィールドと条件、判定値を組み合わせて複数設定でき、すべての条件を満たす場合といずれかを満たす場合のどちらにも対応しています。参照先アプリIDや関連キーフィールドといった基本設定はルックアップフィールドの定義から自動で取得されるため、絞り込みたい条件のみを追加すれば、すぐに動作する手軽さも魅力です。

候補一覧の表示件数やソート順、候補が0件のときや取得上限に達したときのメッセージまで調整できるため、候補の数が多いマスタであっても迷わず選べる画面に仕上げられます。PCとモバイル、追加画面と編集画面それぞれで機能させるかどうかも個別に設定できるため、運用端末に応じた出し分けも可能です。なお、ルックアップフィールド自体に設定されているkintone標準の絞り込み条件は引き継がれない仕様のため、同じ絞り込みを維持したい場合は、改めて条件一覧に設定しておく必要があります。

入力するたびに自動で取得できる「連鎖自動ルックアップ」

フィールドに値を入力した瞬間に、自動でルックアップを実行するのが連鎖自動ルックアップです。取得した値をキーとしてさらに別のルックアップへつなげることもでき、マスタ同士が連鎖している業務であれば、入力担当者がボタンを押す手間そのものをなくすことができます。

自動ルックアップのタイミングは、値の入力時に加えて、追加・編集画面を開いたタイミングでも実行するかを選択できます。取得後にフィールドを非活性や非表示にする設定もあるため、誤って値を書き換えてしまう心配も軽減できます。さらに、ルックアップを実行する前に値が存在するかどうかをチェックし、結果に応じてフィールドをクリアしたり編集可能に戻したりする制御も用意されています。

値が見つからない場合や複数該当してしまった場合のメッセージも個別に設定できるため、入力担当者が不備に気づかないまま処理を進めてしまうことを防げます。自動計算式などで生じる「#N/A!」といったエラー値を対象から除外できる仕組みもあり、計算式と組み合わせた運用でも安定して動作します。

取得後の値を修正できる「活性化制御」

ルックアップで取得したコピー先フィールドは、通常は編集できないようになっています。これは転記された値が意図せず書き換えられてしまうことを防ぐための仕様ですが、現場では取得後に一部の値のみ手直ししたい、特定の担当者に限り例外的に修正できるようにしたい、といったケースも生じます。

活性化制御は、設定したフィールドを必要なタイミングで編集可能に切り替えられる機能です。ルックアップ本来の正確さを保ちながら、業務上どうしても必要になる例外対応にも柔軟に応えることができます。設定できるのは特定のフィールドやタイミングに限られるため、必要以上に編集可能な範囲を広げてしまう心配もありません。

起票者の情報を自動で挿入できる「初期値自動セット」

レコード作成時に、ログインユーザーのログインIDやメールアドレスといった情報を自動でフィールドに挿入できるのが初期値自動セットです。挿入先がルックアップフィールドであれば、値のセットと同時に取得処理までが自動で行われます。

従業員番号で管理している社員マスタから、ログインしている本人の情報を自動でルックアップしたいといった場面で特に力を発揮します。入力担当者は画面を開くのみで、自分の情報がすでに反映された状態から作業を開始できます。申請書のように「誰が起票したか」が必ず必要になる帳票であれば、この一手間がなくなるだけでも入力の負担は大きく変わります。

常に最新のマスタデータを参照できる「ルックアップ自動取得プラグイン」

これまではオプション・ワンプラグインでできるルックアップの機能拡張について説明してきました。M-SOLには、オプション・ワンプラグイン以外にもルックアップを便利にするプラグインがあります。

ルックアップの取得・更新をボタン操作なしで自動化するのが、ルックアップ自動取得プラグインです。通常のルックアップは、値を入力した時点の参照先データを取得したきりになり、その後参照先が更新されても、手動で再取得しない限り古い値が残ってしまいます。このプラグインを使えば、レコードを開いたタイミングなどで自動的に再取得が行われるため、常に最新のマスタデータを参照している状態を保てます。

価格改定や担当者変更のように、参照先のマスタが頻繁に更新される業務では、この自動同期の仕組みが特に効果を発揮します。二重入力の手間を完全に省きたい、確認のための再取得作業自体をなくしたいといった業務に最適なプラグインです。再取得のタイミングやトリガーとなる条件も設定できるため、参照先の更新頻度に合わせて動作を調整することも可能です。

データ整合性を保つことができる「ルックアップコピー先反映プラグイン」

ルックアップで取得したデータに変更があった際、その変更を他のフィールドへ自動的に反映・同期させるのが、ルックアップコピー先反映プラグインです。1つのルックアップの結果を複数のフィールドに転記して使っている場合、参照元が更新されても、転記先すべてを手動で直す必要があり、一部だけ更新漏れが起きるといったミスにつながりがちです。

このプラグインを使うことで、転記した情報の整合性を保つための「追従性」を実現でき、手動修正によるミスや対応漏れを防げます。ルックアップの結果を起点として複数の項目を連動させたい業務、後から参照先が変わっても常に正しい状態を保っておきたい業務との相性が良いプラグインです。反映先のフィールドは個別に指定できるため、同期させたい項目だけを選んで設定することもできます。

まとめ

ここまでご紹介したオプション・ワンプラグインの4つの機能は、動的絞り込みが候補の出し方を、連鎖自動ルックアップが取得の自動化と連携を、活性化制御が入力後の柔軟性を、初期値自動セットが起点となる値の自動投入を、それぞれ担っています。単体でも便利ですが、組み合わせて使うことで入力画面全体の使い勝手を大きく引き上げられます。

さらにルックアップ自動取得プラグインとルックアップコピー先反映プラグインを併用すれば、取得後のデータ同期や他フィールドへの反映といった、運用が始まってからのデータ整合性まで手当てできます。入力時の使いやすさをオプション・ワンプラグインが、転記後の正確さをこの2つのプラグインが担うことで、ルックアップまわりの手間や属人化を入り口から出口まで解消できます。

オプションワンプラグインを導入すれば、kintone標準機能だけでは難しかった細やかな制御を、追加の開発をすることなく実現できます。設定画面から機能のオン・オフや条件を調整できるため、業務の変化にあわせて運用担当者自身が見直していくことも可能です。ルックアップをより便利に使いたい方は、ぜひ一度トライアルで確かめてみてください。