導入事例隈研吾建築都市設計事務所

Teams通話ができることが導入の決め手でした。

隈研吾建築都市設計事務所「Smart at reception」導入事例

隈研吾建築都市設計事務所様にiPad型の受付システム「Smart at reception」を導入いただきました。
「Smart at reception」を利用して、Microsoft Teams通話と連携し、受付にかかる取次の手続きを効率化。
場所にとらわれない働き方を実現。
「Smart at reception」導入のご担当者様に話を伺いました。

隈研吾建築都市設計事務所について、教えてください。

世界的建築家であり、弊社代表の隈研吾が1990 年に設立した建築設計事務所です。
20 ヵ国を超える国々で建築物の設計に携わり、最近では東京オリンピックでも使用した「国立競技場」や高輪ゲートウェイ駅のデザインなども手掛けております。

受付システム導入前の受付の状況と課題及び、Smart at receptionを導入した経緯を教えてください。

弊社は世界中にスタッフがいることもあり、場所を選ばない働き方をしたいという思いから「Microsoft Teams」を活用したクラウドベースのコミュニケーションソリューションを導入しました。

その結果、既存の電話の仕組みや、固定電話の撤廃に成功しました。
社外からの電話連絡はもちろん、社内のコミュニケーションも各々のスマートフォンやPCのTeamsアプリで行えるようになり、フリーアドレス、テレワークも可能になりました。

ただ、オフィスの受付には課題が残りました。
Teams通話に対応した受付システムはなかなか見つけられなかったのです。
そんな中で唯一Teams通話に対応可能な受付システムを発見しました。
それが御社の「Smart at reception」でした。
短期間のトライアルを行いましたが、機能面に問題はなくすぐに導入を決めました。

次にSmart at receptionの利用状況を教えてください。

複数台導入し、来訪者の多いフロアに設置しています。
来訪者様は、iPadの操作で訪問先の担当者名を検索し、ご自身の会社名とお名前を入力、発信ボタンを押すとスマホやPCのTeamsアプリで担当者と通話ができます。

さらに電話だけではなく、Teamsのチャンネルにテキスト通知もされ、そちらにお客様情報が記載されています。
誰が来訪したのかが分かりやすくとても便利です。

Smart at reception導入後の効果についてお聞かせください

以前は受付から固定電話の内線で電話が掛かり、総務の担当者が取り次ぎをしていました。
総務の担当者が毎回、担当者を探すといった無駄な業務が発生していたのですが、「Smart at reception」を導入したことで、担当者に連絡が直接届くようになりました。
取次業務がなくなり、総務担当者は別業務に集中できるようになりました。

またこれまでは受付に固定電話と内線番号表、座席表を置いていましたが、「Smart at reception」の導入後はiPadのみになりました。
受付がシンプルになり、来訪者様にも分かりやすく、不便がなくなりました。

さらに来訪者の入室履歴もクラウドで管理できるメリットがあり、セキュリティ面においても役立っております。

Smart at reception導入後の社内の声はいかがですか。

社員からは「自席にいなくてもお客様の来社がわかる」「来訪者を待たせず、すぐに迎えに行けるようになった」と喜んでおります。

数ある受付システムの中でSmart at receptionを導入いただいた理由をお聞かせください。

「Smart at reception」は、Teams通話に対応できる唯一の受付システムでした。
そのため、他に選択肢はありませんでした。
Teamsへテキスト通知するサービスは他社製品にもありました。
しかし、テキスト通知だけでは気づきづらいです。
お客様を待たせてしまう懸念があったので、通話機能は必須でした。

Smart at receptionの気に入っている点を教えてください

Teams通話ができる点が一番気に入っているのですが、アプリのデザインを変更できる点も気に入っています。
クラウド上の管理画面に、画像データをアップロードするだけで簡単に画面の変更ができます。
弊社ではエントランスのイメージに合わせた画像を弊社デザイナーが作成し、オリジナルの受付画面で運用をしています。