マーケティング部の商品開発プロセスをkintoneで再設計～Excel・メール中心の管理から脱却し、約半年で新システムを構築～

 

ご担当者様
マーケティング部　高橋惇紀様

 

貴社の事業内容について教えてください

高橋様：キリンビバレッジ株式会社は、キリンホールディングス傘下の清涼飲料メーカーです。「午後の紅茶」「iMUSE(イミューズ)」「おいしい免疫ケア」「生茶」「キリンレモン」「ファイア」「トロピカーナ」など数多くのブランドを展開しています。

 

今回kintoneを導入した業務について教えてください

高橋様：私が所属するマーケティング部での導入になります。マーケティング部では、新商品の企画・開発から発売に至るまでの商品開発プロセスを管理しています。今回は、こうした一連の商品開発プロセスを管理するシステムをkintoneで構築しました。マーケティング部を中心に約350名のユーザーが利用しています。

 

導入のきっかけ・背景を教えてください

高橋様：以前は商品開発のプロセス管理をExcel・Wordとメールで行っていました。商品開発には、コンセプトの策定、開発スケジュールの作成、承認処理、パッケージ表示のチェックなど多くの工程があります。それらをExcel・Wordで管理し、関係者とのコミュニケーションはメールで行っていたのですが、タスクの数も多いため、プロジェクト全体を見通して管理することに限界を感じていました。

 

当社ではすでに営業部門が先に別の目的でkintoneを導入していましたが、マーケティング部としては新規の導入でした。そんな中、同じキリングループ内でkintoneの構築実績があるM-SOLUTIONSさんの存在を知り、ご相談させていただいたのがきっかけでした。

 

選定の決め手を教えてください

高橋様：決め手は大きく3つあります。1つ目は、当社の課題を的確に理解いただいた点です。提案の段階でモックアプリを作成し、商品開発のスケジュールを自動作成するデモを見せていただきました。

私たちがイメージしていた業務の流れに近く、提案内容の解像度の高さが印象的でした。M-SOLUTIONSさんが同じグループ会社でのkintone構築経験をお持ちだったことも大きかったと思います。業務内容や帳票のフォーマットに類似する部分があり、業務への理解の深さが提案に表れていました。

 

2つ目は、kintoneをベースにプラグイン機能を組み合わせた設計の最適さです。当社の業務では、アプリ間のデータ連携や帳票出力、Excelデータの取り込みなど、標準機能だけではカバーしきれない部分があります。

 

M-SOLUTIONSさんの提案では、そうした部分をプラグインで補いつつ、kintoneの標準機能を最大限活かす構成になっていました。過剰なカスタマイズに頼らず、必要な機能が過不足なく盛り込まれていた点が、将来的な拡張性やメンテナンスのしやすさという面でも安心感がありました。

 

3つ目は、コスト面です。イニシャルコスト・ランニングコストともに、kintoneをベースとしたことで開発規模がコンパクトに収まり、短期間での導入とコスト抑制を両立できた点は、社内の承認を得るうえでも大きな後押しになりました。

 

具体的な活用方法を教えてください

 

高橋様：主に、商品開発プロジェクトの進捗管理、商標に関する問い合わせ、パッケージ表示内容のチェックといった領域で活用しています。商品開発計画アプリがプロジェクトの起点となっており、プロジェクト名、発売予定日、商品区分などの基本情報を登録し、開発パターンを選択すると開発スケジュールのガイドが自動作成されます。

 

開発パターンごとにタスクのテンプレートをマスターとして登録してあり、基軸となるタスクからの日数計算で各タスクの開始日と所要日数が自動的に設定される仕組みです。以前は担当者の経験と類似商品を参考にエクセルでスケジュールを組んでいたのですが、M-SOLUTIONSさんと一緒にヒアリングを重ねながら、それをロジックとして整理しました。

 

作成されたスケジュールはガントチャートで一覧表示でき、予定と実績の比較も可能です。担当者ごとの画面も用意されていて、プロジェクトを横断して自分の担当タスクを確認できます。承認処理を経て開発がスタートする流れです。

 

