ベルマーク通知が99＋になっていませんか？ ～kintone通知を見逃さない方法～

本記事は、kintoneの通知件数が「99+」になっており、重要な通知を見逃してしまう可能性がある方に向けてお届けします。

kintoneの通知機能は、アプリの情報の更新や他のユーザーからの連絡を通知してくれる便利な機能ですが、kintoneを使い込むと通知の数が増えてしまいます。そのため、重要な通知を見落としてしまう可能性が高まります。今回は、このような見落としを防ぐ方法をご紹介いたします。

kintoneの通知を見逃さない方法とは？

kintoneの通知をカスタマイズすることです。通知をカスタマイズすることで、次の4つの理由により、見逃しにくくなります。

目に付く場所に通知できる

例えば、社内で利用するコミュニケーションの中心がチャットツールだった場合、kintoneの通知は見逃す可能性があります。しかし、通知をカスタマイズし、この通知をチャットツールに送信できれば見逃す可能性が減ります。

重要なものだけを通知できる

kintoneの通知の中には重要なものとそうでないものがあります。しかし、kintoneを使い込むと通知が増えてしまい、どの通知が重要であるかが判断できなくなることがあります。通知をカスタマイズすれば、本当に重要なものだけを通知することができます。

通知内容を分かりやすくできる

kintoneの標準の通知機能は通知内容を変更できません。そのため、利用者にとってはわかりにくい場合があります。通知内容がわかりにくいと、通知の確認を後回しにしてしまうことがあります。通知された瞬間に内容を理解できるようにしておくことは重要です。通知内容をカスタマイズすれば、見逃しにくくなります。

未読・既読を判定できるようにする

通知を受けた内容を実際に確認したかどうかを管理できるようにすると、見逃しにくくなります。例えば、未読のレコードには色をつけるという方法があります。これもカスタマイズすることで実現できます。

通知をカスタマイズする方法は？

それでは、kintoneの通知はどのようにカスタマイズすればよいでしょうか？kintoneはプログラミングでカスタマイズができますが、通知をカスタマイズする場合はプラグインによる機能拡張がオススメです。

通知のカスタマイズには「Smart at message for kintone（以下、Smart at message）」。未読既読の管理には「既読チェックプラグイン」がオススメです。

Smart at messageとは？

Smart at messageはkintoneの標準機能の通知（ベルマーク通知、メール通知）ではなく、チャットツールで、カスタマイズされた通知を受け取ることができます。

Smart at messageを利用することで次のようなことが可能です。

チャットツールに通知できる

Smart at messageは社内で利用しているチャットツールに通知が可能です。Microsoft Teams、LINEWORKS、Slack、Chatworkに対応しています。よく使うコミュニケーションツールにkintoneの通知を集約できます。

重要な通知だけを通知できる

アプリに設定することで通知する内容を指定できます。重要な通知はチャットツール、社内の通常連絡はkintone標準機能の通知と使い分けることで、大切な通知の見落としが減ります。また、通知の見落としがないかの不安も解消されます。

Smart at messageを導入したササエル株式会社では、重要な通知はチャットツールに通知しています。

導入事例：ササエル株式会社

通知内容を読みやすくできる

kintoneのレコード詳細画面を開かなくても、チャットへ投稿された内容を読むだけで、詳細を把握できます。kintoneにログインする手間、詳細画面を表示する手間から解放され、素早く手間なく通知の把握ができます。

以上の通り、Smart at messageを利用すれば、通知のカスタマイズが可能です。

リマインド通知もgusuku Customineとの連携で対応

Smart at messageは通知のカスタマイズができます。しかし、Smart at messageだけではリマインド通知ができません。カスタマイズした通知をリマインド通知したい場合はgusuku CustomineのJob Runner機能と組み合わせることで対応できます。

設定方法は以下の記事に掲載していますのでご覧ください。

ブログ：チャットツールへリマインド通知する方法

既読チェックプラグイン

通知を見逃す要因は、通知数が多いことです。通知数を減らせば、通知の見逃しを減らすことができます。しかしながら、自分が未読のレコードの把握は難しいです。そのため、通知に頼った処理をしがちです。

しかし、未読のレコードを通知によらず把握できれば、グーっと通知を減らせます。「既読チェックプラグイン」は、自分の未読、既読を一覧画面上で把握できるプラグインです。

また、既読日時のログもとれるため、誰がいつレコードを読んでいるかなどアプリの利用率の把握にも役立ちます。

以上、kintoneの通知を見逃さない方法をご紹介しました。なおこちらの内容はアールスリーインスティテュートとM-SOLUTIONS株式会社が共催で開催したセミナーでも解説しました。開催レポートがアールスリーインスティテュートのブログで掲載されていますので、参考にしてみてください。

まとめ

kintoneの通知を見逃さないために通知をカスタマイズする方法をご紹介しました。見逃さないためには、

・目に付く場所に通知する

・重要なものだけを通知する

・通知内容をわかりやすくする

・未読・既読をわかりやすくする

することが重要です。

kintoneの通知をカスタマイズするためにはプラグインが便利です。プラグインはトライアルが可能ですので、興味がある方はお申し込みください。