【kintone×ChatGPT】稟議書や議事録などの事務仕事を効率化する方法

ChatGPTをはじめとした生成AIは昨今、目覚ましい発展を遂げています。生成AIは文章を手軽に作成できるため、特にオフィスワーカーの仕事の生産性を劇的に向上する可能性を持っています。このChatGPTとビジネスアプリケーションが作れるkintoneを組み合わせると、日常の仕事がしやすくなります。

しかし、kintoneとChatGPTを組み合わせるとビジネスの事務仕事においてどのように利用できるかイメージが湧かないという方もまだまだ多いかと思います。そこで今回は、この２つの組み合わせを使うことで、どのように事務仕事が便利になるのかご紹介いたします。

kintoneとは

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のビジネスアプリケーションプラットフォームです。ノンプログラミングで簡単にデータベースアプリを作成でき、業務の効率化や業績向上に寄与します。

kintoneは汎用的なデータベースですので、ビジネスシーンのあらゆる事務仕事で利用ができます。稟議申請や議事録、日報、掲示板、報告書の作成など、どの会社でも行っているような業務の情報を管理できます。

ChatGPTとは

ChatGPTは、OpenAIによって開発された大規模な言語モデルです。人間のような会話を生成するために設計されたAIツールの1つで、さまざまな質問に答えたり、テキストベースのタスクを実行することができます。GPT（Generative Pre-trained Transformer）という技術に基づいており、大量のテキストデータを学習しています。

kintoneとChatGPTを連携する方法は？

プラグインを利用すると連携できます。kintoneはプラグインという機能追加ができる仕組みがあります。プラグインの中にSmart at AI for kintone Powered By GPT(以下、Smart at AI）というサービスがあります。これを利用すれば、簡単に連携できます。

Smart at AIとは

Smart at AIは、M-SOLUTIONS株式会社が提供するkintoneアプリとChatGPTを連携可能にするプラグインです。このプラグインを利用すると、kintone内でChatGPTの機能を直接使用でき、ビジネスコミュニケーションや業務の効率化を図ることができます​​​​。

特徴

Smart at AIの特徴は次のとおりです。

 簡単な操作

ITに詳しくない方でも、手軽にAIを扱えます。Smart at AIでは設定画面に基本プロンプトを設定でき、またkintoneフィールドのデータをプロンプトに挿入できます。そのため、利用者は簡単なキーワード入力だけで、文章を生成できます。ITに詳しくなくても、簡単にAIを使うことができるようになります。

安全性

Smart at AIは機密フィルタ機能を搭載しており、特定の情報をハッシュ化して生成AIに送信ができます。ChatGPT（OpenAI API）は一般的に入力したデータを学習に利用することはありませんが、より機密性を高めたい場合に便利です。また、出力ログを取ることもできるので、管理者が監視することも可能です。

効率的な作業

アプリごとにプロンプトを設定するため、何度もプロンプトを入力する必要がありません。kintoneフィールドに生成に必要な情報を入力するだけで、文章生成が可能です。また文章生成はkintone内で完結するため、ChatGPTとkintoneのツール間の移動が不要です。

事務仕事での利用例

次の用途で利用できます。

議事録の作成

ChatGPTとkintoneを組み合わせることで、会議の議事録作成を大幅に効率化することができます。例えば、kintoneに会議中のメモや話題ごとの要点を記録しておくことで、会議後にこれらの情報を基に、ChatGPTが自動的に議事録の概要を生成することが可能です。

さらに、ただ議事録を作成するだけでなく、会議で話された内容を分析して、具体的な決定事項や課題事項を自動的に作成します。

このように、ChatGPTとkintoneを使うことで、単に議事録を作成するだけではなく、会議の内容をより深く理解し、効果的に次のアクションにつなげることができます。これにより、会議の効率を大幅に向上させ、組織全体の生産性の向上に貢献することが期待されます。

日報の作成

Smart atAIによって、ChatGPTとkintoneを活用すると、従来の手入力による報告を楽にします。

使い方としてはまず社員がその日の業務内容、成果、課題などをkintoneに簡単に入力します。次に、Smart at AIで作成したボタンをクリックすると、ChatGPTがこの入力データを基にして、日報の内容を自動的にまとめあげます。

更にプロンプトを工夫して、報告の内容からフィードバックを受けれるようにすれば、報告者はAIからフィードバックをもらえます。業務の効率化や問題解決のヒントになります。

このように、ChatGPTとkintoneを組み合わせることで、日報作成は単なる報告書の作成を超え、業務の効率化、問題解決、チームの生産性向上に貢献する重要なツールとなります。

稟議書の作成

Smart at AIを利用してChatGPTとkintoneを組み合わせることで、稟議書作成が効率化します。kintoneのフィールドに必要な情報を入力し、ChatGPTが文言を最適化し、稟議書のフォーマットに合わせた文章を生成します。これにより、稟議書の作成がスムーズに進み、意思決定のスピードを向上させることができます。

掲示板の作成

ChatGPTとkintoneを利用することで、社内掲示板の投稿が効率化されます。kintoneに投稿したい内容を箇条書きすれば、ChatGPTが社内に周知するための投稿に変換してくてくれます。社内への情報周知をより分かりやすく、早くできるため便利です。

報告書の作成

Smart at AIを使うことで、kintoneで取引先やお客様向けの報告書の作成を簡素化します。文章を作成する手間が下がるため、素早く報告書を作成できます。報告をスピード感を持って行うことは、お客様への信頼感に与えるため、長期的な関係性維持につながります。

以上、Smart at AIを使い、文書管理を効率化する方法でした。Smart at AIでkintoneとChatGPTを組み合わせることで、文書を使った事務作業を素早くこなせます。

事務作業が少なくなれば、本業に時間を割けるようになります。Smart at AIを使って、業務を効率化しましょう。

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またログ管理機能や機密フィルタ機能を設けた大企業向けのプランもご用意しています。興味がある方は有料版もお申し込みください。