全国62拠点に一斉導入 管理部門で一元管理が可能に

貴社の事業について教えてください。

金森様：当社は会計事務所と地方公共団体（市町村等）に対して情報サービスを提供しています。創業時からこの２つの分野に専門特化しており、その結果、情報産業の分野においては独自の地位を確立しています。従業員数は2,300名を超え、全国に78箇所の事業所があります。

Smart at receptionの利用状況を教えてください。

金森様：Smart at receptionは全国62箇所の事業所の受付に導入しています。お客様が来社して担当者の呼び出しをすると、担当者は貸与されたスマートフォンで応答できるようになっています。

電話による応答はPBXが必要ですが、どのように実現しているのでしょうか？

金森様：弊社ではConnecTalkというクラウドPBXサービスを利用しています。このConnecTalkとSmart at receptionを連携させて、スマートフォンでの応答を実現しています。

Smart at receptionを導入した経緯を教えてください。

金森様：導入のきっかけは代表電話と受付電話を見直す必要が出てきたためです。2020年4月からの新型コロナウイルス感染症の拡大に伴う緊急事態宣言に発令により、テレワークによる働き方が推奨されるようになりました。当社は数年前から社内システムのクラウド化に取り組んでいたため、業務自体はテレワークでスムーズ行うことができました。

しかし、代表電話と受付電話は固定電話からしか対応できず、テレワークを行う上で一部社員の業務の妨げとなっていました。

固定電話の問題をどのように解決したかを教えてください。

金森様：当社ではConnecTalkとSmart at receptionを導入しました。ConnecTalkを利用することで、代表電話をスマートフォンで受電でき、出社せずに代表電話の対応ができるようになりました。またConnecTalkはスマートフォンからも代表電話の番号で発信でき、営業担当が代表電話でやりとりをしている顧客とも不便なくテレワークで連絡が取れるようになりました。

そしてConnecTalkと合わせて導入したのがSmart at receptionです。Smart at receptionはiPad型の受付システムで、ConnecTalkと連携できます。来客者がSmart at receptionで受付をすると、ConnecTalkを介して担当者のスマートフォンに通話接続します。この２つのシステムの導入により固定電話の撤去に成功しました。

Smart at receptionについて詳しく知る

Smart at reception導入のメリットを教えてください。

金森様：まずSmart at receptionを導入することで、取次電話の手間を無くすことに成功しました。受付の電話が直接担当者や担当部署に連絡が行くので、取次でお客様をお待たせすることが少なくなりました。

また複数の拠点で同時に導入したことで、場所に縛られない受付対応も実現できました。例えば、私は普段栃木本社で勤務していますが、取引先と打ち合わせをするために東京本社へ出張することがあります。その際に取引先の方にご来社いただくのですが、東京本社のSmart at receptionにも私の名前が表示されます。拠点が変わっても同じ方法で対応できるので、この点は便利に活用しています。

あとは受付をデジタル化したことで、「ITに積極的な会社ですね」とお客様からはポジティブなコメントをいただくようになりました。このような印象の変化は大変興味深かったです。

TKC様の受付に設置されているSmart at reception

管理者の運用面で使いやすい点はありますか？

金森様：クラウドでメンテナンスができる点を重宝しています。従来だと各事業所に足を運んで設定する必要がありました。しかし、Smart at receptionならば、クラウドの管理画面で設定できます。またマスタのユーザーインターフェースも分かりやすいですし、管理側としては大変助かっています。

また部署宛の呼び出しにはMicrosoft Teamsを設定し、部署のチャットグループに通知が飛ぶ設定をしています。仕事をしている社員はチャット画面を開いていることが多いので、社員からは「すぐに来客に気づけて便利」という声をいただいています。

最後に弊社へのリクエストがありましたら教えてください。

金森様：運用面で現在もCSVで手入力でマスタ登録ができますが、システム連携で自動化できると有難いと考えています。弊社は組織変更に伴う異動が多いので、自動化できると負担が軽減するので是非検討して欲しいですね。

ありがとうございました。