kintone × Smart at AIで営業はここまで変わる。M-SOLUTIONSの実践10選

この記事でわかること

• M-SOLUTIONSのSmart at AI活用10選
• ・資料請求からの企業情報自動取得
• ・名刺管理と顧客情報の一元化
• ・顧客情報の表記揺れ修正によるデータベース整理
• ・案件の自動振り分け
• ・会議議事録の要約と活動レポートの自動作成
• ・自社の提案検索の検索をAIで効率化
• ・各種レポートの集計と要約
• ・セミナーアンケートの分析
• ・提案資料やモックアップ作成でのAI活用
• ・メール返信文の下書き自動生成
• なぜこれだけのことがSmart at AIでできるのか

執筆者

M-SOLUTIONSメディア編集部

「資料請求が来てから初回コンタクトまでが遅い」「議事録やレポートに時間を取られて、肝心の商談準備が後回しになる」「過去の事例やお客様情報が、どこにあるか分からなくなる」。

営業の現場で日々起きているこのような悩みを、M-SOLUTIONSではSmart at AI for kintone Powered by GPT(以下、Smart at AI）というひとつのサービスを軸に解決しています。

Smart at AIはkintone内でChatGPT・Gemini・Claudeといった生成AIを利用できるkintone連携サービスで、画像やPDF、音声ファイルなど多様な形式のデータをプロンプトに組み込めるのが特長です。

アプリごとにプロンプトを事前設定しておけるため、現場担当者は専門知識なしにワンクリックでAIを使えるよう設計されています。しかも無料版が用意されており気軽に試せます。

本記事では、M-SOLUTIONSの営業現場でSmart at AIをどう活用しているか、実践している10の場面を紹介します。「ここまで使えるのか」と感じていただけたら、ぜひ無料版をご利用ください。

M-SOLUTIONSのSmart at AI活用10選

具体的な活用例は次の通りです。

1. 資料請求からの企業情報自動取得

M-SOLUTIONSの営業活動は、お客様からの資料請求やお問い合わせがスタート地点になることが多くあります。Smart at AIをはじめとするkintoneプラグイン・連携サービス、そしてSmart at receptionといったSaaS製品を扱っているため、お客様が「まず資料を見てから検討したい」という流れで問い合わせをいただくケースが多いのです。

従来であれば、資料請求アプリに登録された情報をもとに、営業担当者が企業のホームページを検索し、商談に必要な事業内容や売上規模、拠点情報などを手動で確認する作業が発生していました。1件あたり10分以上かかることも珍しくなく、件数が増えるほど営業担当者の負担も大きくなっていきます。

この作業を、Smart at AIと外部情報取得の仕組みを組み合わせることで効率化しています。資料請求アプリに新しいレコードが追加されると、社名やメールアドレスのドメインをきっかけに企業情報を収集・要約し、kintoneの該当フィールドへ自動反映する流れです。

資料請求アプリのプロンプトに「この会社の事業内容と規模を要約して」と設定するだけで、新規レコード登録時に自動で情報が埋まる仕組みが作れます。営業の初動スピードが目に見えて変わります。

2. 名刺管理と顧客情報の一元化

展示会やセミナーで交換した名刺の管理にも、Smart at AIを活用しています。Smart at AIには画像読み込み機能があり、名刺を撮影してkintoneに登録するだけで、社名・氏名・部署・連絡先などのフィールドへ自動転記される仕組みです。

展示会で数百枚の名刺を受け取った後、一枚ずつ手入力する従来の方法と比べると、後工程の負担は大きく軽減されました。またSmart at tools for kintone CSV入出力と組み合わせれば、一括取り込みが可能でまとまった件数の処理にも対応できます。

名刺をその場でデジタル化できることで、後日のお礼メールや次回アクションの計画にも、すぐに着手できるようになりました。また専門の名刺管理サービスがなくても管理ができています。

3. 顧客情報の表記揺れ修正によるデータベース整理

名刺や資料請求、問い合わせなど、さまざまな入口から顧客情報が入ってくると、必ず発生するのが「表記がバラバラになってしまう」という問題です。「株式会社」と「(株)」、全角と半角、英語名と日本語名、部署名の略称・正式名称——同じ会社・同じ人物を指していても、登録のたびに表記が揺れてしまい、検索や集計の精度が下がってしまいます。

