IZUMO PBXとの連携が決め手

青木様の担当されている業務についてお聞かせください。

 

青木様：DX戦略推進委員会の委員長としてグループ全体のDX 推進を担当しています。

具体的には社内の業務改善や収集したデータの活用などを担当しています。

 

株式会社エイジェックグループ　DX戦略推進委員長

青木 智也様

受付システムを導入するきっかけを教えてください。

 

青木様：オフィスのフリーアドレス化がきっかけです。

弊社では70拠点のうち11拠点でフリーアドレス化を進める方針がありました。

フリーアドレス化を行うと、社員の居場所が分かりづらくなります。

 

フリーアドレス化の前は事務担当者が受付電話の取次を行っていましたが、フリーアドレス化によって電話の取次が難しくなることが予想できました。

 

また受付電話の取次自体にも課題を持っていました。

事務担当者が受付電話の取次をしていましたが、事務担当者のメインの仕事は給与計算や請求処理業務です。

来客が来るたびに取次業務が発生し、メインの仕事に集中ができない状態でした。

 

これらの課題を解決するために受付電話を直接、各社員のスマートフォンに繋げる仕組みが必要だと考えました。

その対策として、PBXと受付システムの刷新が必要と考えて、受付システムを導入することにしました。

 

「Smart at reception」を選定した理由を教えてください。

 

青木様：1番の理由はIZUMO PBXと連携実績がある唯一の受付システムだったからです。

 

弊社ではIZUMO PBXを導入しています。

電話の取次をなくすためにはPBXとの連携が必須でした。

そのためIZUMO PBXと連携しているSmart at receptionを選定しました。

 

また弊社ではkintoneを導入しています。

Smart at receptionを提供するM-SOLUTIONS株式会社はkintoneに関係するソリューションを提供しており、kintoneの導入検討をする際によく名前を聞いた会社でした。

 

またソフトバンクのグループ会社であることの安心感もあり、この点も導入の後押しに繋がりました。

IZUMO PBXを選んだのはなぜですか？

 

青木様：各拠点の電話回線を生かしてクラウドPBX化する必要があったからです。

弊社グループ会社で派遣免許を取得している関係で、所在地確認のため、各拠点の住所に紐づく電話番号が必要でした。

他のクラウドPBXだと電話番号をその企業が用意したもの利用する必要があるなどの制約がありました。

 

加えて、IZUMO PBXは既存電話に対応しており、光とメタル回線の両方に対応しています。

キャリアフリーであるなどの条件も弊社の求める要件に合致しました。

 

IZUMO PBXは担当者の対応も早く、会社の重要な連絡手段としての電話を任せる安心感がありました。

以上の理由からIZUMO PBXを選定しました。

「Smart at reception」をどのような構成で運用していますか？

青木様：Smart at receptionで受付をすると、IZUMO PBX経由で内線番号に発信し、各社員のスマートフォンで応答できるようにしています。

 

拠点によっては受付をしたら、担当部署の電話が一斉鳴動したり、特定の役員宛の電話はスマートフォンに直接発信せず、拠点に置いてあるIP電話に繋がるようにするなど、柔軟に設定をしています。

 

管理については総合的な管理は私のチームで管理していますが、実際の運用は各拠点の担当者に管理権限のアカウントを配布して任せています。

 

 

 

 

Smart at receptionの導入効果はいかがですか？

青木様：フリーアドレス化により、受付業務の混乱が予想されましたが、Smart at receptionを導入したことで、混乱を防ぐことができました。

拠点の運用によっては余計な取次をすることがなくなったため、自分達の業務に集中できるようになりました。

Smart at receptionの気に入っているところは？

 

青木様：システムの操作性がよいことです。

管理者の視点では、直感的に設定ができるため、頭の中で思い描いた運用ができています。

 

来客者も迷わず使っているのを見ているので、分かりやすいのだろうと感じています。

分かりにくいと、受付システムを使わずに、玄関を超えて中の人を呼び出してしまいます。

そうなると、事務担当者が対応しなければなりません。

わかりやすい操作性が気に入っています。

Smart at receptionを検討中の企業に向けてメッセージをお願いします。

 

青木様：事務担当者が取次対応している企業にSmart at receptionはオススメです。

弊社では、受付電話の取次は「なくすことができない当たり前の業務」だと思っていました。

しかし、Smart at receptionを導入して、実はそうではないことが分かりました。

 

Smart at receptionを導入することで社員の意識改革にも繋がります。」事務担当者の負担を少しでも軽減したいと考えている企業には効果があるサービスなのではと感じています。

 

-ありがとうございました。

 

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株式会社エイジェックグループについて

株式会社エイジェックグループは、「総合BPO企業」として、あらゆる業務課題に対応可能な総合力が特徴。

グループ企業は44法人、事業拠点は70拠点にのぼる。企業の定型業務から官公庁・自治体の事業BPOまで対応している。

世の中全体のDXを積極的に推進していく想いのもと事業を行っている。

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