LGWAN版kintoneでM-SOLUTIONSのプラグインを導入！
Excelからkintone移行で作業工数を30%削減！

LGWAN環境で事例になります。自治体関係者の皆様には特にオススメの記事です。

 

 

ご担当者様の所属する課の業務内容について教えてください。

磯部様：茨木市の健康づくり課では主に特定健診、がん検診、予防接種を所管しています。

これらの保健サービスをより多くの市民に提供することで、健康寿命の延伸や医療費負担の軽減などの側面から、市民の健康で安心できる暮らしづくりを目指しています。

 

石橋様：DX推進チームは、所属の枠を超えて組織横断的にDXに取り組むため、令和３年（2021年）４月に設置されました。
令和３年（2021年）７月にＤＸ推進ロードマップを策定して、重点的に取り組む施策をスタートアップと位置づけ、全庁横断的な取組を推進しています。

 

具体的には、DXに向けて統制をとり、ITツールの活用促進、活用方法の情報提供や、ITツールに関する問い合わせ対応、各課への伴走支援などを行なっています。

ご担当者様の業務内容ついて教えてください。

磯部様：私は予算管理、業務統括、制度設計をメインに、健康づくり課で導入しているkintoneを始めとした業務システムの運用などを担当しています。

ソフト・ハードの両面から業務の最適化・効率化を考え、日々頑張っています。

 

石橋様：私は、本市が策定している「次なる茨木のためのICTビジョン」に関するマネジメント業務をメインに行うほか、kintoneなど様々なITツールの導入をしてきました。

なぜkintoneを導入されたのですか？

石橋様：kintoneは令和４年度にサイボウズ株式会社が提供する「kintone1年間無料キャンペーン」を通じて利用を開始しました。

 

庁内には非効率でシステム化されていない業務が多くあり、それらをシステム化するには費用も時間がかかります。
kintoneのようなノーコード・ローコードツールは、DX推進のために今後主流になっていくと考えていたので、いい機会だと思い、キャンペーンを通じて導入しました。

 

関連サービス：自治体がkintoneを導入するなら！「Smart at 自治体DX」

どのような用途でkintoneをお使いですか？

磯部様：「助成金の申請管理アプリ」や「予防接種の還付金管理アプリ」、「業務の進捗管理」、「市民からのFAQ管理」などでkintoneを利用しています。

 

他はExcelをkintone化している最中です。

複数の職員が同時に開いて作業するExcelや、書式の設定やルールが曖昧なExcelなどから徐々に移行しています。

 

そのようなExcelって記入方法もバラバラになり、データも取りにくいし、管理面でも統一できていないなと感じることがあるので、早くkintone化していきたいですね。

 

石橋様：DX推進チームでは、管理者的な立場で、利用をしています。
他課が利用しているExcelの台帳をkintone化してみたり、検証用に利用しています。

 

個人的に使っているものとしては「kintone利用職員の管理アプリ」や「職員からの業務改善の要望管理（アンケート結果）」などで利用しています。

M-SOLUTIONSのプラグインをどのように利用されていますか？

磯部様：M-SOLUTIONSの「ルックアップ自動取得プラグイン」「ルックアップコピー先反映プラグイン」を利用しています。

 

◆「ルックアップ自動取得プラグイン」について

磯部様：「ルックアップ自動取得プラグイン」は「医療機関マスタアプリ」とその関連アプリで利用しています。

 

「医療機関マスタアプリ」とは健康づくり課とお付き合いのある医療機関の情報を登録しているマスタアプリです。

また、それに関連するアプリとして、「〇〇の検診をする医療機関アプリ」「〇〇の予防接種をする医療機関アプリ」があります。

 

例えば「〇〇の検診をする」となった場合、「医療機関マスタアプリ」からアクションで「〇〇の検診をする医療機関アプリ」に名称や電話番号など20項目程度をルックアップ取得する際に利用しています。

 

＜医療機関マスタアプリ＞

 

 

パソコンに慣れている方なら問題ないかと思うのですが、「ルックアップ自動取得プラグイン」が無いと、取得ボタンを押すっていう一手間、二手間は心理的なハードルになると思っています。

それが自動化できたことはありがたいですね。

 

◆「ルックアップコピー先反映プラグイン」について

 

磯部様：「ルックアップコピー先反映プラグイン」は「人間ドック等助成申請事業アプリ」で利用しています。

 

このアプリでは申請情報を管理しています。

人間ドック助成事業では、助成決定の後、決定通知書を申請者に送付していますが、その申請書に記載する日付が決まるまでには、大まかに3つのステップがあります。

 

そのため、申請受付直後のkintone入力時には日付を決められません。

ただし、一定期間内の申請はグループ化され、同一グループに対する決定日・交付予定日は必ず同じです、

 

そこで申請時期グループを管理するマスタアプリを作成し、決定日・交付予定日はそちらに入力することにしました。

 

そして、マスタアプリから「ルックアップコピー先反映プラグイン」を使って申請処理アプリに一括反映することで、同一グループに対して同一の決定日・交付予定日を一気に入力することができるようになりました。

 

このプラグインの仕組みは以下の通りです。

①「人間ドック等助成申請事業アプリ」で申請情報を入力します。

この時点ではあらかじめ採番されている、 グループマスタアプリの交付申請グループ番号のみをルックアップします。

②必要な内部手続が進んだら、グループマスタアプリのレコードを修正します。

 