商標確認やパッケージの表示内容チェックはkintone上でアセスメント部門への依頼からチェック完了までを一元管理し、コメント機能も活用しやりとりを完結させています。また、1つのプロジェクトに関連する複数のアプリへ簡単に移動できるメニュー機能も作っていただきました。以前は別々のエクセル管理でしたが、商品開発計画からパッケージ情報やスケジュール情報など、関連するレコードにワンクリックでアクセスできるので、アプリ間の行き来がスムーズです。

 

プラグインについては、アプリ間のデータ連携に「ルックアップコピー先反映プラグイン」を活用しています。商品開発計画のアプリから分割した各アプリへ情報を自動で反映させる設定にしており、手作業での転記が不要になりました。また、商品開発に必要な各種データ取り込みには「Smart at tools for kintone Excel入力」を使用し、Excelデータを効率的に取り込めるようになっています。

 

 

導入効果・社内からの評価を教えてください

高橋様：kintone導入で一番効果を実感しているのはデータの一元管理です。これまで、商品開発の「情報」は「データ」ではありませんでした。このデータを生かし、様々な帳票の自動作成や他部署システムとのデータ連携などで、データの手入力や帳票作成業務が減り、業務品質・業務効率化両方の実現につながっています。また、ユーザーの要望を受けて簡単に手直しができるのもkintoneの良さで、ユーザビリティを高め続けることができるので積極的にユーザーに使われるシステムとなっています。

kintoneは柔軟性や可変性の高さがあり、常に改良・進化しています。一度作って終わりとなりがちなシステムと違う良さかなと思います。

 

M-SOLUTIONSの開発・サポート体制について、評価を教えてください

高橋様：2024年4月に要件定義を開始し、9月にリリースしました。10月から12月にかけて運用の移行期間を設け、2025年1月から本格稼働しています。要件定義から約半年でリリースまで完了したのですが、正直なところ、最初はプロジェクトがスケジュール通りに進むとは思っていませんでした。

 

一般的にシステム開発のプロジェクトは、要件の追加や仕様の変更、関係者間の調整などで当初の計画から遅れることが珍しくありません。今回も複数の部署が関わる複雑な業務を対象にしていましたので、ある程度の遅延は覚悟していました。それがほぼオンスケジュールで進んだことには、良い意味で驚きました。

 

一方で苦労した点もあります。一番大変だったのは、スケジュール自動作成のロジックを整理する作業です。これまで担当者が経験的に組んでいたスケジュールを、どのタスクがどのタイミングで発生するかというルールとして定義する必要がありました。この整理には相応の労力がかかりましたが、結果的に業務プロセスの標準化にもつながりました。

 

また、マーケティング部としてはkintoneの利用が初めてでしたので、最初はkintoneで何ができるのかイメージしにくい部分もありました。M-SOLUTIONSさんには、要件定義の段階からモックアプリを使って操作イメージを見せていただき、kintoneの基本的な操作方法や業務フローについても丁寧に説明いただきました。kintoneの機能やプラグインを知り尽くされており、運用で実現したいことを伝えると、決して「出来ない」とは言わず、様々なアイデアで標準機能と拡張機能を組み合わせながらシステムに変換していただきました。また、従業員向け操作説明会に複数回ご参加いただき直接利用ユーザーに説明をいただいました。おかげで今では部内外でもkintoneに慣れ、自分たちで簡単な項目変更を行えるまでになっています。

 

M-SOLUTIONSさんの開発体制については、kintoneのカスタマイズスペシャリストやアソシエイトといった認定資格を持ったメンバーで構成されていました。技術面でしっかりした体制を組んでいただき、安心して進められました。

 

今後の展望を教えてください

高橋様：運用開始から1年半が経過しましたが、早い段階から運用は定着・安定することができました。今後は商品開発の前工程や後工程、他部門の業務領域などに活用を広げられる可能性があると考えています。データ連携は今後の検討課題です。部署を越えた情報共有・業務連携をkintone上で実現し、「生きたシステム」として、少しずつ確実に進化させていきたいと考えています。

-ありがとうございました。

 

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