電子帳簿保存法に対応しながら、kintoneとプラグインで業務改善を実行

企業向けに金属製品を販売されている企業様にM-SOLUITONS株式会社のkintoneプラグイン、検索拡張プラグイン、Smart at tools for kintone Excel入力、Smart at message for kintoneを導入いただきました。担当者様に活用状況を伺いました。ぜひご覧ください。

貴社で導入したプラグインを教えてください。

ご担当者様：M-SOLUTIONSのプラグインは３つ利用しています。検索拡張プラグイン、Smart at tools for kintone Excel入力、Smart at message for kintoneです。

検索拡張プラグインは様々なアプリに設定をしており、Smart at tools for kintone Excel入力とSmart at message for kintoneは電子帳簿保存法対応が必要なアプリで利用しています。

kintoneを導入したきっかけは？

ご担当者様：きっかけは、電子帳簿保存法への対応でした。当社は、もともと取引先との契約を紙で行っていたため、電子化が急務でした。電子帳簿保存法への対応は、電子帳簿にタイムスタンプを付与する必要があります。そのまま対応すると手間だけが増えてしまいます。

そこで、電子帳簿保存法に対応すると共に業務プロセスの見直しを行うことにしました。このように目的を定めることで、電子帳簿保存法に対応しつつ、業務も楽になる状態を目指せると考えたからです。

目的を決めたあとは、電子帳簿保存法に対応するシステムを探しました。いくつか専用のシステムを検討したのですが、なかなか私たちの業務に合うものが見つかりませんでした。

そのような状況の中、kintoneを見つけました。トライアルを行った結果、kintoneの自由にシステムを設計できる点が、私たちの業務プロセス改善に役立つことがわかり、2022年6月にタイムスタンプのシステムと共にkintoneを導入しました。タイムスタンプのシステムと基幹システム、kintoneのシステムを同時に刷新することで、電子帳簿保存法に対応しつつ、業務の効率化を達成しました。

プラグインを導入したきっかけは？

ご担当者様：kintoneでシステムを構築していくと、当社が必要とする要件には、kintoneだけでは足りない部分ことがわかりました。そこで、kintoneのプラグインを活用することを考えました。

サイボウズ社のkintoneの拡張機能ページで、当社の要件に合致するプラグインを探したところ、M-SOLUTIONSのプラグインを見つけました。他のサービスとも比較検討した結果、M-SOLUTIONSのプラグインが当社の要件を満たすことがわかったため、導入することにしました。

どうやって社内決裁を通しましたか？

ご担当者様：まず、各プラグインをトライアルしました。トライアルを通して、どのくらい作業が短縮できるかを見積もりました。その内容を元に上長へ説明したところ、社内決裁を通すことができました。

各プラグインはどのように活用していますか？

検索拡張プラグイン

ご担当者様：検索拡張プラグインは多くのアプリに設定しています。kintone内の情報を手軽に検索できるようにしたかったからです。kintoneの標準機能で絞り込み検索機能がありますが、検索を実行するためには数回クリックする必要があります。これよりもう少し手軽に検索できるように、あらゆるアプリに検索拡張プラグインを設定しています。

Smart at tools for kintone Excel入力

ご担当者様：Smart at tools for kintone Excel入力は案件管理アプリにExcelの見積書を取り込むために利用しています。見積書はkintoneで作成することもできたのですが、利用者はこれまでExcelでずっと行ってきたため、kintoneよりExcelの方が慣れています。

そこで見積書の作成はそのままExcelで行うことにしました。作成した後にSmart at tools for kintone Excel入力でExcelをkintoneに取り込み、情報検索や承認作業がしやすい業務フローに変更しました。

Smart at message for kintone

ご担当者様：Smart at message for kintoneはkintoneから直接取引先に見積書や請求書などの書類を送付できるようにするために導入しました。今まではExcelで見積書を作成し、印刷と押印。その後、郵送かFAXで送付していました。

この業務フローを単純に電子化すると、タイムスタンプを押した見積書や請求書のPDFを電子メールで送付するという流れになります。PDFを毎回電子メールに添付するとなると手間がかかります。そのため、kintoneから直接送付したいと考えました。

そこにSmart at message for kintoneを設定することで、見積書や請求書を直接送付できるようにして、メールを添付するための手間を減らすような仕組みを構築しました。

導入の効果はいかがですか？

ご担当者様：情報共有が促進され、特に確認の手間が減りました。例えば、案件管理では様々な人が情報を確認します。経理の担当者が確認することもあれば、現場担当者が情報を確認することもあります。また、監査などで情報を使用することもあります。

以前は、紙やExcelの情報をまとめて、確認するための情報を作成する必要がありました。しかし、kintoneとプラグインを使用することで、情報の電子化が実現できて、手間が省けるようになりました。

今後の展望を教えてください

ご担当者様：1年間の経験を通じて、kintoneの標準機能とプラグインで実現できることがわかりました。今年はJavaScriptを学び、カスタマイズの知識を身につけたいと考えています。自分たちで知識を身につけレバ、プラグインを利用しなくてもkintoneを便利に使えるかもしれません。

また、知識が増えることでプラグインの利点も理解できます。自分たちの実力を向上させることで、よりコストパフォーマンスの高いシステム運用を目指したいと思います。

これから導入を検討する方に向けてアドバイスをお願いします

ご担当者様：私が調べた時点では、検索拡張プラグインは他社のサービスと比較しても高機能でコストパフォーマンスにも優れていました。そのため、十分におすすめできるサービスだと思います。

また、Smart at tools for kintone Excel入力は、Excelとkintoneを併用したい方にとってもおすすめです。管理者目線で見ると、紐付けの設定がとても簡単で導入もしやすかったです。

Smart at message for kintoneは、プロセス管理においてステータスに応じてメールを送信できる点がとても魅力的でした。

これらの機能拡張を行いたい場合は、M-SOLUTIONSのプラグインで解決できますので、ぜひトライアルをして確かめてみてください。