【無償テンプレ提供中】Excelの見積書をそのまま使い、kintoneで承認と集計をラクにする方法

見積書をExcelで管理しているが、金額承認や集計作業に時間がかかり不便。効率化のためシステム化したい。

しかし、扱う商品の関係上、見積パターンが複雑…そのためシステム化ができない…

このような課題を抱えている方向けにExcelの見積書を使いながら、kintone（提供：サイボウズ株式会社）で承認や集計作業を効率化する方法をご紹介します。

記事の最後にはすぐに使えるアプリテンプレートを用意。無料でダウンロードできるので、ぜひ最後までご覧ください。

Excel見積書の便利な点、不便な点

Excelでの見積作成は便利です。なぜならExcelは自由に帳票をデザインできるからです。イレギュラーな見積書も表現できます。しかし、見積金額の承認作業や、集計作業には不便です。Excelの見積書はファイルごとに独立しているからです。

金額承認を受ける場合、作成者はメールを作成、Excelを添付して、上長宛に送付する必要があります。また金額を集計する場合は、見積書から金額の値を抜き出し、他の見積書の金額と統合する必要があります。このようにExcelでの見積作成は便利な点と不便な点があります。

不便な点の解決方法は？

kintoneと『Smart at tools for kintone Excel入力』を利用すれば解決できます。この2つを使うと、Excelの見積書を使いながら承認や集計作業を効率化できます。Smart at tools for kintone Excel入力はExcelの見積書をkintoneに取り込めるプラグインです。

kintoneのレコードにExcelを添付するだけで、セルの値を取り込めます。この仕組みを使い、kintoneに見積情報を集約。承認と集計作業はkintone上で行います。

設定方法は？

設定方法は次の３ステップです。

①kintoneに見積管理アプリを作成する

②Excelのセルとkintoneのフィールドを紐づけるマッピング用のExcelシートを作成する

③kintoneにSmart at tools for kintone Excel入力を設定する

以上、Excelの見積書をやめずに承認と集計作業を効率化する方法でした。Excelは強み弱みがありますが、kintoneやSmart at tools for kintone Excel入力と組み合わせると弱みを補えます。うまくツールを併用して、業務を効率化していきましょう。

そして、今回は記事で紹介した見積管理の無償テンプレートをプレゼント。Smart at tools for kintone Excel入力を使ってみたい方はオススメです。以下のフォームからダウンロードできます。興味がある方はぜひお申し込みください。