【Smart at AI】AIモデルの進化で、できるようになったkintone活用例３選

この記事でわかること

• Smart at AIの基本的な仕組みと特徴
• 請求書の画像やPDFから必要な情報を抽出する方法
• 指定フォーマットを参照して帳票作成を効率化する方法
• HTML・CSSを活用して見やすいレポートを作成する方法
• 生成AIをkintoneに組み込み、チーム全体の業務改善につなげるポイント

執筆者

M-SOLUTIONSメディア編集部

「AIを試したけれど、読み取りミスの修正に手間がかかった」
「文章は作れても、業務で使う書類や資料に仕上げるのは難しかった」

そんな経験から、生成AIの活用が止まっていませんか？

AIモデルの進化によって、画像から情報を読み取る力や、指示に沿って書類・デザインを作成する力が向上しています。以前は手直しが多かった作業も、あらためて試すことで、業務に取り入れやすくなっているかもしれません。

kintone上で生成AIを利用できる「Smart at AI for kintone Powered By GPT（以下、Smart at AI）」でも、対応する新しいモデルと各種機能を組み合わせることで、活用の幅が広がっています。今回は、請求書の読み取り、指定フォーマットでの帳票作成、見やすいレポート作成の3つをご紹介します。

Smart at AIとは？

Smart at AIは、M-SOLUTIONSが提供する、kintone上でChatGPTなどの生成AIを利用できる連携サービスです。kintoneに登録された情報や添付ファイルを活用し、文章の作成・要約、画像の読み取り、データの分析などを行えます。

特長は、業務に合わせたAIへの指示をあらかじめ設定しておけること。一度設定すれば、利用者は普段使っているkintoneでボタンを押すだけでAIを活用できます。毎回指示文を考えたり、別のAIツールに情報をコピーしたりする手間を減らせるため、AIの操作に不慣れな方にも使いやすい仕組みです。

また、複数のAIモデルに対応しており、用途に応じて使い分けられます。対応する新しいモデルを活用することで、使い慣れたkintoneの中で、AIの進化を業務改善につなげられます。

1．請求書を読み取り、入力に使えるテキストへ

請求書に書かれた取引先名や請求日、金額を確認し、管理システムへ入力する。日常的に発生する作業ですが、件数が増えるほど負担になります。

画像を扱えるAIモデルの進化は、こうした転記作業の効率化にも役立ちます。文字だけでなく、項目の位置関係や表の構成を捉えることで、請求書から必要な情報を取り出しやすくなっています。

Smart at AIでは、対応モデルを使ってkintoneに添付した画像やPDFを読み込み、内容を生成処理に活用できます。

例えば、請求書を添付し、次の情報を抽出するように設定します。

• 請求元の会社名
• 請求日・支払期限
• 請求金額・消費税額
• 明細の商品名・数量・金額

必要な項目を決めておけば、請求書全体を見ながら一つずつ打ち直す手間を減らせます。単なる文字起こしにとどまらず、確認や入力に使いやすい形へ整理できることがポイントです。

読み取り結果は原本と照合する必要がありますが、作業の中心を「最初から入力する」から「抽出された内容を確認する」へ変えられます。

2．指定のフォーマットを参照して、帳票作成を効率化

書類の作成では、内容をまとめるだけでなく、提出先が指定するフォーマットに合わせる作業にも時間がかかります。そこで活用できるのが、Smart at AIの「ファイルリファレンス機能」です。指定したkintoneアプリにファイルを事前登録し、生成時に参照させることができます。

例えば、自治体に提出する就労証明書。対象となる区のフォーマットを登録し、従業員の氏名や勤務先、就労時間などの情報と組み合わせて、その様式に沿った書類を作成する使い方です。参照するファイルと必要な情報、作成時の指示をあらかじめ設定することで、担当者が毎回フォーマットを探し、AIに一から説明する手間を減らせます。ファイル出力には、必要に応じてコードインタープリターなどの生成機能を組み合わせます。

AIが書式を理解する力と、業務で使うフォーマットを参照する仕組みを組み合わせることで、帳票作成を進めやすくなります。なお、元の書式の再現性はファイル形式やモデル、設定によって異なります。提出前には、記載内容とレイアウトを確認する運用が必要です。

3．HTML・CSSで、見やすく伝わるレポートへ

AIの進化は、生成する文章の内容だけでなく、見せ方にも表れています。

HTML・CSSは、情報の配置や文字の大きさ、色などを指定するための仕組みです。これらの生成能力が向上することで、長い文章だけの出力から、要点を視覚的に把握しやすいレポートへと活用を広げられます。

例えば、kintoneに蓄積した活動記録や案件情報をもとに、次のような出力を目指せます。

• 重要な数値を大きく示した営業レポート
• 成果・課題・次のアクションを整理した週次報告
• 複数の案の違いが分かる比較表

「重要な数値を目立たせる」「項目ごとに色分けする」「余白を使って読みやすくする」といった指示を加えることで、内容を伝えやすい形に整えられます。

Smart at AIでこのような指示を業務用の設定として用意すれば、利用者が毎回HTMLやCSSを記述する必要はありません。生成結果を確認し、必要な調整を加えることで、共有資料を整える負担の軽減につながります。

AIの進化を、チーム全体の業務改善へ

AIの性能が上がっても、活用できる人が一部に限られていては、組織全体の業務改善にはつながりにくいものです。

Smart at AIなら、「請求書から必要な情報を取り出す」「登録した書式を使って書類を作る」「活動記録を読みやすくまとめる」といった使い方を、kintoneの業務アプリに組み込めます。

AIに詳しい担当者が整えた使い方を、チームで共有できる。 これがSmart at AIの強みです。利用者それぞれが指示の出し方を学ぶ負担を減らし、AIの操作に不慣れな方も、日常業務の流れの中で活用しやすくなります。

また、有料版では、個々の利用者がそれぞれAIサービスを契約することなく、Smart at AIを通じて複数のAIモデルを利用できます。

全員に個別の有料AIライセンスを配布する方法と比べて、利用人数や頻度、契約プランによっては費用を抑えられる可能性もあります。特に、決まった業務で必要なときにAIを使いたい場合には、比較したい選択肢です。

以前試した業務を、もう一度Smart at AIで

請求書から情報を読み取る。指定の書式で帳票を作る。業務データを見やすいレポートにまとめる。

AIモデルの進化とSmart at AIの機能を組み合わせることで、日々の業務に取り入れられる使い方が広がっています。

「以前試したときは、手直しが多くて使いづらかった」という業務こそ、あらためて試してみませんか。M-SOLUTIONSでは、お客様の業務に合わせたSmart at AIの活用をご支援しています。