【kintone】ディスク容量超過を防ぐ方法

この記事はkintone（キントーン）のディスク容量超過を防ぐ方法を紹介します。

そもそもkintoneのディスク容量はいくらか？

kintone（キントーン）のディスク容量は1ユーザー5GB×利用人数です。
例えば、kintoneを5ユーザーで契約すると、25GBのディスク容量がドメインに付与されます。

またkintoneのディスク容量はユーザーごとではありません。ディスク容量はドメイン内で共有します。
そのため１ユーザーが合計５GB以上のデータをアップロードすることも可能です。

kintoneはディスク容量超過すると

kintoneのヘルプには以下の記載があります。

「ディスク容量やユーザー数の上限を超えても、すぐにサービスを使用できなくなるわけではありませんが、一定期間経過後に使用停止することがあります。
ご契約の上限を超えると、サイボウズドットコム ストア管理者への通知メールやcybozu.com共通管理画面のメッセージでお知らせします。
通知メールは、上限を超えた日の翌日から毎日送信され、上限を超えている間は停止できません。」

契約している環境がすぐに止まるわけではなさそうですが、速やかにディスク容量や契約ユーザー数を追加するか、ディスク使用量やユーザー数を減らす必要がありそうです。

kintoneのディスク使用量を減らす方法

kintoneのヘルプには以下の記載があります。

「cybozu.com共通管理の「契約状況」に表示されるディスク使用量は、添付ファイル領域、監査ログ保存領域、およびデータベース領域を合計した値です。
ディスク使用量を減らすには、添付ファイル領域に保存されている、不要な添付ファイルを削除してください。
添付ファイルを削除するとその分だけ使用量が減り、新たなデータを追加したときに空き容量を使用できます。」

添付ファイルがディスク使用量に影響するようです。
そのため、ディスク容量を削減するためには添付ファイルを削除する必要があります。

kintone内の添付ファイルの削除だけでは容量は減らない

ディスクの空き容量を増やすためには、レコードに添付されているファイルを削除する必要があります。
ただし、変更履歴が有効となっているアプリでは、レコードからファイルを削除しただけではディスク使用量は減りません。
変更履歴に添付ファイルが残ってしまうためです。
そのため、ディスクの空き容量を増やすためには変更履歴内の添付ファイルを削除する必要があります。

またレコードの変更履歴を無効に設定すると、添付ファイルのみならず、変更履歴がすべて削除されます。
変更履歴を全て消しても問題ない場合は良いですが、消したくない方が大半でしょう。

残された道としては添付ファイルを1件1件ダウンロードして、最後に添付ファイルフィールドを削除する方法です。
これならば変更履歴を消さずにディスク容量を減らせます。
ただ、1件1件ダウンロードするのは手間ですし、kintoneに添付ファイルを保管できないのは不便です。

他に何か良い方法はないのでしょうか？

kintoneのディスク容量超過対策に効く！２つの連携サービス

そこでオススメしたいのが、「Smart at tools for kintone CSV入出力」と「クラウド連携プラグイン for Box」です。

Smart at tools for kintone CSV入出力はkintoneからCSV入出力を定期実行できるkintone連携サービスです。
最近、機能強化を行い、添付ファイルの一括ダウンロードができるようになりました。

クラウド連携プラグイン for BoxはkintoneにBoxのフォルダを表示するプラグインです。
kintoneの画面からBoxのフォルダに直接ファイルの添付ができます。また閲覧もできます。

この二つのkintone連携サービスを利用することで、kintoneに大量のファイルを添付していても、ファイルを一括でダウンロード。
ファイルをBoxに格納し直して、kintoneと連携させれば、使い勝手をほぼ変えず、kintoneのディスク容量削減ができます。

連携サービスで、kintoneのディスク容量を削減する方法

以下の手順で削減できます。

①クラウド連携プラグイン for Boxをkintoneに設定する
②Smart at tools for kintone CSV入出力をkintoneアプリに設定。添付ファイルをBoxへ一括移行する

③出力したファイルをkintoneと連動したBoxフォルダに格納。
クラウド連携プラグイン for Boxを設定したkintoneアプリ上で添付ファイルが格納されているか確認する

④kintoneの添付ファイルフィールドを削除する

以上の手順を踏むことで、kintoneの添付ファイルフィールドに保存していたファイルをBoxに移行。
kintoneとBoxを連携させて、大容量の添付ファイルもkintoneで管理できます。

いかがでしたでしょうか。
kintoneのディスク容量超過になりそうな方にはオススメな削減方法となります。
お困りの方はぜひこの方法を試してみてください。