受付システムでも入館証を自動発行できる? 有人受付のコスト、受付管理の工数を大幅削減する方法とは?

受付システムの「入館証」印刷機能について

近年では、業務の効率化、生産性の向上目的で受付ツールを導入する企業も徐々に増加傾向にあります。

また、企業の受付対応の選択肢はより多様なものとなりつつあり、人件費のかかる有人受付と比べ、安価に運用が可能な無人受付のメリットが再認識されつつあります。

一方で、有人受付から無人受付ツールへの移行に際し、来訪者の管理や対応の柔軟性の観点等の課題がネックとなっているのも事実です。

例えば、有人受付の場合は都度受付担当が入館証の発行をする必要があります。

会社としてはそういった受付毎に発生してしまう工数が気になるかと思います。

そこで、この記事では受付によって発生する管理コストや工数削減を実現する受付対応方法についてiPad受付システム、Smart at receptionの入館証印刷機能のリリースに関連して解決できる課題や、メリットを紹介します。

受付業務の役割について

受付は会社の第一印象を大きく位置付けます。

有人受付においては、訪問者に入館用紙へ会社名や氏名を記入していただき、専用の入館カードを手渡し、退館時に入館カードの返却をいただくといった作業が必要になることが多いでしょう。

そのため、受付完了までに複数のステップを要します。

そして何よりもコストの面では、有人受付の場合、人件費が掛かることや、受付担当が対応するための十分なスペース確保が必要です。

一方でSmart at receptionの場合、受付対応から退館までの手続きを全て自動化できることで入館管理の工数削減と効率化が見込めます。

事前受付で簡単に受付を完了でき、入退出の履歴管理や、入館証の印刷が可能です。

また、入退室の記録をクラウド上で簡単に取得することができ、データ管理の面でも工数削減が見込めます。

受付の対応の仕方によって、会社のイメージが印象づけられることを見据えて、効率的かつ好印象なSmart at receptionを取り入れてみませんか？

受付システム導入のメリット

・受付で取り次ぎ待ちをする時間が大幅削減となる

来訪者は、受付で名前や所属、アポイントメント相手等を伝え、繋いでもらい『受付から会社宛に連絡して担当者宛に繋ぐ』といった無駄な時間を削減することができ、訪問者に対しても優しい機能です。

事前に発行したQRコードのスキャンをするだけで、訪問者の履歴一覧を確認することが可能で、当日の入館者人数の変更があった場合にも即時に人数追加、削除することができます。

入館受付と同時に、担当者の呼び出し、来訪者用の入館証の印刷が必要、といった受付手続きを全て完了することができます。

・入館証の印刷機能を用いて、管理リスクを削減

多くの企業では、入館証として、ICカードやフェリカカードが利用されており、インシデントに繋がりやすく、紛失時のリスクが大きいことが懸念されます。

しかしシールタイプの入館証は返却不要のものとして運用できるため、訪問者による持ち帰りや紛失時のリスクを最小限に抑えることができます。

また、企業側も入館証が衣類に貼ってあれば来訪者の名前が担当者以外からも把握ができるため、セキュリティ上も安心してご利用いただけます。

・手間を省きながら入退出のデータを集約

一般的に、有人受付が必要になってくる背景として挙げられるのは、訪問者の入退室の履歴管理です。

訪問者側も退館の際は、手持ちの入館証に印刷されてあるQRコードをスキャンすることで退出することが可能で、余計な時間を取られることなく退館することができるでしょう。

また、それに伴って利用企業の目線では、来訪者が退館用のiPadから退出手続きを完了させることと同時に、入退館の履歴をクラウド化し、簡単に履歴のデータ集計ができるため、煩雑になりがちな入退館者管理の手間を省くことができます。

上記のような形で無人受付のシステムを利用して、有人受付の際と同じような機能・役割を果たしつつ、無人受付システムへの移行が可能です。

また、同時に大幅な工数の削減が見込まれることで、企業の生産性アップにつながると言えるでしょう。

また、受付ツールを導入する場合、Smart at reception ならiPadの設置のみで受付対応ができるので、費用削減に繋げることが可能です。

また、事前に訪問者がアポイントを取った場合に、名前をプリントアウトした入館証の発行ができ、入館証を発行する手間を省くことができるだけでなく、セキュリティの観点でも安心してご利用いただけます。

来訪者が多い会社であっても、スムーズに対応でき、急な人数変更に対しても柔軟に対応することができます。

上記のような形で無人受付のシステムを利用して、有人受付の際と同じような機能・役割を果たしつつ、無人受付システムへの移行が可能です。

また、同時に大幅な工数の削減が見込まれることで、企業の生産性アップにつながると言えるでしょう。

動画はこちら

https://www.youtube.com/watch?v=suAk0kxqWf8