風除室で待たせない。自動ドア・電子錠と連携する受付システムとは？

この記事でわかること

• ・来客を風除室やエントランスで待たせてしまう、従来の受付対応が抱える課題
• ・受付システムと自動ドア・電子錠を連携させることで、来訪者を待たせずに社内へ案内できる仕組み
• ・自動ドア・電子錠連携に対応した受付システム「Smart at reception」の概要と、受付から解錠までの流れ
• ・待機環境への配慮やセキュリティ確保など、自動ドア・電子錠連携が求められる背景
• ・迎えの手間削減、警備・常駐スタッフの省力化、複数拠点の運用統一といった業務効率化の効果
• ・オフィス・工場・自治体窓口・移転／改修時など、シーン別の具体的な活用イメージ
• ・M-SOLUTIONSの強みと、問い合わせから運用開始までの5ステップ

執筆者

M-SOLUTIONS　受付メディア編集部

オフィスに訪れた来客者をエントランスや風除室（ふうじょしつ）でお待たせしてしまった経験はないでしょうか。夏場の猛暑や冬の極寒のなか、空調の効かない場所でお客様をお待たせしてしまうことは、企業としてのホスピタリティを損なうリスクにつながります。

受付システムと自動ドア・電子錠を連携させれば、こうした課題を解決できます。この記事では、自動ドアや電子錠と受付システムを連携させて、受付対応を効率化、おもてなしの質を高める方法をご紹介します。

受付後に来客者を風除室で待たせてしまう。来客受付の課題

内線電話や従来の受付システムでは、担当者の呼び出し後に来客をエントランスや風除室で待たせてしまうことが少なくありません。特に風除室などは空調設備がない場合も多く、夏場の酷暑や冬の極寒のなかでお客様を長時間待機させることは、企業のホスピタリティ低下やブランドイメージの毀損を招くリスクがあります。また、担当者がその都度エントランスまで迎えに行く動作は、本来の業務を中断させる大きな負担となっています。

受付後に自動でドアを開場できればお待たせしない

そこで受付システムを自動ドア・電子錠と連携させることで、これまで挙げた来客対応の課題を根本から解決できます。来訪者がタブレットで担当者を呼び出した際、担当者が自分のデスクや離れた場所からでも解錠操作が行えれば、お客様を空調の効かない風除室やエントランスでお待たせし続けることがなくなります。この入館フローが実現できれば、企業としてのホスピタリティが向上し、担当者が入り口まで迎えに行くといった業務負担も軽減できます。

自動ドア・電子錠連携ができる受付システムはある？

では、自動ドアや電子錠と連携できる受付システムにはどのようなものがあるのでしょうか。その代表格といえるのが、M-SOLUTIONSが提供する「Smart at reception」です。このサービスを導入すれば、受付直後に自動ドアや電子錠を解錠し、来訪者をスムーズにオフィス内へ案内することが可能になります。

Smart at receptionとは

Smart at receptionは、受付に置いた1台のタブレットで来客対応を完結できるクラウド型の受付システムです。来訪者はタブレット上で担当者を選択するだけで、チャットツールやメールへ通知が届き、担当者はその場で来訪を把握できます。

来訪履歴の記録、複数拠点での一元管理にも対応しており、すでに数多くの企業や自治体、工場で受付業務の効率化に活用されています。エントランスにタブレット1台を置くだけで、その先にある自動ドアや電子錠までを一体的に制御できるようになるのが、今回ご紹介する連携機能のイメージです。Smart at receptionが持つ通知の仕組みを、そのまま入館ゲートの制御にまで広げられます。

受付の流れ

来訪者はまず風除室に足を踏み入れ、そこに設置されたSmart at receptionのタブレットで担当者を呼び出します。通知を受け取った担当者が離れた場所にいても、システム側から風除室の先にある自動ドアや電子錠を解錠できるため、担当者がわざわざ迎えに出る必要がありません。

これにより受付は単なる「来訪の取り次ぎ」にとどまらず、風除室から社内までの動線をまるごと制御するスマートな入館管理システムへと進化します。来訪者はタブレットで担当者を呼び出すだけで、案内なしにスムーズに社内へと進むことができるようになります。

自動ドア・電子錠連携が求められる理由

近年の気候変動により、来訪者の待機環境への配慮は、企業のブランドイメージに直結する要素となりつつあります。空調の効かない風除室で長く待たされることは、それだけで企業への印象を左右しかねません。加えて、受付システムを介した認証を経てはじめて解錠される仕組みであれば、誰でも自由に出入りできる状態を避けながら、セキュリティと利便性を同時に担保することができます。さらに、担当者がドアの開閉のためにいちいち席を離れる必要がなくなるため、本来の業務に集中できる環境づくりにもつながります。

