フリーアドレス化で固定電話を廃止。3フロアにSmart at receptionとOnetouchを組み合わせ導入

【お話を伺った方】
人事総務部 人事総務グループ 主任 柴田 遥南 様	情報システム部 IT企画グループ 副課長 古河 玲雄 様

貴社の事業内容を教えてください

柴田様：阪和工材株式会社はステンレスを中心に取り扱う専門商社です。大手鉄鋼メーカーから材料を仕入れ、ステンレスを使った製品を製造されるお客様へ販売しています。たとえば家電製品などを手がけるメーカーや、製造業の皆様が主なお客様です。 仕入れた材料をそのまま販売するだけでなく、加工にも力を入れている点が特徴です。ステンレスの切断など、他社では難しい加工にも対応できる設備を備えています。また、営業拠点を全国に多数構えており、これだけの拠点網を持つ同業他社は少ないと思います。こうした拠点網と加工力が当社の強みで、ステンレスを取り扱う商社としては業界トップの位置づけで事業を続けてきました。

受付システムを導入した背景・きっかけを教えてください

柴田様：本社の改装と増床がきっかけです。これまではビルの4階をメインのフロアとし、6階を会議室として運用していました。4階には営業部と私たち管理部門、役員が全員在籍していたのですが、新たに9階を借りて、4階と6階も全面改装することになりました。改装後は、営業部が9階に移り、6階の会議室フロアを役員フロアに、もともと使っていた4階は管理部門だけのフロアに分けました。現在の場所へ移転したのが2014年なので、約12年ぶりの改装です。手狭になってきていたことと、設備の老朽化が主な理由でした。9階の営業部のフロアは今年1月から、4階の本社フロアはゴールデンウィーク明けから本格稼働しており、Smart at receptionはそれぞれの稼働時から利用を開始しています。

 

古河様：改装にあたっては、フリーアドレス化もあわせて決めていました。それまでは部署間の交流がほとんどなく、縦割りの組織になっていたので、改装を機に部署間の交流を増やそうという狙いがありました。あわせて、ステンレスという業界は堅い印象を持たれがちなので、就職活動中の学生の皆様にも親しみを持っていただけるようなオフィスにしたい、出社が楽しくなる環境にしたいという思いもあり、デザイン面も含めてフリーアドレスを選びました。

 

柴田様：フリーアドレス化を決めたことで、固定電話を各席に置かない運用にする必要がありました。これまでは受付の固定電話から、部署ごとに割り振られた内線番号で呼び出していましたが、その方法が使えなくなります。そこで受付の仕組みを新たに考え始めたことが、Smart at receptionを検討したきっかけです。

Smart at receptionを選定した理由を教えてください

柴田様：最初は知識がなかったので、インターネットでいろいろと調べたり、ご提案をいただいたりしながら検討しました。当初は会議室の予約システムを主体としたサービスのご提案が多く、「受付も一緒にできる」という位置づけのものをいくつか見ていました。 ただ、当社は会議室の数がそれほど多いわけではなく、プランがなかなか合わなかったため、いったん候補から外すことになりました。改めて受付システム単体で考え直したときに、インターネットでSmart at receptionを見つけてご相談いたしました。

 

古河様：会議室と連動したQRコードでの予約といった機能まではなくても困りませんが、受付がないと困ります。当社が求めていたのは、受付を中心にしたシンプルで分かりやすい仕組みでした。機能が多すぎると分かりにくくなってしまうので、端的で分かりやすい点と、コスト面が見えやすい点が決め手になりました。

 

 電話システムとの連携について教えてください

柴田様：今回の改装にあわせて、クラウドPBX（Webex Calling）を新たに選定しました。電話システムは複数社から話を伺い、キャリアを問わず使える点や、営業で電話を使うことが多い当社にとって保留・転送がしやすい点などを総合的に判断して決めました。 選定の順番としては、先に電話システムを決め、その後にそれと連携できる受付システムを探しました。

 

Smart at receptionはこのクラウドPBXと連携できることが分かり、受付からの呼び出しを各自の電話につなげられる形にしています。なお、当社は社内でビジネスチャットを使っているので、将来的にチャット通知と連携するという選択肢も取れる点も、選定理由のひとつになりました。

