デヂエからkintoneへ移行を支援
顧客情報の一元管理を実現

 

 

 

デヂエからの乗り換えのため、kintoneを導入

kintoneはどんな用途で利用していますか？

 

三輪様：弊社はMicrosoft 365（提供：Microsoft社）の利活用推進やITリテラシー向上、DX推進に関する教育・コンサルティングを提供しています。
kintone（提供：サイボウズ社）導入時は、主に顧客管理や案件管理に利用していましたが、現在はそれに加えて、受発注管理や支払管理、資産管理などの様々な情報の管理に利用しています。

kintoneを導入したきっかけは？

三輪様：顧客案件管理で利用していたサイボウズ デヂエ（提供：サイボウズ社）が2023年9月末にサポート終了することが決まったためです。

サポート終了までに他のサービスへ移行する必要がありました。

サポート終了までは時間の余裕がありましたが、サポートが終了するなら早めに移行したいと私たちは考えていました。
そこで後継サービスであるkintoneを導入することにしました。

ヒアリングしながら目の前でアプリを構築。素早い移行を実現

M-SOLUTIONSに開発依頼をした背景は？

 

三輪様：デヂエからkintoneへの移行は早めに考えていましたが、自分達だけでは移行は難しいと考えていました。
そんな中、元々、システム開発で付き合いがあったM-SOLUTIONSに相談しました。

デヂエからkintoneへの移行について相談したところ、kintoneの構築経験が豊富なことがわかりました。

弊社には、kintoneに関する知見はありませんでした。
M-SOLUTIONSにはその点を補ってもらえそうだと考え、支援をお願いしました。

M-SOLUTIONSの支援はどうでしたか？

三輪様：素早く的確な開発支援をしていただきました。
M-SOLUTIONSの開発担当者には、弊社の要望を聞きながら、その場でアプリを構築していただきました。
構築のスピードの速さはもちろん、目の前で構築いただいたので、私たちはkintoneの設定方法についても理解できました。

 

また構築いただいたあと、アプリの項目を変更したい点がいくつかありました。
この変更は私たち自身で行いました。
変更方法がわからないときは、都度、M-SOLUTIONSの開発担当者にアドバイスをいただきました。
開発担当者に手厚くフォローいただいたおかげで、理想のアプリを素早く構築できました。

データを一元管理でき、業務のスピードが向上

構築したアプリについて教えてください

三輪様：最初にお話ししたように顧客案件管理を構築しました。
顧客の案件情報の登録はもちろん、RepotoneUを導入して見積書などの帳票が発行できるようにしました。

またプロセス管理機能も利用し、承認作業の電子化も実現しました。

 

 

デヂエからkintoneへ乗り換えて何か効果はありましたか？

三輪様：単純に乗り換えができれば良いと思っていましたが、予想以上に便利になりました。

 

デヂエを利用していたときは、顧客データをデヂエで管理していましたが、デヂエには帳票作成の機能がなく、見積・発注書などの帳票類はExcelで管理をしていました。

帳票作成にデヂエのデータを使えていたわけではないため、帳票の作成には時間がかかっていました。

 

一方、kintoneではプラグインが使えます。

プラグインのRepotoneUを使うことで帳票

作成にkintoneのデータを使えるようになり、帳票作成の時間を短縮できました。

 

また、プロセス管理機能を使って承認作業の電子化を実現したことで、押印待ちの時間を削減できました。

承認作業はもともと紙で運用していたため、上長に直接押印してもらう必要がありました。

 

ただ、上長は外出で不在なことも多く、承認が進まないことが多々ありました。

kintoneのプロセス管理機能を利用したことで、紙での承認作業を無くしました。

 

その結果、上長がどこからでも承認できるようになったため、業務のスピードが向上しました。

今後の展望を教えてください

三輪様：顧客案件管理アプリの導入を通してkintoneを深く理解できました。

そのおかげで自分達でもアプリを作成する力が身につき、以降は様々な情報管理アプリを自社内で構築しています。

 

いまでは、単なるデータベースや承認フローの電子化ツールとしてだけでなく、解析ツールと絡めた顧客のスコアリング、予実管理、電子帳簿保存法への対応もkintoneで行っています。

 

一方で、まだデジタル化できていない申請業務も残っているため、それらをkintoneでアプリ化して業務改善をしていきたいと思います。

 

また弊社ではMicrosoft 365 もフル活用しています。

Kintoneの更新通知をMicrosoft Teams で確認（Smart at message for kintone）、kintoneの案件情報を Power BI で可視化し予実管理を行っていますが、今後も Microsoft 365 とkintoneを連携させることで、更なる業務の可視化・分析、自動化を図っていきたいと思います。

 

株式会社環について

2000年2月創業。

Microsoft 365 の利活用コンサルティングや研修サービスを通して、DX推進・人材育成の支援を行っている。
Microsoft 365 のマニュアルやアクセス解析ツールなどもサービスとして提供中。

株式会社環のWebサイト