【導入事例】横断検索プラグインで10個のアプリ内情報を一括検索

連結従業員数が3000名を超えるプラスチック製造メーカー様に、横断検索プラグインを導入いただきました。横断検索プラグインはkintoneに構築した複数アプリのレコードを一括で検索できるプラグインです。導入のご担当者様にプラグインをどのように利用しているのか話を伺いました。

技術情報の検索に横断検索プラグインを利用

横断検索プラグインはどのような用途で利用していますか？

弊社ではプラスチック製品を販売しており、製品開発のために研究所を設けています。その研究所では、kintoneをナレッジデータベースとして活用し、さまざまなアプリで情報を管理しています。横断検索プラグインはそのさまざまなアプリを一括検索する目的で設定しています。

横断検索プラインの導入のきっかけを教えてください。

上司から「kintoneの検索機能を改善できないか？」という指摘を受けて、検討し始めました。kintoneはナレッジデータベースとして利用していましたが、一度に複数アプリの検索ができない点が課題でした。

kintoneの全体検索を利用すれば、複数のアプリを同時に検索できるものの、最新のデータが最初に表示されたり、関係ないアプリのデータも検索されることがあります。この検索機能は、私たちの要求に合っていませんでした。

解決策を探していたところ、横断検索プラグインを見つけました。すぐに検証した結果、便利で使えることがわかり、導入することにしました。

導入の際に、社内にどのように説明しましたか？

上司からの指摘を受けて検討を始めたので、横断検索プラグインで検索課題が解決できることを説明したら、導入許可を得ることができました。

説明時の工夫としては、トライアルを申し込んで実際の環境にセットし、上司向けにプレゼンテーションを行いました。これにより検索が簡単になるということにイメージを持ってもらえました。横断検索プラグインは年間12万円の利用費用がかかりますが、その費用も問題ないと判断されました。

ポータルから横断検索プラグインを設定したアプリを配置し、わかりやすい動線を確保

具体的な設定状況を教えてください。

kintoneのポータルに横断検索プラグインを設定したアプリのURLを掲載しています。利用者はこのURLをクリックするだけで、検索画面に到達できます。あとは必要なキーワードをいれれば、技術情報を検索できるようになっています。横断検索プラグインは２つのアプリに設定しています。

ポータルに2つの検索先を掲載している

１つ目は材料のDB、研究発表会、社内講演資料など10種類のアプリを一括検索できるようにしています。ここを検索すれば、材料や製品に関する必要な情報を検索できるようになっています。

横断検索プラグイン利用イメージ

もう1つは技術報告書の検索です。技術報告書とは自社で研究した内容をまとめた報告書になります。弊社では過去数十年の情報をストックしています。情報が大量にあるため、節目の年度でアプリを分けています。

この技術報告書アプリにも横断検索プラグインを設定しており、技術報告書のアプリが複数にまたがっていても一括検索ができるようになっています。

上司も利用者も検索性の向上を体感

導入した効果はいかがでしょうか？

社内の利用者からは、「kintoneの検索が簡単になった」という声を聞いています。特に、複数のアプリを1つずつ検索する必要がなくなったことで、検索の手間を削減できているようです。

上司からも使い勝手が良くなったと評価されており、私自身も検索性が大幅に向上したと感じています。

これから導入する企業の方に向けてメッセージをお願いいたします。

kintoneを検索するだけで簡単に情報が得られるようにしておけば、利用者の考える手間を軽減できます。これにより、kintoneを手間なく使ってもらえるようになります。さらに、横断検索が可能になることで検索速度も向上します。kintoneを社内に浸透させたいと考えている担当者様にはオススメなプラグインです。

ありがとうございました。