導入事例 株式会社Three Peace
従来の作業工数を20%減!業務効率向上、属人化解消
申込書から検査報告書を半自動で作成!
Smart at tools for kintone Excel入力
Smart at message導入事例
アスベスト除去工事及び調査を行う企業の株式会社ThreePeace(スリーピース)。
創業初期からクラウドサービスを活用し、効率的な事業運営されています。
どのようにクラウドサービスを活用しているのか、社長の坂本様にインタビューさせていただきました。
(本記事は後編です。会社紹介については前編の記事をご覧ください)
ご担当者様紹介
株式会社 ThreePeace
代表取締役:坂本 将平様
Excelとkintoneの連携で申し込み管理を半自動化
-前回のインタビューでは、「クラウド連携プラグイン for Box」の利用状況について教えていただきました。
今回は「Smart at tools for kintone Excel入力」と「Smart at message」の活用について教えてください。
坂本様:Smart at tools for kintone Excel入力はお客様情報の登録に利用しています。
弊社ではアスベストの調査や工事を実施する際、お客様にExcelの申込書をお渡しして情報入力をお願いしています。
お客様の情報入力が完了したら、お客様からExcelを受領し、弊社スタッフがSmart at tools for Excel入力を利用してkintoneに申込書の情報を登録しています。
Smart at tools for kintone Excel入力を導入する前は、スタッフがExcelの情報を手作業でkintoneへ入力していました。
弊社で利用しているアプリはフィールドが多く、入力先のフィールドも離れた場所に配置されています。
手入力だと手間がかかりますし、入力ミスが発生しやすく状況で非効率でした。
Webフォームを利用する方法も考えましたが、Excelの方がお客様の情報入力が容易なため、「Smart at tools for kintone Excel入力」を使ってkintoneへ登録するようにしました。
このような仕組みにしたことで、Excelからkintoneへ手入力する手間と入力ミスを減らせました。
kintoneに正確なデータが登録されるようになり、業務が効率化されました。
「Smart at message」で確認依頼を短縮
-Smart at messageはどのように利用していますか?
坂本様:報告書の確認依頼のために利用しています。
弊社ではアスベストの除去工事または調査作業を実施した後、報告書を作成します。
報告書はkintoneに情報を入力しRepotoneU Proを使って作成しています。
報告書は内容に不備がないように、作成者が別のスタッフに内容確認を依頼します。
依頼は弊社ではLINE WORKSをコミュニケーションツールとして利用しているため、kintoneの通知もSmart at messageを利用してLINE WORKSへ集約しています。
Smart at messageを利用する前は確認依頼をLINE WORKSへ手入力していました。
毎回、確認して欲しいkintoneのレコードを記載して確認依頼をするのは手間でした。
Smart at messageを導入した結果、kintoneで入力が終わったら自動的にLINE WORKSに通知されるようになり、連絡の業務が効率化しました。
このようにkintoneをはじめとしたクラウドサービスを利用することで、効率的な報告書の作成が実現できています。
現在は調査の事務的管理業務は2名で回していますが、このような少人数で仕事を回せているのも、kintoneのおかげかなと思います。
自社の情報をシステムで公開し、お客様のニーズに応える
-最後に今後の展望を教えてください。
坂本様:弊社の情報をシステムで公開して、お客様が弊社に調査依頼をしやすい仕組みの構築を考えています。
具体的な仕組みとしては、弊社の空きスケジュールを公開し、お客様が調査を素早く、弊社に依頼できる仕組みを構想しています。
アスベスト業界は法改正が去年の6月に告示され、今後段階的に施行されていきます。
法改正に伴い、建設業のお客様にとって調査は当たり前になります。
建設業界はIT化が遅れている部分もありますが、弊社ではいち早く準備して、お客様のニーズに対応していきたいと思っています。
-ありがとうございました。