【初心者必見】kintone 使い方マニュアル！基本的な操作方法やできる・できないことを解説！

kintoneを導入したものの、使い方がよくわからない、用語がわからない、アプリの連携が使いこなせないといった悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか？
本記事ではkintoneの使い方を、【基本編】、【実践編】、【応用編】に分けて解説していきます。

【基本編】kintoneの使い方

いきなりkintoneをどう使うかという話をするのではなく、まずは基本編として、kintoneとはどういうものなのか、どんな用語があるのか、kintoneでどういうことができるのかを示していきます。

kintoneとは

サイボウズのホームページによると、kintoneは「業務アプリがつくれるサイボウズのノーコード・ローコードツール。」とされています。

プログラミングをすることなく（＝ノーコード・ローコード）、業務上の課題を解決するものをアプリという単位で自分たちの手で作っていくことができるツールということです。
コミュニケーション機能も有しており、ただデータを貯めるだけでなく、データと紐づいたコミュニケーションをとることが可能です。

kintoneの基本用語

kintoneを使っていく上で耳馴染みのない用語や、聞いたことはあるけども意味が違うというような用語もあるのでそれらを解説します。

ポータル

ポータルはkintoneにログインした時に最初に表示される画面です。
ここを起点にお知らせ欄での全体へのお知らせを確認したり、通知を確認したり、スペースやアプリへ移動する、いわば玄関の様なものです。
基本的には左上にお知らせ欄、左下に通知、右上にスペース、右下にアプリが表示されます。

スペース

スペースは部署やプロジェクトなどのチーム単位でアプリで情報共有を行ったりコミュニケーションをとる場所です。

公開スペース、非公開スペース、ゲストスペースの3種類があり、公開スペースは参加者以外でも利用可能。
非公開スペースは参加者のみが利用可能です。

ゲストスペースはゲストユーザーを招待可能で、ゲストユーザーは招待されたスペースのみが利用可能となります。
スペース内にアプリを作ることで、そのスペースのメンバーが利用するアプリが明確になります。

また、スレッドを使うことでスレッドのテーマに沿ってスペース内のメンバーとコミュニケーションが取れます。

アプリ

アプリとはkintoneで作る業務システム1つ1つのことです。
「顧客台帳」や「職員名簿」などのエクセルで作る表1つ＝1アプリだと考えるとわかりやすいです。

レコード

レコードとはアプリに登録されたデータのことを指します。
エクセルの表の1行＝1レコードと考えるとわかりやすいです。
アプリにはこのレコードを一覧で参照する一覧画面と1レコード単位で参照するレコード詳細画面があります。

フィールド

フィールドとはアプリを構成する項目のことです。
エクセルの表だと列にあたり、先ほどアプリで例示した職員名簿の例で言うと、職員番号や氏名、住所、生年月日などデータを登録する各項目がそれぞれ1フィールドとなります。

kintoneには29種類のフィールドがあり、自由に入力できるものや選択肢から選ぶもの、特定の形式のみで入力ができるもの、自動で入力・更新されるものなどさまざまです。

kintoneでできること

kintoneを導入することで、コミュニケーションの円滑化やデータの一元管理などさまざまな効果があります。
以下で、それぞれ解説します。

コミュニケーションの円滑化

スペースのスレッド機能やピープルの機能でチャット形式でコミュニケーションをとることができます。
非公開スペースのスレッドならスペースの参加者のみにしか見れないため、対象を絞ってのコミュニケーションが可能です。

また、アプリのレコードにはコメント機能があり、レコードの内容を見ながらコミュニケーションが可能です。
これを活用することで、メールやチャットルールでの「あの件について・・・」というやり取りで「どれだっけ？」と探したりする手間やレコードのリンクを貼る手間がなくなります。

レコードの通知機能を組み合わせることで、kintoneから自動で通知を送ることもできるのでさらにコミュニケーションを円滑にできます。
とは言え、リアルタイムにコミュニケーションを取ったり、通知だけで詳細にデータの内容を確認したり、kintoneを使っていない社外の方とのコミュニケーションを取るのは難しいkintone。

