kintone ルックアップ　よくある疑問と解決５選

この記事でわかること

• kintoneのルックアップ機能でよくある5つの疑問と、その答えの全体像
• マスタ変更の自動反映・取得ボタンなしの自動取得を実現する方法
• グレーアウトして編集できないコピー先フィールドを、編集できるようにする方法
• CSV読み込みによる一括更新と、定期自動実行まで自動化するやり方

執筆者

M-SOLUTIONSメディア編集部

kintone（キントーン）のルックアップはアプリ間のデータ連携を実現する機能。
kintoneをフル活用するためにルックアップの理解は重要です。

ただルックアップは奥が深く、使い込むほど「こんなことがしたい！こんなことできないかな？」と疑問が湧いてきます。
本記事ではルックアップを使いこなすと出てくる、「よくある疑問5つ」にフォーカスしてその解決をお伝えします。

本記事と併せて「kintone ルックアップ完全ガイド」もぜひご覧ください。

kintoneルックアップ完全ガイド

お役立ち資料

ルックアップの基本的な仕組みや、キーの決め方、テーブルで利用する際の注意点、導入前後でつまずきやすいポイントをわかりやすく解説しています。

kintoneルックアップのよくある疑問

kintoneのルックアップ機能に関して、よくある疑問は次の５つです。

• データを自動更新できるか？
• データの自動取得はできるか？
• 一括更新する方法はあるか？
• ルックアップしたデータを編集できるか？
• フィールドのデータに応じて、絞り込みはできるか？

ルックアップの設定経験がある方は、一度は「どうやってやるのだろう？」と考えたことはないでしょうか。
今回はその疑問に対して解決方法を解説します。

kintoneのルックアップはデータを自動更新できるか？

基本機能のルックアップではマスターデータ（参照先）を変更しても、取得先アプリのデータはそのままです。
そのため、マスターデータ（参照先）の変更に合わせて取得先アプリのデータを自動更新したい場合は、取得先アプリの「取得」ボタンをクリックする必要があります。

取得先アプリのデータの更新が不要な場合はクリックする必要がないですが、取得先アプリのデータを最新に保ちたい場合、毎回取得ボタンをクリックする必要があります。

では自動更新するためにどうすればよいか…という点ですが、ルックアップコピー先反映プラグインの利用がオススメです。
このプラグインを使えば、マスターデータを変更した際に、取得先アプリのデータを自動更新します。

プラグインの挙動は動画の方がわかりやすいです。
気になる方はぜひ下記の動画ご覧ください。

▼ルックアップコピー先反映プラグインの利用イメージ動画

kintoneルックアップはデータの自動取得はできるか？

kintoneのルックアップは、基本機能ではデータの自動取得ができません。
データの自動取得とはルックアップフィールドにデータが入っているときに、取得ボタンを押さずにマスターデータ（参照先）からデータを取得することです。

新規レコード作成時、ルックアップフィールドにはそもそもデータは入っていないので気にならないかと思います。

一方でアクション機能を利用してレコードを作成する場合、ルックアップにデータをセットした状態でレコード作成ができます。
このときルックアップの取得ボタンを押さないと、マスターデータを取得できません。

「取得ボタンを押すくらい気にならないのでは？」と思われる方もいるでしょう。

しかし、管理者でないユーザーはkintoneに慣れていないこともあります。
慣れていないとルックアップの取得ボタンの押し忘れが発生し、ユーザー操作の満足度低下につながります。
ルックアップフィールドが多く設定していれば尚更です。

この自動取得を解決するためにはプラグインの利用がオススメです。
ルックアップ自動取得プラグインを使えば、レコード再利用時、アクション機能でのレコード登録時でもマスターデータの自動取得を行えます。