自動ドア・電子錠連携は業務効率化につながる

自動ドア・電子錠との連携がもたらす効果は、来訪者の快適さだけにとどまりません。日々の受付業務そのものの負担軽減にも大きくつながります。

まず、担当者が風除室まで迎えに出る動作そのものがなくなります。これまでは来客通知を受けるたびに手を止めて席を離れ、再び業務に戻るという中断が繰り返されていましたが、解錠が受付システム側で完結することで、こうした細かな中断が積み重なることを防げます。特に来客対応の頻度が高い総務・受付担当者にとっては、1日を通じた作業の切れ目が減り、本来の業務に充てられる時間を確保しやすくなります。

また、警備員や常駐スタッフを風除室に配置している施設では、入退室の判断をスタッフの目視や声かけに頼らず、Smart at receptionでの認証と連動させることで、人による対応を省力化できます。来訪者情報や入退室のタイミングはシステム上に自動で記録されるため、これまで手作業で行っていた来訪者名簿への記入や、入退室状況の確認作業も減らすことができます。

複数拠点を持つ企業であれば、拠点ごとにばらばらだった受付・入館管理の運用を、Smart at receptionを軸に統一できる点も見逃せません。運用ルールや設定を一元的に管理できるようになるため、拠点ごとの個別対応に割いていた管理側の手間も軽減されます。

導入シーン

たとえば来客の多い企業の受付では、担当者が別のフロアや会議室にいることも少なくありません。従来であれば来訪者は風除室でしばらく待たされることになりますが、自動ドア連携があれば、風除室に設置したiPadでの受付後に解錠が完了し、来訪者をお待たせすることなく社内に招くことが可能です。

工場やものづくりの現場では、来訪者専用の入口とは別に、資材搬入や関係業者の出入りが頻繁に発生します。電子錠と受付システムを連携させておけば、事前に来訪予定のある取引先だけをスムーズに通しつつ、それ以外の出入りは制限するといった柔軟な運用も可能になります。

自治体や公共施設の窓口においても、来庁者の待機時間を短縮したいというニーズは根強くあります。窓口が混み合う時間帯でも、受付での認証と連動して入退室を制御できれば、来庁者の負担を減らしながら、施設側の管理業務も効率化できます。

オフィスの移転や改修のタイミングは、こうした仕組みを取り入れる絶好の機会でもあります。工事に合わせて自動ドアや電子錠の設備を見直す企業も多く、そのタイミングで受付システムとの連携まで含めて設計しておくことで、追加の工事コストを最小限に抑えながら、より快適なオフィス環境を構築することができます。

Smart at receptionがおすすめなポイント

自動ドアとの連携には技術的調整が必要となるため、他社に相談したものの「半年待ち」や「対応不可」と言われてしまうケースも少なくありません。当社は元々受託開発を得意とする企業であり技術者が多数在籍しています。

そのため、お客様それぞれの設備環境に合わせた柔軟な提案と、提携業者との連携によるスムーズな導入が可能です。導入のご相談から連携工事の調整までサポートできる体制を整えています。

なお、自動ドア側の工事や機器設置が必要となるケースが多いため、まずは現地調査を行ったうえで具体的な連携方法や費用感をご案内しております。

導入の流れ

自動ドア・電子錠連携の導入は、次のような流れで進めていきます。

STEP1　お問い合わせ・ヒアリング

現在の受付運用や、設置されている自動ドア・電子錠のメーカー、機種についてお伺いします。この時点で詳細な仕様がわからなくても問題ありません。

STEP2　現地調査

タブレットを設置する風除室の状況や、実際の自動ドア・電子錠の設備を確認したうえで、連携が可能かどうか、どのような工事が必要になるかを担当者が調査します。

STEP3　お見積り・ご提案

現地調査の結果をもとに、連携方法と費用感を具体的にご提案します。提携業者との調整が必要な場合も、この段階でスケジュールを含めてご案内します。

STEP4　連携工事・設定

自動ドア側の工事とあわせて、Smart at reception側の連携設定を行います。

STEP5　運用開始

実際の来客対応を通じて動作を確認しながら、必要に応じて通知先や解錠条件などの微調整を行います。

初回のお問い合わせから運用開始までは、設備の状況にもよりますが、他社で断られてしまうような複雑な環境でも、当社の技術者が間に入ることでスムーズに進められるケースがほとんどです。まずは現状の設備を伝えていただくだけで構いませんので、お気軽にご相談ください。

まとめ

受付システムと自動ドア・電子錠との連携は、来訪者を待たせないホスピタリティの向上と、セキュリティ強化、そして担当者の業務効率化を同時に実現できる仕組みです。オフィスの移転や改修を控えている方にとっては、追加の投資を最小限に抑えながら受付まわりを一気に刷新できる機会でもあります。

「うちの設備でも連携できるのか」「他社に相談したが色よい返事がもらえなかった」という方は、一度弊社までご相談ください。現地調査のご依頼だけでも構いません。現状の環境で連携が可能かどうか、工事の要否や具体的な費用感まで、担当者がご案内いたします。