自治体の窓口受付・順番待ちをシステム化する方法｜低コストで実現するiPad受付

この記事でわかること

執筆者

M-SOLUTIONS　受付メディア編集部

自治体の窓口に、受付や順番待ちの仕組みを導入したい。しかし、専用の受付システムや発券機は費用が高く、予算が下りにくい。そうした理由から、受付の効率化に踏み出せない役場は少なくありません。

そのような中でお勧めしたいのが、Smart at receptionとkintoneの組み合わせです。Smart at receptionは無人iPad受付システムです。このSmart at receptionは、最近、業務改善プラットフォームのkintoneと連携できるようになり、その結果、自治体の窓口で必要な受付・順番待ちシステムとして利用できるようになりました。

この記事では、Smart at receptionとkintoneを組み合わせることで、低価格かつ実用十分な受付・順番待ちシステムを実現する方法をご紹介します。

役場の窓口が抱える、受付と順番待ちの悩み

転入・転出が集中する三月から四月にかけて、国保や税、福祉の窓口には行列ができます。番号札を配り、名前を呼び、用件を聞いて担当へ案内する。この流れを紙や口頭で管理すると、住民は自分の順番がいつ来るのか分からないまま待たされます。職員も、住民から「自分の順番はいつか」という問い合わせへの対応に追われたり、呼び出し漏れを起こしたりする可能性があります。

一方で発券機や専用の受付システムを一式そろえようとすると、初期費用も保守費用も高額になりがちです。費用対効果の説明が難しく、稟議が通らない。多くの役場で、受付のデジタル化が後回しになってきた背景には、この「高くて手が出ない」という事情があります。

受付システムはSmart at reception

Smart at receptionは、iPadを利用した無人受付システムです。企業や工場、店舗など幅広い受付窓口で利用されているサービスで、自治体の窓口でも利用できます。

利用者はiPadの画面上で窓口をタップするだけで受付ができる仕組みです。難しい操作はなく、はじめて利用する方でも迷いにくい設計になっています。また、必要に応じてエプソンのプリンタと組み合わせることで、受付番号の発券も可能です。

一方で、Smart at receptionの役割はあくまで受付までであり、順番待ちの表示はSmart at reception単体ではカバーしていません。

kintone連携で順番待ち表示も可能に

では順番待ちの表示はどのように実現すれば良いのでしょうか？そこで活きるのが、Smart at receptionのkintone連携です。Smart at receptionは受付情報をkintoneに連携できます。連携すると、kintoneで受付情報をリアルタイムに確認が可能です。

さらにkintoneは画面を自由にカスタマイズできるので、受け付けたデータをもとに、いま何番まで呼ばれているかを表示する順番待ち画面を構築可能です。この2つを組み合わせることで、専用機を入れなくても受付から順番待ちまでの業務に対応することができます。

この順番待ち画面を待合スペースのモニターに映せば、住民の方は自分の番が近いかどうかをひと目で確認でき、待つ間の不安が和らぎます。職員にとっても、口頭での呼び出しや「あとどのくらいか」という問い合わせが減り、目の前の対応に集中できます。

また受付内容はkintone上で一元管理されるため、担当部署への連携や対応履歴の記録、進捗の共有も一つの画面で完結します。誰がどの案件をどこまで進めているかが見えるので、引き継ぎや確認の手間も減ります。発券機のような専用ハードを買い足さなくても、手元のタブレットとモニターがあれば、役場の受付・順番待ちシステムとして十分に機能します。

低価格で導入できる理由

低価格の理由は、専用システムを一式購入するのではなく、汎用のクラウドサービスを組み合わせて作る点にあります。たとえばkintoneのアカデミック・ガバメントライセンス（1ユーザーあたり年額12,960円）を最低利用人数である10ユーザー分を契約し、そこにSmart at receptionの利用料と必要なカスタマイズ費用を加えます。この構成だと専用の受付・発券システムを導入する場合より、費用を抑えられる可能性があります。

個別要件にも対応可能

汎用サービスを組み合わせる強みは安さだけではありません。kintoneは自由にカスタマイズできるため、窓口の種類や手続きの流れが自治体ごとに違っても、その事情に合わせて調整できます。市民課だけ、あるいは混雑の激しい一つの窓口だけ、といった小さな範囲から始め、効果を確かめながら広げていけます。

またkintoneは受付の業務以外にも利用できます。業務マニュアルをkintoneに集約してすぐ探せるようにしたり、勤怠や各種申請の電子化を進めたりと、同じ基盤の上で庁内業務の効率化へ広げることもできます。

まとめ

受付や順番待ちのデジタル化は、高価な専用システムがなければ実現できないというものではありません。Smart at receptionとkintoneを組み合わせれば、専用機より低価格で導入できる可能性があり、住民の待ち時間のストレスを和らげ、職員の受付管理の負担を軽くすることができます。

「うちの役場でも順番待ちの表示はできるのか」「費用や補助金も含めて相談したい」「まずは一つの窓口で試してみたい」。このようにお考えの自治体の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。最適な進め方や導入イメージを具体的にご提案します。