LGWAN版kintoneでM-SOLUTIONSプラグインを導入！
ユーザーファーストで進む北九州市のDX推進。

ご担当者様の所属する課の業務内容について教えてください。

髙塚様：北九州市デジタル市役所推進室は、kintoneに限らずAIやRPAなどの新たな技術を活用し、市役所の様々なDXを進めるとともに、地域全体にDXを波及させる役割を担っています。
kintoneに関しては、令和5年11月に全庁（8,000人）での利用を始めており、基盤整備、アプリ開発の伴走支援、研修、庁内広報などの仕事をしています。

ご担当者様の業務内容について教えてください。

髙塚様：私の主な仕事は、新しいデジタルツールの導入と庁内への展開です。
具体的なツールはAI、RPA、kintoneなどです。
ほかにもデジタルデバイド対策やキャッシュレス決済の導入など、様々な仕事をしております。

 

井上様：私は主にkintoneの管理部分を担当しています。
ユーザーの追加や管理、kintoneの利用推進などを行っています。

どのような用途でkintoneをお使いですか？

高塚様：全正規職員と一部の会計年度任用職員で約8,000のkintoneアカウントを発行し、全庁的にkintoneを活用しています。

具体的な用途としては、給付金の申請などの市民にかかわる業務から、会議等の副市長参加依頼などの庁内申請業務まで、多種多様なアプリがあり、現在、300個近くのアプリが本番運用されています。

 

一番効果が大きかったのは、コロナの５類移行によって業務自体はほぼ終わりましたが、新型コロナ感染者の管理アプリでした。

職員の業務負担が劇的に改善されるとともに、ペーパーレス化によって約1,000万円、用紙代等の削減につながりました。

北九州市様はkintoneを積極的に活用できていると思いますが、どうお考えでしょうか。

髙塚様：そうですね。
自治体の業務は非常に細かく多岐に渡るため、それぞれの業務に対応したニッチなパッケージソフトはそれほど多くはありません。

 

その点、kintoneなら業務に精通している人がシステムを開発することで、業務にフィットしたシステムを作れます。

素早く低コストで内製化できるというのが、kintoneのよいところですね。

M-SOLUTIONSのプラグインはどのように活用されていますか？

井上様：主に利用しているアプリを紹介させていただきます。

北九州市には月に２回発行する「市政だより」がございます。

 

市政だよりには多くのイベントや講座などが掲載されますが、その情報はkintoneアプリで管理しています。

イベント情報などをkintoneで集約して、kViewerで市民の方に公開するというかたちで運用中です。

 

そのアプリでM-SOLUTIONSの「表示切り替えプラグイン」を使用しています。

 

kintoneへの情報登録は、FormBridge（フォームブリッジ）で市役所職員または外郭団体が登録しており、登録する内容が異なります。

市役所職員が入力した情報なのか、外郭団体が入力した情報なのかを管理者側が間違えないように、「表示切り替えプラグイン」を利用して、余計な情報を表示させず、登録内容を管理者が確認できるようになっています。

 

他のM-SOLUTIONSのプラグインでは、「検索拡張プラグイン」も使用しています。

市政だよりのアプリにも活用していますし、デジタル市役所推進室への相談や質問を受け付けるアプリに使用して、情報を検索しやすくなりました。

  

髙塚様：庁内全体としては「検索拡張プラグイン」が一番使われていますね。

その次に「表示切り替えプラグイン」となっています。

 

井上様：デジタル市役所推進室では「集計プラグイン」を使っている同僚もいましたよ。

他に庁内でよく使われているプラグインはありますか？

髙塚様：他のプラグインも様々なアプリで使われていますよ。

例えば、「ルックアップコピー先反映プラグイン」と「ルックアップ自動取得プラグイン」は、非常に便利だと思います。

 

これらのプラグインを使うことで、kintoneをリレーショナルデータベースのように使うことができます。

使いこなせれば、kintoneの活用の幅がさらに広がると感じていますが、まだまだその機能を周知できていないと思います。

 

