kintoneで顧客管理アプリを構築する方法を解説

kintoneで顧客管理アプリを構築したいけれど、どうやって構築すれば良いか分からないとお悩みの方へ。

この記事では、kintoneを使って顧客管理アプリをゼロから構築するための具体的な手順を、ステップバイステップでご紹介します。

初心者でも安心して取り組めるガイドとなっています。ぜひご覧ください。

kintoneで顧客管理アプリを作成する手順

以下の手順で考えることがオススメです。

1. 現在の顧客管理の課題整理
2. 顧客管理アプリを作成する
3. 顧客管理アプリを改良する
4. テスト運用する
5. 改善する
6. 機能を拡張する
7. データを取り込む
8. 運用開始
9. フィードバックをもらう
10. 更に改善する

1.現在の顧客管理システムの課題整理

まずは、現在の顧客管理の課題を整理します。既存の管理方法をなぜ乗り換えたいのかを明確にしておきましょう。

例えば、Excelで顧客管理をしている場合、

• データの一貫性と整合性が欠如している
• 共有がしづらい
• フォーマットが壊れてしまう

などが課題になることが多いです。

また既存のパッケージソフトや自社開発システムの場合、

• システム変更ができない
• 他システムとの連携ができない
• クラウド化したい

などが挙げられます。

どのような課題があり、どう解決したいのかを明確にしておくようにしましょう。

2. kintoneで顧客管理アプリを作成する

次に、既存の顧客台帳をもとにアプリを作成しましょう。

通常、システム導入時には要件定義を行いますが、

kintoneを使う場合、まずは既存の顧客台帳の項目をもとにアプリを作成することをお勧めします。

その理由は、kintoneの最大の特徴が「ドラッグ＆ドロップ」で簡単にアプリを構築できる点にあります。

プログラミングの知識がなくても、すぐにモックアップを作成できるため、要件の整理がしやすくなります。

まずは、既存の顧客台帳を参考にしながらアプリを作ってみましょう。

3.顧客管理アプリを改良

作成したモックアップは、実際に 使おうとすると入力が不便だったり、 必要な情報が見づらかったりします。そのため、 使いづらいなといった点を洗い出し、 アプリを改善していきましょう。

改善のポイントは次の通りです。

マスタアプリを追加する

既存の帳票をもとにアプリを作成すると、情報の管理がしづらくなる場合があります。例えば、既存の顧客台帳に会社情報と担当者情報が含まれているとします。この場合、帳票をそのままkintoneアプリに置き換えると、1つのアプリ内で会社情報と担当者情報を1対Nの関係で管理することになります。

しかし、このような構成では、担当者情報を検索したり集計したりする際に不便が生じることがあります。そこで、担当者マスターアプリを作成し、モックアップのアプリとルックアップ機能で連携させることで、使い勝手が向上します。

このように、既存の情報をそのままアプリ化すると操作性に問題が出る場合があるため、必要に応じてマスターアプリを作成し、連携を行うと良いでしょう。

ユニークキーにレコード番号は使わない

マスターアプリと顧客管理アプリを連携する際には、ルックアップ機能や関連レコード一覧機能を活用します。

このとき、どのキーを使って連携するかを慎重に検討する必要がありますが、レコード番号を使用することは避けた方が良いでしょう。

その理由は、レコード番号は自動採番されるものの、使い勝手が悪いためです。

具体的には、レコード番号はレコードの追加順に自動生成されますが、レコードを削除すると番号が飛び飛びになったり、データを別のアプリに移した際にレコード番号が新たに割り振られ、元の番号と一致しなくなる可能性があります。

これにより、データ管理が煩雑になり、不便が生じます。

そのため、レコード番号の代わりに、文字列フィールドでユニークキーを定義して連携キーとして使用することを推奨します。kintoneの標準機能には、レコード番号以外の自動採番機能がないため、この機能を補うにはkintoneプラグインや連携サービスを利用する必要があります。

なお、これらのサービスには費用が発生する場合がありますが、最初は無料のプラグインを使って自動採番機能を追加し、無料でプロトタイプを作成するのも良い方法です。

いずれにしても、アプリ間の連携キーとしてレコード番号の使用は避けるようにしましょう。

一覧や集計機能を設定する

アプリのフィールド項目を設定・修正し、マスターアプリと連携して調整した後は、次に一覧や集計機能を設定しましょう。現場の人が使いやすい一覧や集計を用意することが重要です。どのような情報を見たいのかをしっかりと考慮しながら、構築を進めていくことがベストです。

