転記作業を20%削減。Smart at tools for kintone Excel入力を利用した受注管理

この記事は、以下のお悩みを抱えている方にオススメです。
 
・kintoneへの入力作業で困っている方
・受注管理を効率化したい方
・AccessやExcelで管理している業務を改善したい方
 
この度、弊社のプラグイン（「Smart at tools for kintone Excel入力」）をご契約いただいた『株式会社 ハンモック』の山根様にkintoneの活用内容についてインタビューをさせていただきました。ぜひご覧ください。
 
 

ご担当者様紹介

株式会社 ハンモック 情報システム室
山根 大様

貴社について教えてください。

 
山根様：弊社はIT資産管理・情報漏洩対策ができる「AssetView」、名刺管理・営業支援ができる「ホットプロファイル」データエントリーの効率化ができる「DEFACT」などのソリューションを提供している企業です。これらの製品を中心に「社会になくてはならない商品を提供する企業」を目指しています。

kintone導入前の課題を教えてください。

 
山根様：ExcelとAccessで行っている受注管理に課題がありました。申込書はExcel、受注管理システムはAccessで構築していました。業務の流れは、まず弊社営業担当者が注文内容を申込書へ入力します。その申込書を入力担当者が受け取り、受注管理システムに入力していました。この管理方法は転記作業が多く、作業に時間がかかっていました。

kintoneを導入した背景を教えてください。

 
山根様：導入した目的は３点です。情報共有の促進・業務効率化・属人化の解消の３点です。情報共有の促進はkintoneを導入することで実現できました。kintoneはクラウドで情報を共有できます。その仕組みを利用して、受注情報を営業担当者や入力担当者、経理担当者の間で共有ができるようになりました。
 
一方、業務効率化と属人化の解消は達成できていませんでした。Excel申込書のフォーマット変更が困難で、入力担当者の業務の削減ができていなかったのです。
 
業務効率化をするため、マクロを使って、Excelからkintone取込用のCSVを自動生成し、kintoneへCSV取込みを行う方法を考えました。しかしマクロを設定すると、今後フォームの項目変更があるたびにマクロを再設定する必要があります。マクロを設定できる社員は少ないため、Excelのマクロを多用してしまうと、業務の属人化を解決できないという課題がありました。

「Smart at tools for kintone Excel入力」を導入し、従来の作業工数の20%を削減。

 
山根様：そこで、解決策を探していたところ、「Smart at tools for kintone Excel入力」に辿り着きました。「Smart at tools for kintone Excel入力」は、Excelファイルをkintoneのレコードに添付するだけで、Excelの入力情報をkintoneのフィールドへ入力できます。今回のように申込書をExcelから変更できない状況ではとても役に立ちました。
 
入力作業時間は従来の作業時間と比べて20%削減されました。また申込書のExcelのマクロ設定の削減もできました。私以外のメンバーでも申込書の改修ができるようになり、目標にしていた属人化の解消も実現できました。

Webフォームで注文いただく方法もあったのでは？

 
山根様：Webフォームの利用は検討していました。しかし弊社製品は、注文内容によってイレギュラーな処理が多々発生します。お客様や販売店様に利用したい製品を自ら選んで注文してもらうこと困難でした。そのため、弊社営業担当者が注文すべき製品を事前に申込書に下書きができるように、Excelで運用することが必要でした。

具体的な運用方法を教えてください。

 
山根様：弊社では受注管理するアプリのことをテナントマスタと呼んでいます。テナントマスタに「Smart at tools for kintone Excel入力」を設定しています。
 
使い方としては、次の通りです。
 
①お客様情報インポート用（申込書）のExcelにお客様の情報とサービスの申込内容を記入する。
 

 
②申込書をテナントマスタの添付ファイルフィールドに添付し、レコードを保存する。
 

 
③画面上部の取り込みボタン「インポート用のインポートを実行」をクリックする
 
このような手順を踏むと申込書のお客様情報がテナントマスタに取り込まれます。

最後に今後の展望について教えてください。

 
山根様：今回は私が担当している「ホットプロファイル」という製品の受注管理業務の改善でした。今後は「AssetView」や「DEFACT」の受注管理業務の改善が控えています。これらの製品の業務改善で、「Smart at tools for kintone Excel入力」の活用を検討していきたいと思います。
 
ありがとうございました。