受付システムを無料で作る方法4選

この記事でわかること

執筆者

M-SOLUTIONS　受付メディア編集部

企業や自治体、学校、施設などでは、来訪者対応の効率化を目的に受付システムの導入を検討するケースが増えています。一方で、専用の受付システムを導入するとなると、初期費用や月額費用が気になる方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、iPadを使って無料または低コストで受付システムを作る方法を紹介します。あわせて、無料で自作する場合の注意点や、運用面でのハードルについても解説します。

受付システムとは

受付システムとは、来訪者の受付から担当者への通知、来訪履歴の管理までを自動化する仕組みのことです。受付スタッフがエントランスにいなくても、来訪者が自分で受付を済ませ、担当者にすぐ連絡が届くようになります。

受付システムを導入することで、受付スタッフが不要になり、人件費を抑えられます。また来訪者情報が残り、セキュリティが高まめることも可能。来訪者の到着がSlackやTeamsにすぐ通知されたりといった効果が期待できます。

受付システムは無料で作れるのか？

受付システムを無料で作ることは可能です。ただし、既存の無料サービスを組み合わせる方法になるため、使い勝手の部分に関しては目を瞑る必要があります。では具体的にどんな方法があるのでしょうか？

GoogleスプレッドシートとGASで作成

こちらの記事では、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を組み合わせて無料で受付システムを構築していました。スプレッドシート上に来訪者情報を記録し、来訪があったときは担当者に通知を行えます。また受付の画面もスタイリッシュなデザインを作成することができるそうです。

note（ノート）

5分で完成！GASで作る未来型の来訪者受付システム【無料・コピペでおしゃれなUI】｜kimura

StudioとGoogleHomeで作る

次の記事ではノーコードでWebサイトを作成できるStudioとGoogleHomeを使って受付システムを構築されております。前述したGoogleスプレッドシートとGASを組み合わせる方法に追加してStudioとGoogleHomeを組み合わせることでよりリッチな受付システムを構築をされています。

note（ノート）

受付システムをStudioとGoogleHomeで作ってみた｜ガジェログ note

Slack+Zapier+GoogleFormで作る

こちらの記事ではチャットツールのSlackとサービスの連携ツールZapierとGoogleFormを組み合わせて無料の受付システムを構築しています。

Qiita

Slack+Zapier+GoogleFormで秒で作る社内受付システム - Qiita

Webシステムとして自作する

HTML・CSS・JavaScriptなどを使って、受付用のWebシステムをゼロから自作する方法もあります。iPadのブラウザで受付画面を表示し、入力された内容をデータベースやチャットツールに連携させることで、自由度の高い受付システムを作ることができます。

例えば、以下のブログだと高校生が文化祭用に受付システムを自作した事例があります。

Qiita

高校生が文化祭に3日でWeb受付システムを爆速単独開発することになった話 - Qiita

無料で受付システムを運用する場合のポイント

無料ツールや自作システムをiPadで運用する場合には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。

ひとつ目は、画面を受付用に固定できるかどうかです。受付用のiPadでは、来訪者が他のアプリや設定画面を触れないようにする必要があります。そのため、iPadのアクセスガイドやMDMなどを使い、受付画面だけを表示する運用が求められます。

ふたつ目は、担当者へ確実に通知できるかどうかです。受付システムは、来訪者が入力しただけで終わってしまっては意味がありません。メール・チャット・電話・内線など、担当者に確実に届く通知の仕組みを用意しておく必要があります。

三つ目は、担当者や部署の変更に対応できるかどうかです。受付では、担当者名や部署名が変わることは珍しくありません。無料ツールで作った場合、担当者リストの更新や通知先の変更を誰がどう行うのかを、あらかじめ決めておくことが欠かせません。

四つ目は、来訪者情報を安全に管理できるかどうかです。受付では、会社名・氏名・連絡先・訪問目的といった個人情報を扱う場面があります。閲覧権限や保存期間、削除のルールまで含めて考えておかないと、思わぬリスクにつながりかねません。

無料受付システムの注意点

ここまで見てきたように、無料ツールを使えば簡易的な受付システムを作ること自体は十分に可能です。ただし、実際に日々の業務で運用しようとすると、いくつかの課題が見えてきます。

受付画面の見た目が簡素になりやすいこと、担当者通知の仕組みが複雑になりやすいこと、担当者や部署が変わるたびにメンテナンスが必要になること、エラーが起きたときの対応を社内で行わなければならないこと。そしてセキュリティや個人情報の管理を自社で考え続ける必要があること。こうした点は、無料で作る以上どうしても避けにくいものです。

実際、無料・自作で受付タブレットを構築する方法を網羅的に整理した記事でも、GoogleフォームとスプレッドシートやGASによる通知で簡易的に作れる一方、設定・保守・セキュリティの面では相応の注意が必要だと指摘されています。

最初は無料で始められても、運用や保守まで含めて考えると、思った以上に手間がかかることがあるのです。さらに、作った担当者に運用が依存しやすく、その人が異動・退職すると誰も手を入れられなくなる、という属人化のリスクも見逃せません。

自作が難しい場合は、専用の受付システムという選択肢

無料ツールで受付システムを作る方法はありますが、すべての企業に向いているわけではありません。特に、受付業務を安定して運用したい場合や、担当者への通知まで自動化したい場合、iPadで見やすく操作しやすい受付画面を使いたい場合には、専用の受付システムを検討する価値があります。

複数拠点や複数フロアで使いたい場合、来訪者情報を正確に管理したい場合、自社で保守する負担を減らしたい場合も同様です。こうしたケースでは、最初から専用サービスを使ったほうが、結果的に手間もコストも抑えられることが少なくありません。

Smart at receptionなら、iPadで受付業務をかんたんにシステム化できる

M-SOLUTIONSが提供する「Smart at reception」は、iPadを使った受付システムです。来訪者はiPadから受付を行い、訪問先の担当者へそのまま通知できます。受付履歴の管理はもちろん、オフィスや施設の運用に合わせた受付フローの構築にも対応しています。

無料ツールで自作する場合に発生しがちな、画面設計・通知設定・運用管理・保守といった負担を抑えながら、受付業務の効率化を進められるのが大きな特長です。「無人受付を始めたいが、自作の保守までは手が回らない」という企業にこそ、検討していただきたいサービスです。

まとめ

受付システムは、Googleフォームやスプレッドシート、ノーコードツール、Webシステムの自作などを活用すれば、無料または低コストで作ることができます。まずは無料ツールで試してみるのは、十分に有効なアプローチです。

一方で、実際の受付業務で使い続けるには、通知・権限管理・担当者変更・iPadの運用・セキュリティといった要素まで考えておく必要があります。安定した運用や、来訪者にとって使いやすい受付画面を重視するのであれば、Smart at receptionのような専用サービスの導入もあわせて検討してみてはいかがでしょうか。自社の状況に合った方法を選ぶことが、受付業務をスムーズにシステム化する近道になります。