デザインを整える

初期段階からデザインにこだわることは、利用者が積極的にアプリを使うために非常に重要です。デザインをどう改善すれば良いか分からない場合は、サイボウズが公開している記事「kintoneアプリをもっと便利にするデザインの工夫」を参考にすると良いでしょう。

フィールドコードを整える

フィールドコードは、なるべくフィールド名と統一することをおすすめします。理由は、今後アプリを修正する際にフィールドコードが分かりやすいと、アプリの改善が非常にスムーズに行えるためです。

特にこだわりがなければ、フィールドコード名はフィールドのタイトルと一致させるとよいでしょう。フィールド名に特殊記号が含まれていて一致させられない場合は、アンダーバーや数字を使って、一定のルールに基づき整えることで、管理がしやすくなります。

4. 顧客管理アプリのテスト運用

アプリを作成した後、まずは社内で試用します。少量のデータを入力し、実際の運用イメージを確認します。

この段階では、入力の手間や使い勝手など、実際の運用における課題を発見することが目標です。

できれば、試用時には実際に業務で使う担当者に協力してもらい、実際の業務を想定しながらアプリを操作してもらうことをおすすめします。

これにより、アプリを作成した側では気づけないポイントや、改善すべき点についてフィードバックを受けることができ、より実用的なアプリに仕上げることが可能です。

5. 顧客管理アプリの改善

テスト運用で見つかった問題点や改善点は、速やかにアプリに反映して改良しましょう。標準機能で対応できる部分は、早めに改善しておくことが重要です。こうすることで、アプリの完成度を高め、業務の効率化がさらに進みます。

6. 顧客管理の要件に応じて、kintoneの機能を拡張する

基本的な機能が固まったら、kintoneのプラグインやカスタマイズ機能を利用して、機能を拡張します。

例えば、顧客管理では、検索機能を便利にしたい。kintoneからメールを送信できるようにしたい。顧客に関係する大容量データを顧客に紐づけて管理したいなどの要望が出てきたりします。

これらの要件に応じて、機能を拡張するかどうかを検討しましょう。

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7. kintoneの顧客管理アプリへ、既存の顧客管理システムからデータを取り込む

既存の顧客データや案件データをkintoneにインポートする際は、CSVファイルを使って一括でデータを取り込むことができます。この際、データの整合性を確認し、必要に応じてフォーマットを調整することが重要です。

注意を払いながら取り込みを行いましょう。

なお、kintoneの標準機能ではCSVによるデータの取り込みは可能ですが、画像の一括取り込みには対応していません。

そのため、画像を一括で取り込みたい場合は、kintone連携サービスを活用するとスムーズに作業が進められます。必要に応じて、こうしたサービスの利用を検討しましょう。

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8. 顧客管理アプリ、運用開始

データの取り込みとアプリの設定が完了したら、実際に運用を開始します。社内ユーザーに使い方を説明し、業務にkintoneを取り入れてもらいましょう。

この段階では、kintoneの操作性や機能が社内に浸透していくことが期待されます。必要に応じてサポートを提供し、スムーズな導入を促進することが重要です。

9. フィードバックをもらう

運用開始後は、実際に使っているユーザーからのフィードバックを収集することが重要です。使いにくい部分や改善点、追加してほしい機能について積極的に意見をもらいましょう。

そのために、kintoneで「改善要望箱」を作成し、ユーザーから意見を集める仕組みを設けるのも効果的です。kintoneは柔軟に改善ができるサービスなので、このようなフィードバックを活かし、システムの向上に努めましょう。

ユーザーの意見を積極的に取り入れることで、より実用的で使いやすいシステムに成長させることができます。

10.顧客管理アプリを更に改善

フィードバックを基に、操作性の向上や新機能の追加など、ユーザーのニーズに応じてアプリを柔軟に改善し、完成度を高めていきます。また、改善が進むにつれて、kintoneの標準機能だけでは対応できない要望が出てくることもあります。

その際には、kintoneのプラグインや連携サービスの活用を積極的に検討しましょう。費用対効果が見込める場合、これらのツールを導入することでさらなる業務改善が期待できます。状況に応じてこれらのツールを取り入れ、システムを強化していくことをおすすめします。

kintoneのプラグイン一覧はこちら

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kintoneのオススメプラグイン・連携サービス30選

このプロセスを繰り返すことで、kintone上で効果的な顧客管理が実現できるでしょう。

以上、kintoneで顧客管理アプリを構築するステップをご紹介しました。kintoneで顧客管理を検討している方は、ぜひこの手順を参考に進めてみてはいかがでしょうか？

なお、顧客管理システムに便利なプラグインはトライアルも可能です。興味のある方は、ぜひお気軽にお申し込みください。