kintoneはCSV形式でデータ出力（書き出し）ができるのか徹底解説

「kintone」を利用してデータ管理を行っている多くのユーザーが気になるのは、データの書き出し機能です。特にCSV形式でのデータ出力は、日常業務で非常に役立ちます。この記事では、「kintone」でのCSV形式でのデータ出力の可否と利便性について詳しく解説します。これからkintoneを使い始める方にも、すでに使っている方にも役立つ情報をご提供します。

kintoneはCSV形式でデータ出力は可能

「kintone」では「ファイル書き出し」機能を使用することで、CSV形式でデータを出力できます。これにより、他のシステムとのデータ連携やデータのバックアップが容易になります。

「kintone」の「ファイル書き出し」機能は柔軟な設定が可能で、さまざまな便利な点があります。

kintoneのCSV出力の便利なところ

CSV書き出し権限を管理できる

「kintone」の「ファイル書き出し」機能では、アプリの管理者がファイル書き出しできるユーザーを指定できます。これにより、信頼できるユーザーや特定のユーザーのみに出力権限を限定することができ、便利です。

出力したいフィールドを選べる

「kintone」の「ファイル書き出し」機能では、データ出力するフィールドを選択できます。ドラッグ＆ドロップでフィールドを選択できるため、直感的に操作しやすいです。また、並び替えも可能なので、データの順序を調整しやすく、データ連携がスムーズに行えます。

絞り込んだデータを出力できる

「kintone」の「ファイル書き出し」機能では、絞り込み条件を指定してデータを出力できます。これにより、すべてのデータを出力してからデータを絞り込む必要がなく、最初から絞り込まれたデータを出力できます。

定期的に出力するデータがある場合は、あらかじめ出力用の一覧を用意すれば、簡単にデータを出力できるので便利です。

出力するデータの表示形式を選べる

「kintone」にはログインユーザーの概念があり、ログインユーザーにはユーザー名と表示名の2つがあります。用途によってデータをユーザー名で出力したり、表示名で出力したい場合がありますが、「kintone」の「ファイル書き出し」機能では出し分けが可能です。

出力されたファイルが確認できる

アプリから出力されたCSVデータは、いつどのようなデータが出力されたかがわかります。操作ログを追跡できるため、前回の出力タイミングを確認したり、不審なダウンロードを特定したりするのが容易です。

kintoneのCSV出力で注意する必要があること

権限者は出力フィールドを選べてしまう

前述の通り、「kintone」の「ファイル書き出し」機能はCSV出力するフィールドを選べるため利便性がありますが、出力フィールドを制限する機能がありません。そのため、出力権限を持ったユーザーは、アクセス権でフィールドの閲覧制限がされていない限り、すべてのデータをダウンロードできます。

このため、ダウンロード権限は与えたいが、特定のフィールドのデータはダウンロードさせたくないというニーズには対応できません。

添付ファイルは出力できない

「kintone」の「ファイル書き出し」機能はCSVデータの出力に限られます。そのため、添付ファイルデータの一括出力には標準で対応していません。

標準機能で添付ファイルをダウンロードしたい場合、1件ずつ手動でファイルをダウンロードする必要があります。

出力できないデータが出力ある

「kintone」内のすべてのデータをダウンロードすることはできません。コメントや変更履歴、ラベル、関連レコードなどはダウンロードできません。

kintoneのCSV出力をより便利にするには？

連携サービスやプラグインを使うことで、細かなニーズに対応できます。

例えば、CSV出力ができるフィールドを制限したい場合は、「CSV出力設定プラグイン」を利用することで、特定のフォーマットだけを出力できます。

「CSV出力設定プラグイン」は、「ファイル書き出し」の権限がないユーザーでも、任意の項目をCSV出力することができます。個人情報や機密情報の閲覧は許可するが、ダウンロードは制限したい場合に有効です。

またCSVだけでなく、添付ファイルも出力したい場合は、kintone連携サービスの「Smart at tools for kintone CSV入出力」を利用すると実現できます。

「Smart at tools for kintone CSV入出力」は、kintoneと他システムをCSVで連携するサービスで、バッチ処理による連携が可能です。これにより、基幹システムなどの他システムとのデータ連携が容易になります。

Smart at tools for kintone CSV入出力

さらに、「Smart at tools for kintone CSV入出力」は添付ファイルの一括アップロードやダウンロード機能も備えているため、「ファイル書き出し」機能ではできない、添付ファイルの一括ダウンロードも可能になります。

まとめ

以上、「kintone」のCSV出力について解説しました。「kintone」の「ファイル書き出し」機能は、細かな出力設定が可能で非常に便利です。

ただし、すべての要件に対応できるわけではないため、特定の機能が必要な場合はプラグインや連携サービスの利用をお勧めします。

「CSV出力設定プラグイン」や「Smart at tools for kintone CSV入出力」は無料で試せるので、興味がある方はぜひお試しください。

その他、CSV出力に関する記事も参考にしてください。

Smart at | kintoneの機能拡張､システム開発､iPad受付システム

【kintone】CSV入出力のよくある悩みを解決する方法【連携サービスで解決】

Smart at | kintoneの機能拡張､システム開発､iPad受付システム

キントーンと基幹システムを連携できる。Smart at tools for kintone CSV入出力について解説

Smart at | kintoneの機能拡張､システム開発､iPad受付システム

kintone対応のデータ連携ツール【5選】