そういった需要がある場合は、M-SOLUTIONSの提供するkintone連携サービス「Smart at message」を使うことで解決できます。

Smart at | kintoneの機能拡張､システム開発､iPad受付システム

Smart at message for kintone

高度なセキュリティによるデータの保護

サイボウズ社のクラウドサービスは堅牢な基盤を持っており、以下の様に外部評価や認証もしっかりと得ています。

外部評価

• 政府情報システムのためのセキュリティ評価制度(ISMAP)のクラウドサービスリストに掲載
• ISO/IEC 27001(情報セキュリティ)の認証取得
• ISO/IEC 27017(クラウドサービスセキュリティ)の認証取得

kintone自体の認証・アクセス制限機能

• IPアドレス制限による外部からのアクセス制限
  
  
• 認証アプリによる2要素認証
• 接続できる端末を制限するセキュアアクセス（有料オプション）
  

さらにはアクセス権を細かく制御できる様になっており、スペースやアプリ自体へのアクセスを制限したり、アプリ内で行える操作やフィールド単位での権限の制御もできる様になっています。

膨大なデータの一元化

共有フォルダや個人の端末に散在しているファイルをkintone化することで作業をWeb上でできるように。
あのファイルどこだっけ？といろんなフォルダを開いて探したり、パソコンの全体検索で膨大な時間がかかるということも、kintoneでは添付されているファイルの中身まで含めてスピーディーに検索ができます。

kintoneで申請・承認のフローを作ることで紙の書類を回す必要もなくなります。
前述のようにコミュニケーション機能もあるため、業務上のデータもやり取りも全部kintoneの中で一元管理ができます。

kintoneのデータ容量でお困りの場合は、弊社のkintone連携サービスをご検討ください。 Smart at | kintoneの機能拡張､システム開発､iPad受付システム クラウド連携プラグイン for Box

自社や業務にあわせたアプリをノーコードで作成

自分たちの業務に合わせたkintoneアプリを自分たちでノーコード、すなわちプログラミングをせずに作成することができます。
プログラミング言語を学ばずとも作成できるので、ITに強いわけではない現場の方でもアプリ作成が可能です。

いきなり真っ白なキャンバスを渡されてもどうアプリを作っていいかわからないという方もご安心を。
サイボウズが用意してくれているアプリストアでは100種類以上のサンプルアプリがあり、それらを元に自分たち用に改良して使うこともできますし、今使っているExcelファイルからアプリを作成することもできます。

また、kintoneには数多くの連携サービスやプラグインがあり、kintoneの機能を拡張して基本機能だけではできないさまざまなことを実現できます。

kintoneで作成できる業務アプリの例　5選

具体的にどの様な業務アプリが作れるのかいくつかご紹介します。

①顧客・案件管理アプリ

顧客管理と案件管理、活動履歴を紐づけて、その顧客にどんな案件があったのか、案件内ではどの様に活動があったのかを確認することができます。

②プロジェクト管理アプリ

プロジェクトの内容・対応状況を管理するアプリで、プロジェクトの体制、スケジュール、費用などを記録し、各プロジェクトの状況や予算の消化状況をリアルタイムに把握することができます。

③日報・報告書アプリ

日報をデジタル化することで、過去の内容の振り返りや業務内容の把握が行いやすくなります。
業種によっては作業工数等を記録する様にして業務内容を詳細に確認できる様にすることも可能です。

④問い合わせ管理

問い合わせの内容と対応内容や状況を記録するアプリです。
対応漏れを防いだり、引き継ぎの手間を省力化してくれます。
お客様からの問い合わせを受ける部署や社内で問い合わせをよく受ける部署におすすめです。

⑤物品購入申請

備品などの購入が必要になった時に申請するアプリです。
kintone化することで、承認する側も社外からでも確認・承認ができるだけでなく、申請者も承認状況がいつでも確認できます。

【実践編】kintoneの使い方

ここからは実践編ということでkintoneアプリの作り方や、スペース、スレッドの作り方を解説します。

kintoneアプリの作り方

kintoneアプリの作り方は主に3つの作り方があります。
まずはこの代表的な3つを紹介します。

❶サンプルから選んで作る

アプリを作成する際に「kintoneアプリストア」というものが表示されます。
これはサイボウズがあらかじめ用意してくれているサンプルアプリで、無料で使うことができます。

様々な業種、職種に対応したアプリがあり、ものによっては一覧やプロセス管理等の設定だけでなく、サンプルデータも入っているので、活用イメージを掴みやすくなっています。

