麻生専門学校グループの受付システム導入事例。「ボタンを押したら電話がつながる」シンプルな仕組みを評価

 

ご担当者
学校法人麻生塾　改善推進本部 改善推進部
総務・保守グループ シニアマネージャー
横山 新様

貴法人について教えてください

横山様：当グループ「麻生専門学校グループ」は、学校法人麻生塾が運営する、福岡県を中心とした九州最大級の総合専門学校グループです。昭和14年（1939年）の創立以来、「安心をカタチに 生きがいをデザインする」というビジョンを掲げる麻生グループの教育・人材部門の中核として、社会が求める人材を輩出してきました。現在は福岡県下に12の専門学校と高等部を擁し、医療・看護、IT、美容、ブライダル、エアライン、公務員、自動車、建築、ゲームなど幅広い分野で人材を育成しています。通信課程も含めて6,000人を超える学生が在籍し、教職員数は約500名です。

 

教育面では、技術的なスキルだけでなく、社会に出たときに求められる人間力を養うことを重視しており、独自のカリキュラムでグローバルに活躍できる人材の育成に力を入れているのが特徴です。

 

私は改善推進本部 改善推進部の総務保守グループに所属し、社内のIT関連業務を中心に担当しています。総務とITが一体となった部署で、建物や什器・備品の管理から、サーバー・インフラ、クラウドサービスまで幅広く管理しています。グループ全体のアプリケーションも担当している、社内SEのような立ち位置です。

 

導入のきっかけ・背景を教えてください

横山様：導入前は、他社のTeamsを利用した受付システムを使っていました。社内ではもともとMicrosoft TeamsとTeams電話を活用する文化があり、その上で受付システムを運用していたのですが、ウェブページからTeamsを呼び出す仕組みだったため、操作に課題がありました。前の利用者がTeamsの画面を開いたままにしてしまい、次に来た方が何をすればいいか分からなくなることがあったのです。受付システムが機能していない状態でした。

 

私たちのニーズは、ボタンを押したら担当部署のTeams電話につながればいい、というシンプルなものでした。来客者の事前予約やQRコードでの受付、設備予約との連動といった機能は必要なかったのです。多機能な製品ほど価格が高く、専用ハードウェアが必要になるものもあり、私たちのニーズに合いませんでした。

 

そうした中で、システムで付き合いのある企業から「Smart at reception」をご紹介いただきました。私たちの要望をヒアリングしていただく中で、「それならSmart at reception OneTouchでも十分では」とご提案いただいたのです。ボタンを押したら現場の電話につながる、という私たちが求めていた機能そのものでした。価格も想定の範囲内で、ハードウェアも既存のiPadが使え、Teams電話のライセンスもあったため、低コストで導入できると判断しました。ちょうどキャンペーンも実施されていたこともあり、スムーズに導入が決まりました。

 

導入の検討・社内承認はどのように進みましたか

横山様：このシステムは新規に設備が増えるわけではなく、既存のiPadを使うため設備投資には当たりませんでした。通信費と同じようなサービス利用料の扱いになるので、新しいクラウドサービスを試すための予算の中で、ごく一部で十分に収まりました。受付システムに対する課題感が社内で共有されていたこともあり、特に問題なく導入が進みました。

活用状況を教えてください

横山様：来客の多い本部系の建物3か所に設置しており、1日あたり30〜40件ほどの受付を処理しています。Smart at reception OneTouchのボタンは16個をフル活用していて、各ボタンが部署の代表電話につながるようになっています。来客者がボタンを押すと、その部署の代表電話が鳴り、気づいた職員が応対する運用です。電話側には「受付から」と表示されるよう設定しているので、受付からの呼び出しだと分かるようにしています。

 

部署名のボタンは、文字数が多くデザインが崩れてしまうため、文字を含めたグラフィック画像として作成しています。レイヤーが使えるフリーのグラフィックソフトでボタン画像を用意し、学内のデザイン系学科の先生に協力いただいて作成しました。

 

3か所それぞれに設置しているため、別の建物の部署を呼び出した場合は「何号館に来てください」と電話で案内されます。受付画面には「ここは何号館です」と表示し、ボタンにも各部署が何号館にあるかを小さく併記しているので、来客者が場所を把握しやすいようにしています。

 

 

導入時の準備・サポートはいかがでしたか

横山様：設定や導入作業は基本的に私一人で対応しましたが、デザインは得意な先生にご協力を頂きました。仕組みがシンプルで、ボタンのデザイン画像と部署の電話番号さえ用意すれば設定できるため、苦労する点はほとんどありませんでした。他システムとの連携が不要だったことも大きかったです。Teams電話との連携も、詳細な手順をいただいていたので、その通りに設定するだけでスムーズに進みました。

 

設定を進める中で、新しいデザインに置き換えてもiPad側に反映されない、といった細かい疑問は出てきましたが、問い合わせ窓口がしっかりしていて、聞けばすぐに解決策が返ってきました。社内で運用していくにあたっては、部署変更時の更新手順などをまとめた社内向けドキュメントを作りながら、ノウハウを蓄積していきました。

集中して作業すれば、実質1週間ほどで設定は完了する程度の手間でした。前のシステムからはそのまま切り替え、既存のiPadの中身を入れ替える形で運用を開始しています。

 

導入効果・感想を教えてください

横山様：動作は非常に安定しています。以前は受付システムが正常に動かないという問い合わせが、社内の各部署から頻繁に寄せられ、その都度現場に行って元に戻す対応をしていました。それが一切なくなったというだけでも、十分な成果だと感じています。今ではログを確認する必要もないほど、完全に自動で回っている状態です。

 

操作に戸惑っている来客者を見かけることもなくなりました。前の画面に戻し忘れることはあっても、次の方が画面の案内に従ってタッチすれば元に戻るので、私たちが駆けつけて対応する必要がなくなりました。当初想定していた効果は出せていると思います。導入後しばらくは利用状況や設定ミスの確認のためにログを見ていましたが、運用が安定してからは見る必要がなくなりました。

 

今後についてお聞かせください

横山様：私たちの部署では、保守・メンテナンスに人手を割かない体制を目指しています。Smart at reception OneTouchは、部署変更などのメンテナンスを除けば、日常の運用にほぼ手がかからない状態であり、すでに完成されたシステムだと感じています。Teams電話に対応した受付システムという、理想に近い形を実現できました。

今後、部署が細分化されて16個のボタンに収まらなくなった場合は、Smart at receptionへの移行を検討する可能性がありますが、現時点ではその予定はありません。

 

最後に検討中の企業にメッセージをお願いいたします。

横山様：受付から自社の電話を鳴らしたいというシンプルなニーズであれば、Smart at reception OneTouchをお勧めします。低コストで導入でき、過剰な機能を持て余す心配もありません。こうしたニーズをお持ちの学校法人や企業の方は、ぜひ検討してみてください。

-ありがとうございました。

 

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