工場向けの受付システムが新登場【Smart at reception for FACTORY】

iPad型受付システムの「Smart at reception」が、工場の受付向けに特化したバージョンをリリースしました。その名も「Smart at reception for FACTORY」です。

「Smart at reception」の使いやすさはそのままに、工場で必要とされる様々な機能を搭載しています。これにより、多くの取引先が出入りする工場の業務負荷を削減し、人件費の削減も実現します。

本記事では、「Smart at reception for FACTORY」について詳しく紹介します。

Smart at receptionとは？

「Smart at reception」はiPadを使ったクラウド型無人受付システムです。簡単に導入でき、多様な連絡手段（電話、メール、チャット、ビデオ通話）でスムーズな受付を実現します。

QRコードをかざすだけで受付が完了し、人との接触を減らし、安全で効率的な受付をサポートします。訪問者情報の管理や通知機能も充実しており、オフィスや工場の受付業務を効率化します。

工場の受付業務の課題

工場での受付業務の課題は次のようなものがあります。

工場独自の要件に対応が必要

工場の受付システムは、オフィス用のものとは異なり、特有の機能要件が必要です。

たとえば、複数人の入館や1週間の滞在を設定する長期来訪期間などがあります。

さらに、セキュリティの観点からはPCの持ち込みの有無や車両ナンバーの登録が求められます。

これらの機能はオフィス向け受付システムには通常含まれておらず、使い勝手が合わないことがあります。

効率性が求められる

工場の受付業務の効率化には、いくつかの課題が存在します。

例えば、ピーク時の訪問者が集中することにより、渋滞の発生、対応の遅れ、手動プロセスによる時間の無駄やミスの増加、煩雑な業務によってスタッフの負担が増えることなどが挙げられます。

これらの問題を解決することが、効率的な受付業務には必要です。

コストがかかる

工場の受付業務はコストがかかります。具体的には人件費、ITシステムの導入・運用費、設備費、トレーニング費用、消耗品費用などがあります。

特に人件費は大きな比重を占めます。大規模な工場では、複数のスタッフが受付管理を担当することもあります。これらのコストを削減することは、経営にとって重要です。

セキュリティに注意する必要がある

工場の受付におけるセキュリティ課題として、訪問者や業者の身元確認が不十分だと不正侵入のリスクが高まり、また、入退室の記録が不徹底だと問題発生時の追跡が困難になります。

これらの課題に対処するために、事前登録制度を導入して身元確認を徹底し、入退室の記録をデジタル化してリアルタイムで監視・管理することが必要です。

工場向けの受付システム「Smart at reception for FACTORY」

「Smart at reception for FACTORY」は、工場向けの機能を搭載したiPad型受付システムです。通常のエディションである「Smart at reception」の機能に加え、工場特有の課題や要件に対応するための機能を追加しています。

では、具体的にどのような工場向けの機能があるのかを詳しくご紹介します。

来場期間の設定

工場では取引先が何度も来場する場合がありますが、毎回の入室で受付作業を繰り返すのは非効率です。

そこで「Smart at reception for FACTORY」を導入すると、来場期間を事前に設定できます。

例えば、1週間の来場が予定されている場合、その全期間を一度に登録可能です。これにより、取引先の受付作業の負担を大幅に軽減できます。

退館時間の記録

「Smart at reception for FACTORY」は、退館時間の記録も可能です。

他の受付システムでは入場の管理のみを行うものもありますが、このシステムではQRコードをiPadにかざすだけで簡単に記録が行えます。

これにより、来場者の入退場管理が一層スムーズになります。

QRコード一括受付で来場全員の入退館記録が残せる

工場への来場時に取引先の複数人が同時に入館する場合、個々にQRコードで入場する方法では時間がかかります。

特に10名前後のグループでは、この手続きが特に煩雑です。

そこで「Smart at reception for FACTORY」であれば、代表者がQRコードを使って一括で全員の受付を行うことができます。これにより、入退場の手間を大幅に効率化することが可能です。

当日に予定していなかった人員が増えたり、減ったりしても対応可能です。

入館証の印刷

来場者が許可を得て工場に入場しているかを確認するために、工場によっては入館証を首にかける運用をしています。

「Smart at reception for FACTORY」はEPSONのプリンタと連携しており、入館証の発行も可能です。

これにより、入場者の識別が容易になります。

持込物の管理

工場ではパソコンなどの持ち込み品を厳密に管理する必要があります。

「Smart at reception for FACTORY」は、来場者の持ち込み物を記録する機能を備えています。

このシステムを使用することで、誰が何を持ち込んだかを詳細に把握できます。

これは、取引先が持ち物を忘れた場合の追跡や、情報漏洩が発生した際の対応にも大いに役立ちます。

車両ナンバー管理

工場には来場者がトラックなどで訪れます。

その際、車両ナンバーによってどの取引先が工場に来ているのかを把握する必要があります。

「Smart at reception for FACTORY」には車両ナンバーを管理する機能が搭載されており、車両ナンバーを登録することで、どの取引先がどの車両で来場しているのかを簡単に把握でき、便利です。

オフライン管理

工場は電波が届きにくい立地にあったり、災害時の対策としてオフライン環境でも動作する仕組みが必要です。

「Smart at reception for FACTORY」は、オフラインでも来場者の情報を確認できます。

「Smart at reception for FACTORY」はクラウドサービスですが、定期的にiPadに来場者データをダウンロードする機能を備えており、インターネットに接続されていない状況になっても、来場者の確認が可能です。

以上、「Smart at reception for FACTORY」をご紹介しました。工場の受付業務を効率化し、業務のデジタル化やDXを進めたい方に非常におすすめのサービスです。

興味のある方は、トライアルや資料請求が可能ですので、お気軽にお申し込みください。