これらのアプリをそのまま使うこともできますし、自分たちで項目を自由に変更して使うこともできます。

サンプルから選んで作る手順は以下の通りです。
①画面右側の「アプリ」欄の「＋」をクリック。

②左側の「アプリストア検索」欄にキーワードを入れて検索または、業種・業務別でアプリを探します。

③そこで、自分の業務に合ったアプリの詳細ページを開き、「このアプリを追加」または「このアプリパックを追加」をクリックしたら、すぐにアプリが使用できます。

❷エクセル、CSVを読み込んで作る

エクセルで管理している台帳や他システムから出力したCSVファイルを読み込んでアプリにすることができます。
どちらの場合もファイルサイズや行数、列数に制限があるのでご注意ください。

エクセルファイルを読み込んで作る手順は以下の通りです。
①画面右側の「アプリ」欄の「＋」をクリック。

②「Excelを読み込んで作成」をクリック。

③「作成を開始する」をクリック。

④チェック項目を確認してチェックを入れたあと、「アップロードへ進む」をクリック。

⑤「Excelファイルをアップロードする」にある「参照」をクリックし、読み込むファイルを選択します。

⑥「データ範囲（Excel内）の指定」ダイアログが表示されたら、kintoneに読み込むデータのシートや表の範囲を指定します。
（読み込むデータの範囲を自動判定できた場合は、「データ範囲（Excel内）の指定」ダイアログは表示されません。）

⑦「プレビューを確認する」で、プレビュー表示の先頭行に、項目名（フィールド名）が表示されていることを確認します。
読み込みたい項目が正しく表示されない場合や、読み込むデータを変更したい場合は、[データ範囲を変更する]をクリックして、範囲を指定し直してください。

⑧「アプリの作成を開始する」で、自動選択されたフィールドタイプに問題がないか、確認し必要に応じて変更します。
Excelの項目を読み込む必要がない場合は、フィールドタイプで「（この列を無視する）」を選択します。

⑨画面右下の「作成」をクリックします。
CSVファイルから作成する場合も似た様な手順で作成できます。
詳しくはこちらのkintoneヘルプページをご参照ください。

❸自分でカスタマイズして作る

1からアプリを作るのがこのやり方です。
アプリストアに参考にできそうなアプリがない、既存のファイルがない、すでに作りたいものが頭の中にあるような時はこの方法で作成します。

①画面右側の「アプリ」欄の「＋」をクリック。

②「はじめから作成」をクリック。

③必要なフィールド（入力項目）をドラッグ&ドロップで追加していきます。

④フィールド（入力項目）の種類は、文字列や数値、チェックボックスなど様々なものがありますので、業務の要件に合わせて適切なフィールドを選択します。

⑤フィールドの配置や一覧画面を設定し、「アプリを公開」をクリックするとアプリが完成し、公開されます。

アプリ間の連携方法

ここではkintoneの基本機能でアプリ同士を連携させる3つの方法、ルックアップ、アプリアクション、関連レコードを紹介します。

ルックアップ

ルックアップは、他のアプリからデータを取得する機能です。
アプリのレコードにデータを入力する際に、他のアプリから必要なデータを検索してコピーできるようになります。

例えば会社名を入力する際の法人格の入力有無や「株式会社」「（株）」のような表記揺れを防ぎ、集計を正確にすることができます。
また、複数フィールドをコピーしてくることもできるので、転記の手間自体を削減できます。

ルックアップのコピー元となるアプリを更新してもルックアップフィールドで再取得をしないとルックアップ先のアプリのデータは更新されません。
常にルックアップ先のアプリも最新データに更新したい場合は弊社のルックアップコピー先反映プラグインを使っていただくことで解決できます。

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ルックアップコピー先反映プラグイン

アプリアクション

アプリアクションは、指定したアプリにデータをコピーしたいときに便利な機能です。
ルックアップの様に検索してから使うのではなく、今見ているアプリのレコードを引用してレコードを作成したい時に使います。

たとえば、顧客情報を案件管理アプリや活動履歴アプリに転記したい場合、顧客管理アプリにアクションを作成します。
ルックアップでコピーするフィールドは編集不可なのですが、コピーした上で追記や編集をしたい場合にはアプリアクションが使えます。

アプリアクションでルックアップフィールドに値をコピーした場合、取得ボタンを押さないとルックアップがされません。
この手間を省きたい場合はM-SOLUTIONSの提供するルックアップ自動取得プラグインの利用をご検討ください。

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ルックアップ自動取得プラグイン

関連レコード

関連レコード一覧は、今開いているレコードと関連するレコードを一覧表示する機能です。
ルックアップやアプリアクションと異なり、データを表示するだけで、コピーはしません。

