Teams・Slackに即時通知！
注文書受領後の業務を効率化

 

エクスジェン･ネットワークス株式会社営業部の前田様と菅原様に今回の導入の経緯をお伺いしました。

ID管理ソフトウェアベンダーとして創業

 

-貴社について教えてください。

 

前田様：エクスジェン･ネットワークス株式会社は2000年に創業しました。

創業以来、ID管理ソフトウェアベンダーとして事業を行っており、現在は統合ID管理ツール｢LDAP Manager｣とクラウドでID管理ができる「Extic」の2つのソリューションを提供しています。

営業管理の再整備でkintoneを導入

 

-kintone導入の経緯を教えてください。

 

前田様：営業管理を刷新するために導入しました。

もともと、弊社は営業管理をサイボウズ社が提供する「サイボウズ Office」の「カスタムアプリ」で管理していました。

 

ただ、カスタムアプリで利用していた営業管理アプリは簡易的なモノ。

事業規模が小さい頃はなんとかなっていましたが、事業が拡大するにつれてカスタムアプリでは物足りなくなりました。

 

特に集計や帳票出力の機能が弱く、思うように管理できていませんでした。

そこで営業管理を再整備するために、kintoneを導入しました。

 

現在では顧客マスタ/リード管理/案件管理/契約管理/保守管理などの営業管理のアプリを構築しており、お客様の情報を一元管理しています。

標準機能の不足を補うためにプラグインを導入

 

-M-SOLプラグインの導入きっかけを教えてください。

 

前田様：M-SOLUTIONSのプラグインは3つ導入しています。

「ルックアップコピー先反映プラグイン」「検索拡張プラグイン」「Smart at message for kintone（以下、Smart at message）」です。

どのプラグインも複数のアプリに設定しています。

 

まず最初に「ルックアップコピー先反映プラグイン」を導入しました。

データの更新があった時に、マスタアプリのデータをルックアップ先のアプリに自動更新するためです。

kintoneのルックアップ機能はデータの自動更新に対応していません。

 

一方でカスタムアプリのルックアップ機能には自動更新機能があります。

カスタムアプリにあった機能がkintoneには実装されてなく不便を感じていました。

 

そこでルックアップコピー先反映プラグインを導入して、マスタアプリのデータが更新された時にルックアップ先のアプリのデータを自動更新できるようにしました。

 

次に検索拡張プラグインを導入しました。

このプラグインは営業メンバーからの要望で導入しました。

「kintoneの検索が不便」という意見が営業メンバーから多くあったためです。

 

kintoneの検索機能には絞込み検索と全体検索がありますが、絞込み検索は検索条件の入力回数が多く、また全体検索は検索範囲が広すぎて、私たちの使い方にフィットしていませんでした。

 

そこで貴社の検索拡張プラグインを試したところ、簡単な入力で検索ができるようになりました。

営業メンバーからの不満もなくなったので、正式に導入を決めました。

 

Smart at messageの導入で日報を不要に！

 

-Smart at messageはどのようなきっかけでしたか？

 

菅原様：Smart at messageは、営業メンバーから「注文書を受領した際にMicrosoft TeamsやSlack通知してほしい」という依頼をきっかけに導入しました。

 

弊社内でのコミュニケーションはチャットツールを利用しており、kintoneの通知だと見逃しがちだったためです。

Smart at messageを利用することで、使い慣れたチャットツールにkintoneの通知を集約できました。

 

前田様：またSmart at messageの活用で報告業務を効率化できました。

元々、営業メンバーには週次で案件報告を行ってもらっていました。

私たちが案件情報を把握するためです。

 

ただ、週次での案件報告は営業メンバーにとっては少し手間な業務でした。

そこでSmart at messageを使い、案件管理アプリで活動内容が追記されたら、チャットツールに追記された内容が飛ぶように設定しました。

 

この設定で案件報告がリアルタイムになり、日々の活動を週次で纏めてもらう意義も薄れました。

その結果、週次の報告業務を廃止することになり、営業メンバーの負担を減らすことに成功しました。

 

チャットツールとの連携の次はBoxや他システムとの連携を視野に

 

-最後に今後の展望を教えてください。

 

菅原様：M-SOLUTIONSのクラウド連携プラグイン for Boxの導入を考えています。

弊社ではお客様に提供したライセンス証書や提案書などのファイルを管理しており、これらのファイルをkintoneの案件管理に紐づけて管理したいと考えています。

というのもお客様にお渡ししたファイルは多数あります。

kintoneに直接添付すると、ディスク容量を消費してしまいます。

 

一方でBoxならばデータ容量は無制限に利用可能です。

ディスク容量を節約して利用できるため、クラウド連携プラグイン for Boxを利用し、kintoneとBoxを組み合わせて使うことを検討しています。

 

 

-前田様はいかがでしょうか？

 

前田様：今回、Smart at messageでチャットサービスとkintoneを連携し、スムーズな情報共有ができました。

今後も弊社では業務改善のため、他のサービスを導入する可能性があります。

そのときに導入するサービスもkintoneとのデータ連携がうまくできるように選定を進めていければと思います。

 

 

-ありがとうございました。