こちらもプラグインの挙動イメージを用意しています。気になる方はぜひ以下の動画をご覧ください。

▼ルックアップ自動取得プラグインのイメージ動画

kintoneのルックアップを一括更新する方法はあるか？

取得先アプリのデータを一括更新したい場合は、CSV読み込みによるデータ更新が有効です。
CSV読み込みでレコードの更新を行なった際に、レコードのマスターデータが更新されていると、その更新されたデータを取得先アプリに反映します。

この方法でルックアップのデータを一括更新できます。

ただし、CSV読み込みによるレコード更新は手動で行う必要があります。
手間がかかりますし、更新ミスが発生する可能性があります。

そこでオススメしたいのが、kintone連携サービスの活用です。
例えば「Smart at tools for kintone CSV入出力」を使えば、kintoneからCSVの一括ダウンロード、一括アップロードの定期実行が可能です。

この仕組みを使ってCSV読み込みをすれば、変更されたマスターデータを一括更新できます。

▼Smart at tools for kintone CSV入出力の動画

kintoneのルックアップはデータを編集できるか？

マスターデータからコピーしたデータは、そのままでは編集できません（フィールドがグレーアウトします）。

そのため、データを直したい場合はマスターデータを変更してから、取得先アプリでもう一度「取得」を押す必要があります。

編集できるようにするには、当社の「オプション・ワン プラグイン」がオススメです。
オプション・ワンプラグインは1つのプラグインで50以上の機能をkintoneに追加できるプラグインです。

その中の「活性化制御」という機能を使うと、グレーアウトしていたコピー先フィールドを編集できるようになります。
対象フィールドを選ぶだけのノーコード設定で、「このステータスのときは編集させない」といった条件の指定も可能です。

フィールドのデータに応じて、kintoneのルックアップは動的に絞り込みはできるか？

ルックアップの候補を、レコードの値に連動して絞り込む機能は標準にはありません。

ルックアップの「絞り込みの初期設定」で設定できるのは、あらかじめ決めた固定の条件だけです。
「案件のカテゴリに合わせて、商品の候補だけを表示したい」といった動的な絞り込みはできません。

これを実現するには、先述の「オプション・ワン プラグイン」の「ルックアップ動的絞り込み」機能がオススメです。
レコードに入力した値を条件にして、ルックアップの候補を自動で絞り込めます。

「こうしたい」をまとめて解決できる、オプション・ワン プラグイン

先述した「オプション・ワン プラグイン」は、1つのプラグインに50以上の機能・100以上のテンプレートを備えた、ノーコードの機能追加プラグインです。ルックアップまわりでは、次のような機能があります。

• ルックアップ動的絞り込み ―― レコードの値に合わせて候補を自動で絞り込み
• 活性化制御 ―― グレーアウトしたコピー先フィールドを編集可能に
• 初期値自動セット ―― ログインユーザーの従業員番号などを自動セットし、そのまま自動ルックアップ
• 連鎖自動ルックアップ ―― 入力された値で自動取得し、取得した値でさらに自動取得

例えば応用として「初期値自動セット」と「連鎖自動ルックアップ」を組み合わせると、たとえば休暇申請アプリで、レコードを開いた瞬間に従業員番号→氏名・所属→承認者まで自動で入る“入力ゼロ”のフォームも作成可能です。

オプション・ワンプラグイン

サービス詳細

簡単設定でkintoneアプリに 様々な機能をプラスワン

まとめ

以上、ルックアップに関するよくある疑問と解決方法を紹介しました。

実は、この5つの疑問はルックアップを使いこなすための入り口です。
実際にアプリを設計・運用していくと、このほかの課題にぶつかることもあるでしょう。

本記事の内容に加えて「kintone ルックアップ完全ガイド」をご用意しました。
ルックアップを本格的に使い始める前に、ぜひ手元に置いてご活用ください。

kintoneルックアップ完全ガイド

お役立ち資料

ルックアップの基本的な仕組みや、キーの決め方、テーブルで利用する際の注意点、導入前後でつまずきやすいポイントをわかりやすく解説しています。