kintone ルックアップ　よくある疑問と解決５選

kintone（キントーン）のルックアップはアプリ間のデータ連携を実現する機能。kintoneをフル活用するためにルックアップの理解は重要です。ただルックアップは奥が深く、使い込むほど「こんなことはできるのか？」と疑問が湧いてきます。

ルックアップのよくある疑問

 

ルックアップのよくある疑問は次の５つです。

• データを自動更新できるか？
• データの自動取得はできるか？
• ルックアップしたデータを編集できるか？
• 一括更新する方法はあるか？
• フィールドのデータに応じて、絞り込みはできるか？

 

ルックアップの設定経験がある方は、どれかは「どうやってやるのだろう？」と考えたことがあると思います。今回はその疑問に対して解決方法を解説します。

データを自動更新できるか？

 

ルックアップはマスターデータ（参照先）を変更しても、取得先アプリのデータはそのままです。そのため、マスターデータ（参照先）の変更に合わせて取得先アプリのデータを自動更新したい場合は、取得先アプリの「取得」ボタンをクリックする必要があります。

 

取得先アプリのデータの更新が不要な場合はクリックする必要がないですが、取得先アプリのデータを最新に保ちたい場合、毎回取得ボタンをクリックする必要があります。

 

 

では自動更新するためにどうすればよいか…という点ですが、ルックアップコピー先反映プラグインの利用がオススメです。このプラグインを使えば、マスターデータを変更した際に、取得先アプリのデータを自動更新します。

 

プラグインの挙動は動画の方がわかりやすいです。気になる方はぜひ下記の動画ご覧ください。

 

▼ルックアップコピー先反映プラグインの利用イメージ動画
 

 

データの自動取得はできるか？

 

ルックアップはデータの自動取得ができません。データの自動取得とはルックアップフィールドにデータが入っているときに、取得ボタンを押さずにマスターデータ（参照先）からデータを取得することです。

 

新規レコード作成時、ルックアップフィールドにはそもそもデータは入っていないので気にならないかと思います。一方でアクション機能を利用してレコードを作成する場合、ルックアップにデータをセットした状態でレコード作成ができます。このときルックアップの取得ボタンを押さないと、マスターデータを取得できません。

 

 

「取得ボタンを押すくらい気にならないのでは？」と思われる方もいるでしょう。しかし、管理者でないユーザーはkintoneに慣れていないこともあります。慣れていないとルックアップの取得ボタンの押し忘れが発生し、ユーザー操作の満足度低下につながります。

 

この自動取得を解決するためにはプラグインの利用がオススメです。ルックアップ自動取得プラグインを使えば、レコード再利用時、アクション機能でのレコード登録時でもマスターデータの自動取得を行えます。ユーザーの操作満足度を向上できます。

 

こちらもプラグインの挙動イメージを用意しています。気になる方はぜひ以下の動画をご覧ください。

 

▼ルックアップ自動取得プラグインのイメージ動画
 

ルックアップしたデータを編集できるか？

 

マスターデータからコピーしたデータは編集できません。そのため、データを編集したい場合はマスターデータを変更してから、再度取得先アプリでマスターデータを再取得する必要があります。

 

編集可能にする手段としては、こちらもプラグインを使うと便利です。ルックアップ編集登録プラグイン（提供：日立ケーイーシステムズ）を利用すれば、取得先アプリのフィールドを編集可能な状態にできます。

一括更新する方法はあるか？

 

取得先アプリのデータを一括更新したい場合は、CSV読み込みによるデータ更新が有効です。CSV読み込みでレコードの更新を行なった際に、レコードのマスターデータが更新されていると、その更新されたデータを取得先アプリに反映します。この方法でルックアップのデータを一括更新できます。

 

 

ただし、CSV読み込みによるレコード更新は手動で行う必要があります。手間がかかりますし、更新ミスが発生する可能性があります。

 

そこでオススメしたいのが、kintone連携サービスの活用です。例えば「Smart at tools for kintone CSV入出力」を使えば、kintoneからCSVの一括ダウンロード、一括アップロードの定期実行が可能です。この仕組みを使ってCSV読み込みをすれば、変更されたマスターデータを一括更新できます。

 

▼Smart at tools for kintone CSV入出力の動画

 

 

フィールドのデータに応じて、動的に絞り込みはできるか？

 

ルックアップのデータの動的な絞り込みは標準機能にはありません。そのため、実現するためにはJavaScriptカスタマイズが必要です。あるいはJavaScriptカスタマイズをノーコードで実現するCustomine（提供：アールスリーインスティテュート）を使えば実現可能です。

 

実現方法は以下の通りに記載がありましたので、ご確認ください。

 

▼［Customine］絞り込み条件付きルックアップの実現方法

 

以上、ルックアップに関するよくある疑問とその解決方法についてでした。ルックアップを使いこなす参考になれば幸いです。なお紹介したM-SOLのkintone連携サービスはトライアルが可能ですので、興味がある方はぜひお試しください。