工場や物流センターの入館手続きを効率化する方法

DX（デジタルトランスフォーメーション）の波は、あらゆる業界に押し寄せています。

しかし、工場や物流センターなどの入館手続きにおいては、未だに紙ベースのアナログ管理が主流であり、非効率な運用が課題となっています。

この記事では、工場や物流センターの入館手続きにおける課題を解決し、デジタル化を推進するための具体的な方法をご紹介します。

特に、工場や物流センターの入館手続きの効率化と安全性の向上を目指す企業のご担当者様にとって、有益な情報となるでしょう。

工場や物流センターの入館手続きの課題は記入項目が多いこと

工場や物流センターは、安全や衛生管理のため、入館時の記入項目が多いのが特徴です。

例えば、訪問日時や訪問者の名前、連絡先といった基本的な情報はもちろんのこと、健康状態や体温、海外渡航歴や渡航先国名、車両番号などの様々な情報を訪問者は紙の受付表に記入します。

訪問者がなぜ多くの情報を記入しなければならないかというと、工場や物流センターには多くの訪問者が出入りしているためです。

工場や物流センターの管理者はトラブル発生時に迅速に対応できるよう、入館時に情報を紙で収集しています。

紙への記入項目が多いと訪問者の入館に時間がかかり、対応する管理者（守衛など）の負担も増えます。

さらに、手続きが長引くと次の訪問者を待たせることになり、多くの人のボトルネックになってしまいます。

記入項目を減らせば入館手続きによる待ち時間を削減できますが、記入項目は必要な情報であるため項目の削減は実現は難しいです。

では、どのようにして入館手続きを効率化すればよいのでしょうか？

入館手続きのボトルネック解消には事前入力が有効

入館手続きで待ち時間をなくすためには、必要な情報を事前に入力できる仕組みを導入することが有効です。

事前に入館情報を記入しておき、入館時にすぐ提出できるようにしておけば、手続きがスムーズになり、訪問者や管理者、そして次の訪問者の待ち時間を減らすことができます。

では受付に必要な情報を事前に入力しておける仕組みはどのようなものがあるでしょうか？

受付情報の事前入力にはSmart at reception for FACTORY

受付での情報記入を紙ではなくクラウドサービスを利用することで、事前に情報を入力することが可能になります。

工場や物流センター向けの受付サービス「Smart at reception for FACTORY」では、事前に入館に必要な情報を入力できる仕組みが提供されています。

訪問者は独自情報を事前に入力した後に、受付時には、QRコードをiPadにかざすだけで、入館可能です。

これにより、訪問者や管理者、そして次の訪問者の待機時間を減らし、入館手続きのスピードアップが実現します。

導入はインターネットに繋がったiPadがあればOK

Smart at reception for FACTORYは、iPadを活用したクラウド型受付サービスです。インターネット接続が可能なiPadを用意すれば、すぐに受付で利用できます。

工場や物流センターの受付場所は、オフィスから離れていることが多く、ハードウェアや物理回線の準備が手間になる場合がありますが、

Smart at reception for FACTORYはシンプルに導入でき、そうした負担を軽減します。

また、入館時に物理的な入館証が必要な場合には、ラベルプリンタと連携して発行することも可能です。

独自項目は自由に設定可能

Smart at reception for FACTORYでは、管理者が入力してほしい独自項目を自由に設定することが可能です。

この仕組みにより、各工場や物流センターがそれぞれ必要とする情報を柔軟に収集でき、個別のニーズに対応した受付業務の管理が実現します。

事前入力不可の設定も可能

Smart at reception for FACTORYでは、体温や体調など受付時点で確認が必要な情報については、事前入力を無効にし、iPadでの入力を必須にすることが可能です。

これにより、リアルタイムでの正確な情報収集が確保されつつ、他の情報は事前に入力しておくことで、効率的な入館手続きが実現します。

まとめ

Smart at reception for FACTORYは、工場や物流センターの受付業務をデジタル化し、入館手続きのボトルネックを解消するサービスです。

このサービスを導入することで、入館がスムーズになり、訪問者や管理者は他の重要な業務により多くの時間を割けるようになります。

受付業務の効率化と安全性向上に寄与する強力なツールです。トライアルも可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

Smart at reception for FACTORYで、工場や物流センターの受付のDXを今すぐ始めましょう！

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