【kintoneは使えない？】社内定着に苦戦している担当者に送る解決策

kintoneはクラウドサービスで、ノーコードでシステムを作成できます。

システムを素早く作成して利用できるため、社内の業務改善に役立ちます。
多くのユーザーが便利に利用していますが、一方でユーザーから「使えない」と声が上がることがあります。

どのようなサービスでも、使いにくいと言われることはあります。
そのような声が上がる時は、大抵理由があります。

この記事では、kintoneが一部のユーザーからなぜ使いにくいと言われてしまうのかを解説し、その解決策をお伝えします。
kintoneの社内定着に困っている方は、ぜひご覧ください。

kintoneが使えないと言われてしまう理由

◆アプリが直感的でない

kintoneは自由にアプリを作成できます。

ただ自由に作成できるがゆえ、作成したアプリがユーザーにとって直感的でない、またはユーザーフレンドリーではなくなってしまうことがあります。

直感的でないとユーザーは使用を避けてしまう場合があります。

◆kintoneの機能不足

kintoneがユーザーのニーズを満たす機能を提供していない場合、ユーザーは使用を避ける可能性があります。

◆kintoneのトレーニング不足

適切なトレーニングや教育が提供されていない場合、ユーザーは新しいシステムを使いこなすのが難しいと感じるかもしれません。

◆コミュニケーション不足

システムの利点やその使用方法が十分にコミュニケーションされていない場合、ユーザーはそれを使用する動機を見つけられないかもしれません。

ユーザーから「使えない」という声が上がった場合、上記のいずれかのポイントが原因です。
もし対応できていない場合は、次のような対策をすることがおすすめです。

「kintoneは使えない」を払拭する方法

◆アプリの項目を変更する

kintoneはアプリの項目を変更することができます。

そのため、ユーザーから「使いにくい」という声が上がった場合は、具体的にどの部分が使いにくいのかをヒアリングし、項目を変更することで、ユーザーが使いやすくなる可能性があります。

項目の並びを変更したり、ラベルに説明を加えるだけでも、使い勝手が大幅に改善される場合があります。
担当者の考えだけでアプリを構築するのではなく、実際に使うユーザーの意見を聞きながらアプリを構築していくことが重要です。

◆kintoneへ機能追加を行う

機能不足が指摘された場合は、kintoneのプラグインを使用して機能を強化することをお勧めします。

プラグインを利用すると追加費用がかかりますが、使い勝手が向上するため価値があります。
要望が多い機能追加は、以下のようなものがあります。

①検索性を向上したい

kintoneは、標準機能で絞込み検索と全体検索機能を持っています。
この機能を使い、kintone内のデータやアプリのレコードを検索することができます。

しかし、アプリのレコードを素早く検索する必要がある場合、これらの検索機能では使い勝手が悪いことがあります。

例えば、全体検索で検索すると、別のアプリのデータも検索してしまい、余計な検索結果が表示されます。

一方、絞り込み検索はアプリ内のレコードを検索できますが、複数のクリックや絞り込みの操作が必要になります。
絞り込みの回数が多い場合、条件の設定が手間になります。

これらの理由から、ユーザーはkintoneを検索しにくいと感じ、使わなくなることがあります。

この問題を解決するためには、検索拡張プラグインを利用することがあります。
このプラグインはkintoneの一覧画面に検索窓を設置するプラグインです。
検索したい文字列を検索窓に入力するだけで、すぐに検索ができます。

これにより、検索性が向上し、ユーザーの満足度が向上することができます。

②Excelのような入力画面が欲しい

kintoneはExcelからの乗り換えが多い傾向にあります。
例えば、kintoneで見積もり管理システムを作成する場合、多くの場合、Excelからの乗り換えです。

kintoneを利用すれば、クラウド上で見積情報を共有でき、業務が効率的になりますが、kintoneだけで管理しようとすると、kintoneの入力フォームで見積もりを作成する必要があります。

kintoneのフォームに慣れることができれば問題ありませんが、Excelのフォームに慣れている方にとっては、kintoneのフォームに情報を入力する作業に手間を感じる場合があります。

