kintoneの利用状況を把握する方法【管理者・ベンダー向け】

kintoneを運用する上で、管理者やベンダーが利用状況を細かく把握することは非常に重要です。利用状況の把握により、ユーザーがkintoneを効果的に使っているかどうか、どのアプリがよく使われているのか、誰がどの情報にアクセスしているのか、また、情報が適切に閲覧されているかを確認することができます。

kintoneをしっかり活用したい人にとって、利用状況を細かく確認することは重要です。そこで、本記事ではkintoneの利用状況を細かく把握する方法をいくつか紹介します。

ユーザーにインタビューをする

直接ユーザーに話を聞くことで、ユーザーがkintoneをどのように使っているか、どのアプリが役立っているか、また、改善点などを知ることができます。具体的な改善策を知りたい場合に有効です。

アンケートを取る

アンケートを実施することで、多くのユーザーから意見やフィードバックを集め、利用状況を総合的に把握することができます。kintoneのアプリでアンケートアプリを作成すれば利用状況をユーザーにヒアリングすることが可能です。kintoneの利用人数が多い場合など、多くの人から意見を集めたい場合は有効でしょう。

監査ログを確認する

kintoneの監査ログをチェックすることで、誰がどのアプリやレコードにアクセスし、何を行ったかを詳細に確認することができます。これにより、どのアプリがよく使われているのかをユーザーに尋ねなくても把握できます。また不正アクセスや情報漏洩のリスクを減らすことができます。

監査ログ機能で確認ができる

プラグインを使って詳細を確認する

利用状況を可視化したり、より詳細な情報を得るために、専用のプラグインを利用することができます。これにより、アプリごとの利用状況やユーザーのアクティビティを簡単に把握することができます。

例えば、アクセスログ出力プラグインを利用すると、kintoneの監査ログだけでは、確認できない操作ログを取得できます。kintoneのシステム管理者がkintone内で何か不具合が起こったとき、ユーザーログを参考にできます。

また既読チェックプラグインというレコードの未読・既読を管理するプラグインもあります。このプラグインを利用することで誰がレコードを閲覧したのかを把握できます。

kintoneの監査ログ機能だけでは足りない場合はプラグインの利用をオススメします。

特定のアクションがあったら、チャットに通知する

kintoneとチャットツールを連携させて、特定のアクションが行われた際に通知を受け取るように設定することができます。この仕組みを活用すれば、利用状況を把握することも可能です。特にリアルタイムで利用状況を把握したい場合に有効です。

kintoneとチャットツールを連携させるためには「Smart at message for kintone」が便利です。Smart at message for kintoneは、kintoneのデータをMicrosoft Teams、LINEWORKS、Chatwork、Slackに通知できるサービスです。このサービスを使うことで、レコードのデータをリアルタイムに確認ができます。利用状況の把握に役立ちます。

まとめ

以上、kintoneの利用状況を把握する方法をご紹介しました。様々な方法があるため、各企業に適した手法で利用状況を確認し、kintoneの活用を促進し、リスク対策が容易になることを願っています。

また、記事で触れたプラグインはトライアル版が利用できます。興味のある方は、ぜひお試しください。