大企業向けの受付システムとは？

本記事は大企業に所属している方向けに受付システムの選定ポイントをお伝えします。大企業にはどのような受付システムがオススメなのかを知ることができます。受付システムを検討している大企業担当者様はご覧ください。

大企業の特徴は３つ

大企業に受付システムを導入するにあたり、まずは大企業の特徴を把握する必要があります。大企業の特徴は3点あります。

様々な人が働いている

大企業には幅広い年齢層、ITリテラシーの人たちが働いています。そのため、社員の中にはシステムの取り扱いが苦手な方が一定数います。このことを念頭に置いておかないと、導入したシステムを社員がうまく利用できない可能性があります。そうすると、管理者宛に問い合わせが増えてしまい、仕事が増えるリスクがあります。

様々なシステムが導入されている

大企業には様々なシステムが導入されています。受付システムに関係するシステムだと、電話やメール、チャット、スマートフォン、パソコンなどが関係します。受付システムを導入するときに、自社にどのようなシステムがあるのか、また導入しているシステムとの連携する必要があるかを考えておかなければなりません。

オフィスの拠点が複数ある

大企業にはオフィスの拠点が複数あることが多いです。例えば、東京本社の他に名古屋や大阪に支社があるという感じです。複数拠点がある場合、支社にも受付システムを設置する必要があるかを考えなければなりません。本社だけでなく、支社にも受付システムを設置する場合、支社の設定やメンテナンス、トラブル対応をどのように行うのかを考える必要があります。

一定の対応品質が求められる

大企業は顧客や取引先などさまざまな関係者が関わります。そのため、受付での対応には一定の対応品質が求められます。また来訪者によって、お待ちいただいたり、移動をお願いしたりと対応も変わります。小さな会社だと受付でお待ちいただくだけで良いことが多いですが、大企業では人によって対応がかわったりします。

以上のように大企業には特徴があります。受付システムはこの特徴に対応したサービスを選択するのが望ましいです。ではどのような受付システムを選べばよいのでしょうか？

大企業向け受付システムは「Smart at reception」がおすすめ

大企業の受付システムには「Smart at reception」がオススメです。Smart at receptionはiPad型受付システムです。大企業向けの機能を搭載しています。ITreview というクラウドサービス比較サイトで、大企業向けの受付システムとして高評価を獲得しています。

続いてSmart at receptionの機能について紹介します。

複数の呼び出し方法に対応

Smart at receptionは複数の呼び出し方法に対応しています。呼び出し方法としてはメールや電話、チャットを選択できます。他の受付システムだと呼び出し方法は1つしか選択できないことがありますが、Smart at receptionは複数の呼び出し方法を設定できます。大企業で働く社員にはさまざまな人がいます。複数の呼び出しができると、社員のITリテラシーに合わせられます。

さまざまシステムと連携可能

Smart at receptionはさまざまなシステムと連携が可能です。スケジューラはMicrosoft 365、Google WorkSpace。チャットツールはMicrosoft Teams、Google Chat、LINE WORKS、Slack、Chatwork。電話はConnecTalk、dialpad、UniTalk。AI検温はSence Thunder-Miniと連携が可能です。

特に電話対応していることは、受付の品質を保つ必要がある大企業にとって重要です。なぜなら電話だと双方向のやりとりが可能だからです。双方向でやりとりできれば、社員が来訪者の訪問を把握していることを伝えることができます。また必要であれば来訪者に指示もできます。チャットやメール通知だけでは通知が訪問先の人に届いているかがわかりません。お客様や取引先様を不安にさせてしまいます。

複数拠点に対応

Smart at receptionは複数拠点での利用もしやすい機能が搭載されています。クラウドタイプなので、利用端末がインターネットに繋がっていれば、離れた場所からでも設定が可能です。現地に情報担当者がいなくても、拠点の社員にiPadの設置を依頼するだけで運用が可能です。

個別カスタマイズも可能

Smart at receptionを提供しているM-SOLUTIONSはSI開発を行っている企業です。Smart at receptionが連携していない他のシステムと連携したい場合は追加で個別開発が可能です。過去にカスタマイズで追加した機能も別のブログで紹介しています。機能追加の参考にしてください。

このようにSmart at receptionは大企業の特徴に合わせた機能を搭載しています。大企業でも不便なく利用いただけます。

どんな企業が利用しているのか？

以下のような企業様がSmart at receptionを利用しています。

・カゴメ株式会社様
・株式会社TKC様

・東急ハンズ株式会社様

利用料金は大企業を想定した価格体系

Smart at receptionは1000名以上の大企業であれば、月額50,000円（オプションなどは別途費用）の利用料で定額です。他の受付システムは利用人数が増えるにつれて利用料金があがるサービスもあります。事業が拡大して、社員が増えても、1000人以上であれば、利用料金が変わらないのも大企業にとって安心できるポイントです。

以上、大企業向けの受付システムに関する解説でした。Smart at receptionはトライアルも可能です。大企業で受付システムを検討されている方にオススメですので、ぜひお試しください。