kintoneなのに見積作成はExcelでOK。
営業が使いやすい見積管理を実現！

この事例は以下の方におすすめです。

• 見積業務を改善したい
• 個別見積を作成する機会が多く困っている
• 本当はExcelで見積書を作成したいが、データ管理が手間で困っている

 

歴史ある企業のkintone見積管理事例です。

ぜひご覧ください。

ご担当者様紹介

 

 

森腰　和貴（もりこし　かずたか）様
管理本部 次長　兼　電算システム 所長

貴社について教えてください。

 

森腰様：弊社はクライアントに対して試薬や工業用薬品、臨床検査薬、セラミック原材料、分析機器等の提案・納品業務を行う企業です。

創業は約260年となり歴史の長い企業です。

今年は株式会社の体制になってから91期目を迎え、現在は約230名の社員が在籍しています。

kintone導入のきっかけを教えてください。

 

森腰様：弊社で利用していたLotus Notesの提供が終了となったことがきっかけでした。

代替システムを探していたところ、行き着いたのがkintoneでした。

 

まずはLotus Notesで管理していた営業日報をkintoneに載せ替えました。

その後、kintoneで見積管理も利用できそうだったので、追加で利用することにしました。

「Smart at tools for kintone Excel入力」はこの見積管理で利用しています。

見積管理は以前はどのように行なっていたのでしょうか？

 

森腰様：見積管理は基幹システムに搭載された機能を利用していました。

しかし弊社は、お客様の要望に合わせて個別見積を行うことが多く、基幹システムの見積機能では対応できないことがありました。

私は20年間弊社の営業担当していましたが、弊社の特性上、Excelで見積作成ができると便利だと常々考えていました。

「Smart at tools for kintone Excel入力」を導入したきっかけを教えてください。

 

森腰様：「見積作成をExcelで行いたい」と考えていたときに、富士フイルムビジネスイノベーションジャパン（旧富士ゼロックス）の担当者の方に相談しました。

すると、「Smart at tools for kintone Excel入力」を紹介いただきました。

 

Excelの値がワンクリックでkintoneのレコードに転記されるデモを見せていただき、その便利さに衝撃を受けました。

私が構想していた見積管理に必要なプラグインであると確信しましたので、導入を決めました。

kintoneだけで見積管理をするつもりはなかったのでしょうか？

 

森腰様：考えていませんでした。

というのもkintoneで構築してしまうと見積作成の自由度が下がってしまうと踏んでいたからです。

 

またkintoneの帳票出力機能は私たちが求める機能には足りないため、kintoneのみで見積管理を行うことは考えていなかったです。

見積作成の業務の流れを具体的に教えてください。

 

森腰様：見積作成は、まず営業担当者がExcelで見積書を作成します。

作成したら、Excelを見積管理アプリのレコードに登録します。

 

登録後、Smart at tools for kintone Excel入力の取り込みボタンをクリックし、フィールドに値が取り込みます。

値が取り込まれたら、プロセス管理でステータスを進め、承認者にチェックいただきます。

 

承認者はプロセス管理更新の通知を受信したら、レコード内容を確認します。

内容に問題がなければ承認ボタンをクリックします。

 

便利な点は、承認者がExcelを閉じたまま見積内容を確認できることです。

「Smart at tools for kintone Excel入力」のおかげでkintone上で見積内容が表示されるため実現できています。

 

またレコード一覧にはkrewSheetを設定しています。

krewSheetを利用することで、Excelのようなユーザーインターフェースで確認ができ、過去に提出した見積内容を短時間で調べることができるように工夫しました。

 

 

見積の承認を受けたら、営業担当者は見積書を印刷してお客様に提出しています。

「Smart at tools for kintone Excel入力」の利用状況はいかがでしょうか？

 

森腰様：利用している営業所からは「見積作成の自由度が上がった」「内容確認が楽になった」と聞いています。

また見積内容がクラウド上で共有されていることから、お客様の問い合わせにiPhoneで見積内容を確認して回答できるなど、想定していなかったメリットも生まれているようです。

今後の展望を教えてください。

 

森腰様：まだ構想段階ではありますが、電子契約サービスとの連携を検討しています。

kintoneは電子契約サービスと連携できると伺っています。

 

弊社はまだ押印の業務が残っているため、見積管理の運用が定着したら、次の改善ステップとして検討したいと考えています。

 

 

ありがとうございました。