 

導入後の配置と活用方法を教えてください

柴田様：Smart at receptionを4階と9階に、Smart at reception OneTouchを6階に置いています。4階は本社の管理部門フロアで、宅配便の方や打ち合わせで来社される他社の方が多く、9階は営業部フロアで、営業の取引先の方が来社されます。 4階と9階のどちらも臨機応変に使えるようにしたいという考えがあり、基本の表示内容は共通にしつつ、管理部門フロアである4階には、個人検索に加えて、確実に誰かを指名する形でない来客にも対応できるよう部署呼び出しも導入しました。

 

呼び出しは、部署のボタンを押すとその部署に所属する担当者の電話が鳴ります。個人を指名した場合はその方の電話が鳴ります。QRコードの発行機能などは使っておらず、受付に来られた方がその場で呼び出す形で十分足りています。 6階は役員フロアのため、最初は運用方法に迷いました。呼び出し先が役員のみに限られるため、受付システムを導入する必要があるのかという悩みもありました。

 

ただ、4階にいったんお越しいただいてから6階へご案内するのは手間がかかります。この点をM-SOLUTIONS様に相談したところ、よりシンプルで低コストなSmart at reception OneTouchをご提案いただきました。 Smart at receptionも十分に低コストですが、それほどの機能は不要と考えていたところ、よりシンプルな仕組みがあると伺い、そちらを採用しました。 現在はボタンを押すと人事総務部の電話が鳴る設定にしており、お客様には横のソファでお待ちいただいた後、担当者が6階へ伺ってご案内をしています。役員フロアにボタンがひとつだけという、シンプルな運用です。

 

 社内の稟議や導入はスムーズに進みましたか

柴田様：スムーズでした。M-SOLUTIONS様に導入の相談したところ、すぐにデモも拝見できました。実際に呼び出しをして、どのようにつながり、どんな画面になるのかを試したうえで、プロジェクトのリーダーにも触ってもらい、印象が良かったので、承認まで滞りなく進みました。

 

導入の効果や手応えを教えてください

柴田様：来客者が担当者を直接呼び出せるようになったことで、案内がしやすくなりました。以前は、担当者が分からない方がとりあえず「総合受付」を呼び出すパターンが多く、そこから担当者へ取り次ぐ必要がありました。来客のたびに別の部署まで出向いて「お客様がお見えです」と伝えることもありました。今は来客者が担当者を直接呼び出せるため、そうした取り次ぎが不要になりました。来客対応のために作業を中断する機会が減ったことは、大きなメリットです。

 

 

導入時の準備やサポートはいかがでしたか

柴田様：正直なところ、最初は設定で分からないことが多くありました。担当の方にこまめにご相談したり、サポート窓口にメールで問い合わせたりしていたのですが、いずれもレスポンスが早く回答いただけたので、スムーズに進めることができました。ユーザー登録については、個人の登録も含めてとても分かりやすかったです。一方で、台数が多いこともあってか、受付場所や契約場所の管理の部分は少し悩みました。

今後の展望を教えてください

柴田様：使ってみて便利な機能がたくさんあると感じました。当社は今、全社的に拠点の改装・移転に取り組んでいて、クラウドPBXの導入を検討している拠点もあります。そうした拠点にも展開できればと考えています。

同じような状況の企業へメッセージをお願いします

柴田様：改装やフリーアドレス化を予定している企業には、ぜひ導入をおすすめしたいと思っています。当社の場合、役員フロアや9階にいても4階の来客対応を受けられるため、大きなメリットを感じています。Smart at reception OneTouchとの組み合わせは、導入当初は知らなかったのですが、後から教えていただき非常に便利だと実感しました。

 古河様：システムの使いやすさも重要ですが、私たちが導入して最もよかったと感じているのはサポートの充実度と営業担当の山城さんのレスポンスの速さです。細かなやり取りにも都度対応していただけるため、困ったときに頼れる存在だと感じられます。それが、導入してよかったと思える最大の理由です。

 -ありがとうございました。

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