フリーアドレス化で受付も一新 デザインと使いやすさが決定機

導入の背景

東急ハンズについて教えてください

東急ハンズは、暮らしに役立つ生活雑貨を取り扱う小売業を展開しています。 2019年12月1日現在 、東急ハンズ57店舗、ハンズ ビー20店舗を国内外に展開しています。

導入前の背景をお聞かせください

株式会社 東急ハンズ ITソリューション部　企画推進グループ 前川 直樹 氏

きっかけは社内のフリーアドレス化です。「新しい働き方」推進の一環として、本社オフィスをフリーアドレス化したいという相談が総務部から上がってきました。 本社ビルには現在約300人の従業員がいますが、フリーアドレスにするとこれまでのように子機と内線番号と紐付けることができません。 そこで、クラウドのIT電話サービスDialpad(※)の運用を進めました。 それに伴って、お客様が来社した際の受付のオペレーションを変える必要が出てきました。

それまでは受付に紙の内線番号一覧を置いて担当者宛に電話をかけてもらっていましたが、毎回お客様に担当者の電話番号を入力して貰う必要ありました。 そんなときに、Dialpad とも連携できる受付システムSmart at receptionのことを知りました。

導入の決め手（対競合、機能など）をお聞かせください

とにかくUIが洗練されていますね。そして使いやすいです。 紙の電話番号表だった時は、部署異動のたびに内線表を書き換えなければいけませんでしたが、クラウドサービスなのでオンライン上ですぐに修正できます。 サービス概要を知って、採用を即決しました。

導入後

導入でどのように変わりましたか

元々の目的であるフリーアドレス化を推進する上で非常に役に立ちました。 Smart at receptionを使えば、お客様は受付に置いたiPadから簡単に従業員を検索することが出来、いちいち電話番号を押さなくても受付できます。 また、以前は番号のかけ間違いや、担当者名を知っていても部署がわからず違う内線番号をかけてしまったりということもありましたが、 Smart at receptionならかけ間違いもありません。 お客様からも好評で、「かっこいいですね！」「便利ですね！」などの声を頂いております。

Smart at receptionの気に入っている点を教えてください

繰り返しになりますが、見た目のカッコよさ、そして運用のスムーズさですね。 紙の内線番号の頃は「文字が小さくて読みにくい」などの問題もありましたが、それも解決できました。 また、クラウドサービスなので、ちょっとした修正や設定変更、トライ・アンド・エラーが楽というのも気に入っています。

今後、期待するところ

現状でかなり満足しています。 強いて言えば、現在のシステムでは、同一社員が2拠点に席を置いている場合、それぞれの場所で同一アカウントを登録することが出来ません。 めったに無い運用方法だとは思いますが、万が一のときのためにそういうこともできるといいですね。 あと、これはうちが運用しながら考えていくことですが、本社ビルだけでなく、例えば店舗にSmart at receptionを置いて、 インフォメーションカウンターのスタッフが一時的に離席する際に携帯に電話をしていただくということも考えられるかもしれません。

※Dialpadとは 音声・ビデオ通話、メッセージ等のビジネスに必要なコミュニケーションの全てを一つのツールの中であらゆるデバイスで場所を選ばずご利用いただける、ピュアクラウド型のビジネス電話システムです。 さらに、Voice Intelligenceを用いた音声データ活用により業務効率、生産性の向上が期待できます。

http://www.dialpad.com/jp