【アプリを無償提供中】kintoneで議事録を管理する方法

本記事はkintone（キントーン）で議事録の管理を行いたい方向けに実現方法をご紹介いたします。（無償アプリを配布しています。アプリをご希望の方は以下のバナーよりお申し込みください）

 

 

 

会議の議事録とは？

 

議事録は会議のやりとりや決定事項、今後やることなどをまとめたものです。議事録を残しておけば、参加者の会話内容や会議で発生した意思決定を会議後に確認できます。記録に手間はかかりますが、残しておくと便利です。

 

議事録にはWordが最適？

 

会議の議事録にはよくWordが使われます。Wordは文章作成ができるからです。議事録に合わせた文章を作成できるため、Wordは議事録作成に便利です。一方で不便な点もあります。

 

▼Wordが議事録に不便な点

 

・ファイルを共有しづらい（共有するためにはメール送信が必要）
・複数ファイルの横断検索がしづらい

・閲覧履歴が取れない

 

 

ファイルを共有しづらい

 

議事録は情報共有のため、会議の参加者以外に共有を行うことがあります。Wordの議事録はローカルファイルで作成されるので、メールなどで共有する必要があります。わざわざ共有しなければいけない点は手間があります。

 

複数ファイルの横断検索がしづらい

 

議事録をWordで作成する場合、１ファイルごとに議事録を作成します。そのため、議事録を探すときにファイルを１つずつ開いて探す必要があります。もちろんパソコンで検索できますが、整理

しないと議事録以外のファイルも混じってしまい、議事録を探すのに苦労します。

 

閲覧履歴が取れない

 

Wordはダウンロードして中身を見るものです。個人のパソコンにダウンロードされたWordの閲覧状況を議事録の管理者が把握することは困難です。そのためWordで議事録管理をしていると、誰が議事録を閲覧したかをチェックできません。

 

以上のようにWordでの議事録作成は便利ですが、共有・検索・閲覧履歴管理には課題があります。では、このような課題を解決するにはどのような方法があるのでしょうか？

 

議事録管理にkintoneを使おう！

 

オススメはkintoneでの議事録管理です。kintoneでは議事録管理アプリをかんたんに作成できます。kintoneで議事録管理をすることで、会議に不参加だった社員へ簡単に情報共有できます。またプラグインを組み合わせれば、過去の議事録を横断検索、閲覧履歴の確認ができます。議事録の運営を効果的にできます。

 

議事録管理に必要なものは？

 

以下のサービスを利用すると便利です。

• kintone
• 検索拡張プラグイン
• 既読チェックプラグイン
• 文字列結合プラグイン

 

kintone

 

kintoneは業務システムをノーコードで作成できるクラウドサービスです。議事録管理アプリはもちろん、顧客管理や人事管理、申請管理アプリなども作成可能できます。またkintoneは情報共有の仕組みが搭載されているので、議事録用のレコードを作成すれば、必要なメンバーに自動的に共有されます。

 

検索拡張プラグイン&文字列結合プラグイン

 

kintoneにはプラグインという機能があります。プラグインを使えば、kintoneの標準機能にはない機能を付与できます。検索拡張プラグインを使うと、kintoneの検索機能を強化できます。更に文字列結合プラグインも併せて使えば、レコード内の該当キーワードを広く検索できるように強化できます。

 

 

 

既読チェックプラグイン

 

kintoneにはレコードの閲覧履歴をチェックする機能はありません。そこで既読チェックプラグインを利用すると、レコードの閲覧履歴をチェックできるようになります。議事録管理だと、誰がどの議事録を確認したのかを把握できます。

 

 

 

以上、kintoneで議事録管理する方法でした。議事録の運用に課題がある企業には大変便利な仕組みです。なお今回、本記事で紹介した議事録管理アプリのテンプレートを無償で提供しています。議事録管理アプリを利用したい方は、下記、申込みフォームよりお申し込みください。テンプレートファイルをお渡しします。

 

 

 

その他アプリテンプレートを無料配布している記事

 

【kintone】掲示板の使い方を解説【M-SOL事例】

 

 

【無償テンプレ提供中】Excelの見積書をそのまま使い、kintoneで承認と集計をラクにする方法