今開いているアプリのレコードにデータとしては登録されないため、集計等で使うこともできません。
顧客管理のアプリからその顧客の案件一覧や活動履歴一覧を表示させて、必要に応じて該当アプリのレコードの詳細画面を参照するような使い方をします。

スペースの作り方

前述の様に、「スペース」とはチームで必要なコミュニケーションやアプリを集約できる「場」のことです。
部署やプロジェクトごとにスペースを作成して、参加メンバーや公開範囲を設定するような使い方ができます。
チームに見てほしい情報をスペースに集約し、適切な公開範囲を設定することで、チームメンバーが必要な情報にアクセスしやすくなります。

スペースの作成方法は以下の通りです。
①ポータル画面右側の「スペース」欄の「＋」をクリックし、「スペースを作成」をクリック。

②「スペースの作成」ダイアログで、「はじめから作る」をクリック。

③「基本設定」タブで、スペースの設定項目を指定します。

④「参加メンバー」タブで、スペースのメンバーを追加します。

スレッドの作り方

「スレッド」は、スペース内のメンバー間でコミュニケーションや情報共有を行える機能です。
スレッドを話題ごとに分けて、各スレッドの話題に合った情報を投稿していくことで、スペース内でのコミュニケーションを整理できます。

また、スレッドアクションという機能を使い、スレッドに書き込まれたコメントをアプリのレコードとして登録することができます。
チャットとして情報が流れない様にアプリに登録することでToDoの管理などに活用が可能です。
スペースにアクセスできるすべてのユーザーがスレッドを追加できます。
（スペースの設定で「スペースのポータルと複数のスレッドを使用する」にチェックが入っている必要があります）

スレッドの作成方法は以下の通りです。
①スレッドを追加するスペース画面右側の「スレッド」欄の「＋」をクリック。

②スレッドのタイトルと本文を入力します。

③新しいスレッドが作成された通知を、スペース参加メンバーに「自分宛」通知として送信するには、「スレッドの作成をスペース参加メンバーに「自分宛」で通知する」にチェックを入れます。

④「スレッドを作成」をクリック。

【応用編】kintoneの使い方

これまでの基本編の内容を踏まえ、kintoneをより便利にする方法やkintoneでは難しいことの解説をしていきます。

kintoneをより便利にする方法

kintoneをより便利にする方法には主に外部サービスとの連携やプラグイン、連携サービスの利用があげられます。
弊社M-SOLUTIONSもさまざまな外部連携サービスやプラグインを販売しています。

外部サービスとの連携

外部サービスとの連携をすることで、kintoneを使っていない部署や社外の人に特定のデータだけ参照させる、データの入力だけさせるといったことや、勤怠システムや会計ソフトなど別のシステムとkintoneのデータを連携させる様なことも可能です。

プラグインの利用

プラグインとは、kintoneの拡張機能の1つで、それぞれのJavaScriptで行うカスタマイズを色々なアプリで使える様にパッケージにしたものです。
1つ1つのアプリにプログラミングをしなくても、プラグインをインストールすれば決まった項目だけ設定することでカスタマイズを実装することができます。

プラグインを使うことで、例えば、入力内容に合わせて必須入力項目を切り替えたり、文字色や背景色をつけたり、レコード保存時に他のアプリのデータも同時に更新したりと、まざまなことができるようになります。

現在、プラグインはたくさんの会社から数100以上のプラグインが販売されています。
お目当てのプラグインを探す際には弊社の過去の記事もご参考にしてください。

外部サービス連携・プラグインを利用する上での注意点

外部サービス連携とプラグインを利用するにはスタンダードコース以上のコースにする必要があります。
現在、kintoneにはライトコース、スタンダードコース、ワイドコースの3種類があります。
ライトコースは安価な代わりに外部サービスとの連携やプラグインが使用できず、アプリ数やスペース数の上限も少なくなっています。

kintoneでできないこと・難しいこと

kintoneは単体でもさまざまなことができることを紹介してきましたが、基本機能だと難しいことがいくつかあります。
ここではkintoneの基本機能では難しいこととその解決方法を紹介します。

動画などの大容量のデータ管理

kintoneの添付ファイルフィールドには1ファイル1GBまでが添付できますが、そもそもkintone全体でどこまでの容量を保存できるかご存知でしょうか？
答えは契約ユーザー数×5GBまでです。

