受付業務がシームレスに！
Teamsビデオ通話で訪問者の顔が見える安心感

ローランド ディー.ジー.株式会社について教えてください。

ローランド ディー.ジー.株式会社は、デジタルプリンティング分野におけるソリューションプロバイダーです。
主力製品である業務用のインクジェットプリンターやカッティングマシンは、産業・商業印刷のデジタル化を推進し、広告看板やポスター、ステッカー・ラベルの製作からアパレルやグッズ、スマートフォンケースなどの身の回り品への加飾印刷まで、幅広い用途で活用されています。

近年では、ユーザーのプリンティングオペレーションに安心と快適をもたらし、ビジネスの生産性向上をサポートするコネクテッドサービスや、個人のお客様が気軽にオリジナル印刷を楽しむことができるデザインプラットフォームを開発するなど、デジタルトランスフォーメーションによる新たな価値創造にも積極的に取り組んでいます。

ご担当者様の業務内容についてお聞かせください。

杉浦様（DP事業部）：DP事業部は200名ほど在籍しており、大型のインクジェットプリンターを開発する部門でございます。
その中で私は事業部内のコーポレート的な役割の仕事を担当しています。

例えば、電話の応対、備品手配、経費精算処理、契約事務、システムサポート、予算策定や予実管理など200名のエンジニアの方々が仕事がしやすい環境を作るお仕事です。

Smart at reception導入前の受付の状況と課題、導入経緯について教えてください。

三浦様：子会社では、コロナを機に「いつでも、どこでも働ける環境を」ということで、内線を3年前に撤去しました。

しかし、実際には完全撤去というのは難しくて管理部に窓口を設置して、お客様対応をしておりましたが、取り次ぎ先の社員が出社していないなど、席にいないことも多いのが課題でした。

そんな受付作業を効率化したいと思い、Smart at receptionを導入することになりました。

Smart at receptionの利用状況を教えてください。

中垣様：ローランド ディー.ジー及び子会社の本社のエントランスに設置しています。

来訪されたお客様は、訪問先の担当者を選択後、担当者にTeamsビデオ通話が発信されるようにしています。

また、同時に受付来訪メールも送るように設定し、利用しています。

Smart at reception導入後の効果について教えてください。

杉浦様：今回、新社屋移転に際して、Smart at receptionを導入しました。
Smart at receptionを通じて、社員各自が訪問者とやり取りをしていますので、以前の社屋にいた時に比べて、取次の回数の少なくなっているという印象はあります。

Smart at reception導入後の社内の声はいかがですか？

中垣様：現在はSmart at receptionから全社員の個人Teamsアカウントに連絡するように設定しています。
まだ導入して間もないですが、利用者から不満の声もなく利用させていただいております。

三浦様：子会社は元々Teamsを使っていましたので、取次自体を意識せずにシームレスに使えているなという感じがありますね。

Smart at receptionを導入した理由は何ですか？

中垣様：実は元々内線電話を使用した受付は用意されておりましたが、内線電話を持たない部署への受付が必要となり「Smart at reception」が選択肢に挙がりました。
Smart at receptionはTeamsで受付をできることに加えて、携帯電話に連絡できるように簡単に設定できるなどの拡張性に魅力を感じています。

また、新社屋では社員が自身の業務内容や気分に合わせて最適な場所を選んで働けるABW（Activity Based Working）を導入したことで、内線の取次ぎが難しくなりました。

今後ABWが定着していく中で各部門の働き方も変化してくると思いますが、そんな将来的な拡張性について柔軟に決めることができることが嬉しいですね。

ほかにも受付システムを検討しましたが、「拡張性」や「扱いやすさ」、「メンテナンスのしやすさ」がSmart at receptionを導入の理由です。

Smart at receptionの気に入っている点は何ですか？

中垣様：メンテナンスのしやすさです。

当社および子会社の2社の受付をする場合も2つの会社のユーザーデータを作成できたり、分かりやすい管理画面の操作性により、簡単にメンテナンスできるところが気に入っています。

例えばWebページ編集のような感覚でメニュー画面の画像を変更できたり、Excelで従業員データを編集できたりといった点がいいですね。

あとは、受付がスマートになって見た目も非常に良いと感じています。

Smart at receptionのTeamsビデオ通話機能についてはいかがでしょうか？

中垣様：私は受付システムを顔が見える前提で探しておりました。
顔が見えないことは知っているお客様なら問題ないのですが、初めてのお客様であれば、やっぱり顔が見れるというのは安心感があります。

訪問する側としても、訪問相手の顔を見ながら話せるということは、気持ち的にも良い応対を感じてもらえるんじゃないかなと思っています。

弊社及びSmart at receptionに期待する点やご要望を教えてください。

中垣様：来社されるお客様をカメラで顔認証したり、自動受付したりする機能があると面白いかなと思いますね。

三浦様：不在で応対できなかった時に、お客様の画像キャプチャを通知メールに添付してくれると嬉しいかもしれません。

あとは、インターホンみたいな感じで受付中のお客様の様子を録画なり、キャプチャしてくれるとセキュリティ的にも後で確認する場合にいいなと思います。

ーローランド ディー.ジー.株式会社：三浦様、中垣様、杉浦様ありがとうございました！

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