デジタル市役所推進室としても、こうした便利なプラグインについては、職員に積極的に情報を提供していかなければなりませんね。

M-SOLUTIONSのプラグインを導入したキッカケや課題は？

髙塚様：先ほどご紹介したプラグイン以外にもM-SOLUTIONSのプラグインを導入しています。

北九州市ではLGWAN版のkintoneがメインになっているので、利用できるプラグインの選択肢が限られてしまいます。

 

M-SOLUTIONSのプラグインがLGWANに対応していることを知り、無料トライアルをしてみた結果、使い勝手がよかったため、本格的に利用することになりました。

 

さらに、ユーザーである各課の職員たちがアプリ作成のスキルを磨くにつれて、kintoneに対する要求レベルが高まっていきます。

各課の職員が「アレできる？コレしたいです！」という感じで要望を出してくることもあり、標準機能だけではユーザーの要求に追いつけない場面もでてきていたという背景もあります。

 

また、北九州市ではインターネット版のkintoneも導入しています。

インターネット版kintoneで導入している他社のプラグインと同じ機能を、LGWAN版でも追加したいという要望がありましたね。

LGWAN版kintoneとインターネット版kintoneをどちらも使用しているのですか？

髙塚様：はい、そうです。

インターネット版kintoneでは個人情報・機密情報を入れないアプリを運用しています。

逆に個人情報・機密情報を利用するアプリはLGWAN版kintoneを使いましょうというルールを設けています。

 

現在、LGWAN版kintoneのアカウントを全職員に発行していますので、LGWAN版kintoneの機能を強化していきたいという考えはあります。

M-SOLUTIONSのプラグインを使って、何か変化はありましたか？

井上様：はい、市政だよりのアプリはデータ量がとても多くなっており、担当者にとっては「無駄な情報が見える」ということが作業効率の低下につながると考えています。

 

「表示切り替えプラグイン」で、見た目もスッキリし、本当に必要な情報だけを表示できるようになりました。

 

また、「検索拡張プラグイン」については、シンプルに検索の利便性が上がりました。

kintoneの標準機能の検索は手間がかかる部分もありますので、簡単に検索できることはありがたいですね。

 

市政だよりのアプリ自体はプラグイン導入後に利用を開始しましたが、年間で400時間の作業時間を削減できる見込みです。

この成果にはM-SOLUTIONSのプラグインも寄与していると思います。

 

髙塚様：「検索拡張プラグイン」はみんな喜んで使ってくれていますよ。

デジタル市役所推進室に様々な相談が寄せられますが、検索拡張プラグインを紹介すると「これいいですね！」って喜んでいただいています。

今後、M-SOLUTIONSに期待するところがあれば教えてください。

髙塚様：現在、kintoneにたくさんのデータが集まっています。

そのたくさんのデータを「Smart at AI」などのAIが分析し、答えてくれる機能が実現できれば素晴らしいと思っています。

 

また、M-SOLUTIONSのプラグインは便利なものが多くそろっています。

様々なプラグインを利用したいので、パッケージ化して費用を抑えるプランがあれば嬉しいですね。

さらに、今後もLGWAN対応のプラグインを増やしていただけると嬉しいです。

 

最後に、民間企業も含めて多くの自治体もDXに取り組んでいると思います。
DXを進める上で大事にしていることがあれば教えてください。

髙塚様：やはり新しいツールを増やすっていうのは難しいうえに、ただ新しいツールを導入するだけではDXは進みません。

DX推進には、様々なことを検討し、仕組みを整え、研修や庁内広報など、多くの取り組みが必要です。

DXを進めるには、多くの困難があると感じています。

 

また、ユーザーファーストの視点も重要です。

職員にとっては、もちろん市民が第一ですが、デジタル市役所推進室としてのユーザーは主に各課の職員のことで、その職員が使いやすい環境を整えることが重要です。

 

ルールをシンプルにすることも必要ですが、ルールが簡素すぎると問題が生じる可能性もあるため、そのバランスを取ることが難しいと日々、頭を悩ませています。

今後もユーザーファーストを念頭に置いて、DXに取り組んでいます。

 

 

 

ー 北九州市役所、髙塚様、井上様ありがとうございました！

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