③最初は、支出負担行為という手続きの起票日を入力します。
この起票日をルックアップで① 「人間ドック等助成申請事業アプリ」に反映します。

④助成アプリに起票日が入力されました。
これで市民からの問合せに対して、進捗を回答しやすくなりました。

 

⑤最後まで手続きが進むと、このようになります。

 

⑥これらの情報は、申請者に郵送する通知書に記載する、交付予定日や交付決定日出力する際に活用しています。

 

「人間ドック等助成申請事業アプリ」の仕組み、凄いですね！どうやって思いついたのでしょうか？

磯部様：「申請管理アプリ」をkintone化する前は、Excelで管理していました。

そのExcelを移行する過程で、上手く仕組み化できる方法を試行錯誤した結果です。

また、庁内で行われるセミナーに参加して勉強したり、自分でプラグインについて調べたりしました。

 

石橋様：DX推進チームでは、サイボウズ株式会社が提供しているkintoneの基礎的な知識や使い方を学ぶセミナーなどの情報をkintoneの利用者に向けて、随時発信しています。

 

プラグインなどの情報も幅広く提供していますが、業務を一番知っている各課の職員がkintoneを業務で効率的に使うために、自発的に情報収集をしています。
今回も磯部から「ルックアップコピー先反映プラグインを使いたい」と要望を受け、導入が決まっています。

M-SOLUTIONSのプラグインを導入する前の課題や、導入を検討されたキッカケを教えてください。

磯部様：「ルックアップコピー先反映プラグイン」についてです。

kintoneでルックアップを利用する場合、ルックアップ元レコードが完全かつ、以後変更されない場合は問題ありませんが、処理の進行に応じて変化していく場合などには、ルックアップ元を修正してもルックアップ先には反映されませんよね。

 

実はこの仕様、kintoneアプリを作り始めて、初めて分かった課題でした。

 

この課題を放置すると、ルックアップ先レコードが多い場合や、複数アプリと連携している場合は、手動でのデータ同期は漏れや間違いなどの事務処理ミスのリスクとなります。

 

そこでなんとか自動的にデータ同期する方法は無いか探しました。

その結果、M-SOLUTIONSの「ルックアップコピー先反映プラグイン」に辿り着き、DX推進チームに導入の打診をしました。

 

石橋様：「ルックアップ自動取得プラグイン」については、特に解決したい課題があったわけではありませんが、磯部から「ルックアップコピー先反映プラグイン」の導入を打診された際に「このプラグインもあったほうが、スムーズにデータ連携できるので、今後、便利じゃないか？」ということで導入させていただきました。

M-SOLUTIONSのプラグインを導入後、どのように変わりましたか？
サービスで便利に感じている点などあればお聞かせください。

磯部様：プラグイン導入前は、条件絞り込みやデータ更新等でCSVファイルの書き込みなどの手作業を行う必要がありましたが、ルックアップコピー先反映プラグインにより、この手作業が無くなりました。

 

また、PCスキルの高い人も低い人も同じ手順で作業を行うため、実際に運用する職員もミスを起こさずに業務を遂行できるようになったと感じています。

 

プラグインを導入した「人間ドック等助成申請事業アプリ」では、Excelからkintoneに切り替えたことで、全体の工数の30％を削減することができました。

 

石橋様：庁内では、現時点で17課の職員がkintoneを利用しています。（2024年3月取材時点）

kintoneを導入した課では「業務改善」の意識が高まっていて、kintoneを導入して良かったなと思っています。

「業務改善」のお話がありましたが、お二人はどのような意識で仕事に取り組んでいるのでしょうか？

磯部様：どの会社も、どの自治体も「限られた人数で効率的に仕事をする」という課題はあると思います。

常にその課題を意識していることに加えて、ミスをリカバリーするというのは大変なので、そもそもミスが起きないようにシンプルな仕事や仕組みづくりに取り組むことが重要だと考えています。

 

M-SOL：なるほど。その考え方が、アプリ構成にも反映されているのですね。

 

石橋様：私たちは「難しいからやらない」ではなく、「難しいけどやってみる」という気持ちで常に仕事をしています。

DX推進チームとして、そんな姿勢を持って、庁内をリードしたいと思っています。

M-SOLUTIONSのプラグインに期待するところがあればお聞かせください。

磯部様：本市ではLGWAN版kintoneを使っています。

この環境で使えるプラグインは少ないということを石橋から伺っており、M-SOLUTIONSのプラグインがあって、良かったなと思っているところです。

 

今後もLGWANに対応したプラグインを増やしていただけると、本市だけでなく、他自治体様の効率化にもつながっていくのではないかと思います。

では最後に、自治体のDXを進めているお二人から、DXに関するアドバイスをお願いいたします。

磯部様：現場でkintoneアプリなどのシステムを作る側としては「100点でなくていいから、20点でもいいからやってみる」ということは大事だと思っています。

自分だけでは無理でも、色々な人を巻き込みながら進めていくのも良いと思います！

 

石橋様：職員の中には磯部のように、新しいツールに積極的に取り組んでくれる人材がいるはずです。
そんな人を見つけ出して、そして協力してもらって、そんな人たちのコミュニティを作って、それが庁内全体に広まっていく。
DX推進チームはそんな理想を描いています。
そして、そんな人材は大事にするってことですね！

 

 

ー 茨木市役所、磯部様、石橋様ありがとうございました！

kintoneプラグインに関するお問い合わせは下記からお願いいたします。

 

 

 

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