【iPadで受付無人化】Smart at reception　気になるグループウェアとの連携は？―Google Workspace編―

ビジネスに必要なツールが揃ったグループウェアも近年はクラウド化が進んでいますが、グループウェアの新規導入を検討する企業だけでなく、リプレース時期で新たなグループウェアを検討中の企業も、社内で使っている他のシステムとの連携は気になるところではないでしょうか。

今回は、Google社が提供しているクラウド型のグループウェア「Google Workspace」との連携の観点から、無人受付システム「Smart at reception」の機能についてご紹介します。

Googleカレンダーから「Smart at reception」の来訪予約を作成―Googleカレンダー

Googleカレンダーで新しい予定を作成する際に、「ゲストを追加」に無人受付システム「Smart at reception」連携専用のメールアドレスを追加して保存します。
ゲストに招待メールを送信すると、受付システムから自動でメールが送信され、自動送信メールに記載されたURLをクリックすると、Smart at receptionの来訪予定が開きます。

来訪予定には、Googleカレンダーで設定した日時、場所が入力された状態になっており、さらに必要な項目を入力して、来訪予定を作成します。

Googleカレンダーとの連携で作成された来訪予定は、Googleカレンダーの予定を削除すると、Smart at receptionからも自動で削除されます。

来訪者の到着をGoogle Chatに通知―Google Chat

メールに比べて早くメッセージを送ることができるチャットツールは、ビジネスシーンで欠かせないツールになっています。
Smart at receptionをご利用中で、なおかつGoogle社の提供するチャットツール、Google Chatを利用している企業に便利にご利用いただいているのが、Google Chat連携機能です。

来訪者が受付のiPad端末で受付を行うと、Smart at receptionはあらかじめ登録しておいたテンプレートを活用して、来訪者の到着をGoogle Chatのスペースにメッセージとして投稿します。

もちろん来訪者を知らせる通知はGmailに送ることもでき、Google Chatへの通知と同時に利用することもできます。担当者の働くスタイルに応じて、通知はパソコン端末だけでなくスマートフォンで受けられるので、スムーズな応対につながります。

Smart at receptionの管理画面にGoogleアカウントでログイン―Googleアカウント

Smart at receptionの管理画面には、発行されたアカウントとパスワードを使ってログインしますが、Smart at receptionと連携させたGoogleアカウントでログインすることもできます。

Googleアカウントを利用したログインは、アカウントまわりをGoogleアカウントで一本化したいお客様や、セキュリティ対策のためにGoogleアカウントを活用したいというお客様が利用されるケースが多くあります。

Google Workspaceをお使いで、新たに受付システムの導入を検討している方、Google Workspaceの導入を検討していて既存の受付システムとの連携が気になる方、下記のボタンよりお気軽にお問い合わせください。