そのドメインでの契約ユーザー数なので、kintoneとサイボウズOfficeを併用していてどちらもユーザー数が10ずつだった場合は(10+10)×5で100GBとなります。

文章メインのWordやPDFを添付していく分にはそんなに気にする必要はないですが、高画質の画像ファイルや動画ファイルを添付していくと容量が足りなくなるということがあります。

解決策としては2つあります。

①ディスク増設オプション

1つはディスク増設オプションを買うというものです。
これは10GB単位で月1,000円で使えるディスク容量を増やせます。
kintoneとは別の支払い方法が選択できるので、年額プランで契約中でもディスク増設だけ月額で契約し、容量が落ち着いたら解約や増設量を減らすということも可能です。

②外部に保存する

もう1つはクラウドストレージやYouTube等の動画サイトにアップロードし、kintoneにはそのURLを記録しておくというものです。
クラウドストレージの費用がかかったり、フォルダ構成の変更時にはkintone側に記録しているURLの修正が必要になったり、動画サイトの方はものによっては社外の人が見られない様に視聴制限をかけたりなど考えないといけないこともありますが、kintone自体の容量を節約しつつ運用することが可能になります。

ただし、クラウドストレージに保存しているファイルはリンクを開かないと見れなかったりと操作性に少々難があります。
このあたりも快適に使いたい場合は、M-SOLUTIONSの「クラウド連携プラグイン for Box」を使うことでファイルをダウンロードすることなくプレビューしたり、box上のフォルダ作成がkintoneのレコード作成と連動したりということが可能になります。

Smart at | kintoneの機能拡張､システム開発､iPad受付システム

クラウド連携プラグイン for Box

③複数のアプリからのデータ集計

予算アプリと実績アプリからデータを持ってきて予実の達成率を出したい。よく聞く話ですが、kintoneはアプリを跨いでのデータ集計ができません。
アプリ同士を連携させる機能のルックアップやアプリアクションは実行時の情報のままデータの自動更新はできないですし、関連レコードは参照のみで集計等に使えません。

毎日や月1回のように定期的に、もしくは特定のアプリのデータを更新したら集計データを作成・更新したい。
そういった場合にはkrewDataやDataCollect、gusukuCustomineのようなプラグインや連携サービスであったり、M-SOLUTIONSの「Smart at AI」が必要となります。

エクセルのような編集

エクセルで作ってた表だしエクセルみたいに編集したい。
これもよく言われる話です。

kintoneの基本機能でも一応一覧画面での編集はできますが、1行＝1レコードずつの編集しかできません。
まとめて複数レコードを編集したいような時にはkrewSheetを使うことで対応可能です。

各業界・業種の専門システムのような利用

各業界や業種の専門システムが高いからkintoneで再現したい、と言われることもよくありますが、以下の3つの理由から難しいかもしれません。

①運用コスト

プラグインや連携サービス盛り盛りで運用コストがかかります。
帳票発行やアプリ間のデータ連携、リアルタイム更新や複雑な履歴データの蓄積など専門システムとして販売されているものにはkintoneの基本機能ではできないことが多く、これらを実現するためにプラグインや連携サービスをたくさん使い、運用コストが高くなってしまいます。

②そもそも実現が難しい処理

2つ目に、排他制御やエラー時の巻き戻し処理などの実現の難しさがあります。
複数のアプリにまたがる処理が同時に操作された際の排他制御や、アプリ間連携があるものでエラー時が発生した場合に関連するアプリのデータを元に戻す処理などkintoneではどうしても実現が難しかったりします。

③法改正の対応

3つ目は、法改正などの対応を自分たちで行わないといけないということが挙げられます。
定期的に行われる法改正に伴うシステムの対応を自分たちでしなければならないということは、改正された内容がどのようにシステムに反映されるべきかを自分たちで読み解き実装する必要があります。

エンジニアでも法律のプロでもない人たちで改正内容の公表から施行までの間で対応するのは現実的ではありません。

まとめ

いかがだったでしょうか？
kintone自体のことや使い方、アプリの作成方法は理解できたでしょうか。

後半ではプラグインや連携サービス、kintoneが向かないことのお話もさせていただきました。
これからkintoneを使うという方も、使い始めたばかりという方も、まずはkintoneの基本機能をしっかり理解し、使い込んだ上で、どうしても欲しい追加機能にプラグインや連携サービスを使うようにしましょう！

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