【安否確認】工場に「誰が残っているか」が分かる。iPad受付システムで実現するBCP対策

この記事でわかること

• 工場の受付現場が抱える災害時特有のリスクと課題
• iPadのローカル環境に受付履歴を残す仕組みと、その安否確認への活用方法
• 災害発生時に実際に行う安否確認の具体的な手順
• 平常時の入退館管理が災害時対応にそのままつながる理由

執筆者

M-SOLUTIONS　受付メディア編集部

工場でのBCP対策において、こんな不安をお持ちではないでしょうか？

「地震などの災害が起きたとき、来訪者や協力会社の方が今どこにいるか、すぐに把握できる自信がない」「非常時に誰が建屋内に残っているかを瞬時に確認するのは難しい」「ネットワークが不通になったら、クラウドのシステムは使えなくなるのではないか」。

災害の多い日本では安否確認は非常に重要です。そんな中、いち早く、正確に情報を把握できる体制を整えておきたいところですが、災害時は電気やインターネット回線が、不通になることも。そこで、今回はそんな非常事でも安心して運用できるiPad受付システムを利用した仕組みをご案内いたします。

工場現場が抱える災害時のリスク

工場には従業員だけでなく、協力会社の作業者や納品業者、見学者など、日々多くの外部関係者が出入りします。そのため、自社の従業員の安否確認だけでなく、工場内にいる人が誰なのかを把握する必要があります。

しかし、災害時には電気系統や通信インフラが不安定になることがあります。誰が工場に入構しているかをクラウド上のデータのみで管理していると、ネットワークが遮断された瞬間に入退場の記録を確認する手段を失ってしまいます。紙の受付台帳であればネットワーク障害の影響を受けませんが、非常時に備えて紙の台帳だけで管理していると、普段の生産性を低下させてしまいます。

Smart at reception for FACTORYなら、オフラインでも安否確認ができる

「Smart at reception for FACTORY」は、工場向けに特化したiPad型無人受付システムです。来訪者が受付時にQRコードの読み込みやボタン選択によって担当者を呼び出すことができ、その際に入館日時、来訪者名、来訪先といった情報を自動的に記録します。退館時も同様に、専用のQRコードを読み込むことで退館処理が完了し、退館日時が履歴に反映されます。

本システムでは、受付履歴をiPad本体に定期的にダウンロードできます。オンライン環境はもちろん、ネットワークに接続できないオフラインの状況でも、入館者情報を確認できます。クラウド上の管理画面に依存せず、その場にあるiPad単体で「誰が受付を済ませ、まだ退館していないか」を把握できます。また、iPadは内部にバッテリーを保持しているため、電力供給が止まっても数時間は利用できます。

つまり、平常時から続けている入退館記録の積み重ねそのものが、災害発生時には「退館時刻が記録されていない人＝建屋内に残っている可能性が高い人」を特定するためのデータになります。特別な準備をしなくても、日常の受付運用の延長線上で安否確認に対応できる点が、この仕組みの強みです。

災害発生時の安否確認、具体的な手順

災害発生時の手順は次の通りです。

iPadを受付スタンドから取り外す

通信が不安定な状況でも、iPad本体があれば入退館履歴を確認できます。受付スタンドに固定されたiPadを持ち出し、安全な場所で確認作業を行います。

「受付履歴」タブを選択し、退館時刻が未記録の来訪者を確認する

受付履歴の一覧には、来訪日時・退館日時・来訪者名・来訪先などが表示されます。退館日時の欄が空欄になっている人が、建屋内に残っている可能性が高い対象者です。

必要に応じて受付履歴をCSVで出力し、安否確認をする

受付履歴はCSV形式で出力できるため、必要に応じて出力し、iPadの標準アプリ(Numbersなど)で開いて確認・編集できます。担当者間での共有や、避難誘導担当者への引き継ぎにも活用できます。

「〇〇さん、ご無事ですか」と一人ひとりに呼びかけながら、確認が取れた対象者にチェックやコメントを入力します。安否状況の欄に○や不明などの状態を記録することで、確認漏れを防ぎながら対応状況を可視化できます。

このように、Smart at reception for FACTORYを日頃利用していれば、そのまま災害時の安否確認ツールとして使えます。非常時用に別の仕組みを用意する必要がありません。

まとめ

工場の受付現場では、平常時の業務効率化が重要です。一方で、もしもの災害発生時に備えて、安否確認体制を確立しておくことも重要です。そのためには、「誰が建屋内に残っているか」を素早く把握できる体制づくりが求められます。

Smart at reception for FACTORYは、通常時の効率的な受付管理ができることはもちろん、iPad本体に受付履歴をローカル保存する仕組みにより、ネットワークが使えない状況でも入退館履歴を確認でき、そのまま安否確認の基礎データとして活用できます。

平常時の受付効率化と、非常時の安否確認体制の両方を一つの仕組みでカバーできる点は、工場のBCP対策を検討するうえで有力な材料になるはずです。

Smart at reception for FACTORYがどのように自社工場の受付業務の効率化・BCP対策に組み込めるか気になる方は、資料やお問い合わせ窓口をご用意しておりますので、ぜひご相談ください。