このような場合、プラグインを利用して、kintoneとExcelの併用で問題を解決できます。

Smart at tools for kintone Excel入力というプラグインを使えば、Excelで見積もりを作成し、それをkintoneに添付するだけでkintoneのレコードのデータに取り込むことが可能です。

kintoneにデータを取り込むと、データを一覧で管理できるため、素早く検索したり、ワークフロー機能で承認したり、コメント機能で見積もりの修正依頼をしたりすることができます。

さらに、クラウド上で情報を管理するため、場所を選ばず、どの端末でも管理することができます。

Excelに慣れている人には、Excelの良さを残しながら、kintoneを使ってもらうことで、より使いやすくして、定着させることができます。

③マスタデータの更新を反映させたい

kintoneを使いづらいと感じてしまう理由の1つとして、リレーショナルデータベースのように使えないことが挙げられます。

特にAccessからkintoneに移行する場合、このような悩みがよく発生します。
Accessがリレーショナルデータベースであるのに対し、kintoneはカード型のデータベースだからです。

kintoneもルックアップや関連レコード一覧といった機能で、データベース間をリレーションできますが、リレーショナルデータベースのように、マスタデータを更新した時にデータが全て更新されるような動的な関係とは少し違います。

このような仕組みによりリレーショナルデータベースに慣れている人からすると、kintoneが使いづらいと感じられる場合があります。
この問題を解決するためには、ルックアップコピー先反映プラグインの導入がオススメです。

これにより、ルックアップ先のデータが更新された場合に自動的に更新されるようになります。
カード型のデータベースでも、リレーショナルデータベースのようなデータ更新が可能になり、使いやすくなります。

④チャットツールと連携させたい

最近、社内コミュニケーションにおいて、チャットツールの使用頻度が高まっています。
そのため、kintoneの情報に更新があった場合には、チャットツールへ通知することが求められます。

しかし、kintoneでは、チャットツールとの連携機能が限られているため、通知を行うためにはプラグインが必要です。

Smart at message for kintoneというサービスを導入することで、kintoneとチャットツールを連携し、より便利に使用することができます。

このサービスを使うと、kintoneからMicrosoft Teams、LINE WORKS、Chatwork、Slackに更新通知を送ることができます。

さらに、通知の文章も編集できるため、ユーザーが更新内容をわかりやすく受け取ることができます。
チャットツールと連携することで、ユーザーがより使いやすくなり、kintoneが定着しやすくなります。

kintoneは標準で多くのことができるため、便利ですが、ユーザーのニーズによっては不十分な場合があります。
そのような場合には、プラグインを使用して機能を補えば、ユーザーが使いやすく感じるようになり、浸透が進むでしょう。

なおプラグインは無料トライアルが可能ですので、興味がある方は以下からお申し込みください。

◆kintoneのトレーニングを行う

kintoneが使えないと言われた時に使い方を伝えていなかったり、そもそもkintone自体の説明が不足している場合があります。
その場合は、トレーニングの時間をとってユーザーに使い方をレクチャーしましょう。

基本的には自社でトレーニングすることが多いと思いますが、場合によっては専門家にレクチャーを頼むことも重要です。

例えば「クラウドユニバーシティ」ではkintoneの基本的な研修を用意している会社です。
こちらの研修を学ぶことで、kintoneを理解し、ユーザーに使ってもらえるようになります。

◆kintoneを使うメリットを伝える

新たにkintoneを導入することで得られるメリットをユーザーに伝えることが重要です。
導入担当者だけがそのメリットを理解しているだけでは、現場のメンバーが使いこなすことを躊躇する場合もあります。

kintoneは作業時間の削減、ペーパーレス化によるコスト削減など、様々な面で効果が期待できますが、それらを見積もり、ユーザーにも伝えるようにしましょう。
kintoneを導入することの価値に共感してもらえれば、慣れていないユーザーでも積極的に活用してくれるはずです。

以上、「kintoneが使えない」とユーザーから言われた担当者に向けて、その原因と解決策についてご紹介しました。
kintoneは便利なツールであり、様々なアプリケーションを作成し、多くの業務を改善することができます。

ユーザーに一度使えないと言われたからといって、諦めるのはもったいないです。
解決策を試して、社内で浸透させるように行動しましょう。