M-SOLUTIONSではこの正規化作業にもSmart at AIを活用しています。レコードに登録された社名・部署名・役職などをAIが解析し、あらかじめ決めたルール(例:「株式会社は正式表記に統一」「英数字は半角に統一」など)に沿って整えたうえで、kintoneのフィールドへ反映する運用です。人間が一件ずつ目視で修正していくよりはるかに早く、しかも表記の揺らぎや略称にも柔軟に対応できます。

新規レコードが登録された時点でAIが整えてくれるため、汚れたデータが溜まってから一括で直すのではなく、入ってきた瞬間にきれいな状態でデータベースに収まる仕組みになりました。クリーンな顧客データベースは、後述するメール返信や検索の精度にも直結する、地味ですが重要な土台です。

4. 案件の自動振り分け

資料請求や問い合わせが入ってきたら、次に発生するのが「誰がこの案件を担当するか」を決める振り分け作業です。地域、業種、企業規模、検討中の製品、過去の取引履歴。いくつもの軸を見ながら、適切な担当者にアサインする必要があります。これを手動で行っていると、振り分け担当者にボトルネックが集中したり、振り分け待ちの間に対応が遅れたりといった問題が起きがちです。

M-SOLUTIONSではSmart at AIを使って、この振り分けも半自動化しています。新規レコードが登録されると、企業情報や問い合わせ内容、過去の接触履歴をAIが参照し、最適な担当者の候補と振り分け理由を提示する仕組みです。担当者割り当てルールが複雑な場合でも、プロンプトを調整するだけで柔軟に対応できます。

結果として、案件が入ってから担当者に渡るまでのリードタイムが短くなり、お客様への初回コンタクトのスピードが上がりました。営業の世界では「最初に連絡を取れた会社が有利」と言われますが、振り分けの自動化はこの初動を支える地味ながら重要な施策になっています。

5. 会議議事録の要約と活動レポートの自動作成

オンライン会議の機会が増える中で、議事録作成は営業担当者にとって地味ながら時間を消費する業務のひとつです。M-SOLUTIONSではZoomなどのオンライン会議に、AI議事録エージェント「フロントエージェント」(Umee Technologies社提供)を導入し、商談中の音声から自動で議事録をkintoneへ登録する仕組みを整えています。

Smart at AIは、フロントエージェントが生成した議事録データを、Smart at AIのAIエージェント機能で日々の活動レポートへと加工しています。AIエージェント機能は、あらかじめ設定したプロンプトに基づき週次や月次でkintoneのレコードを自動作成できる機能で、複数の議事録を横断的に参照しながら活動レポートを自動生成することが可能です。生成されたレポートは関係者へ自動で送付されるため、会議後の情報共有や報告業務の負担が大きく減りました。

会議が終わったあとに議事録を整え、共有先を選んでメールで送る。この一連の作業がほぼゼロになる体験は、一度味わうと元には戻れないほどの効果があります。会議の数が多い営業組織ほど、効果を実感していただけるはずです。

またSmart at AIは音声ファイル(MP3・MP4)もそのまま解析できるため、フロントエージェントを使わずに会議の録音から直接議事録を作る運用も可能です。

6. 自社の提案検索の検索をAIで効率化

商談前にお客様からよくいただくのが、「うちと同じ業種で導入している会社はありますか?」「似たような規模感での事例はありますか?」といった質問です。kintoneプラグインやSaaS製品の導入を検討する際、同業他社の事例は判断材料として大きな意味を持ちます。M-SOLUTIONSにはこれまで多くの導入事例が蓄積されていますが、件数が増えるほど「あの業種で似たユースケースの事例、どこにあったっけ?」と探すのに時間がかかるようになっていました。

そこで自社事例の検索にもSmart at AIを活用しています。kintoneアプリに蓄積された事例レコードを対象に、業種、企業規模、利用製品、解決した課題、導入効果などをAIが理解したうえで、「製造業で在庫管理にSmart at AIを使っている事例」「100名規模の企業で受付業務を改善した事例」といった自然言語の問い合わせに対し、該当する事例を抽出してくれます。

これにより、商談前の事例探しが大幅に短くなり、お客様への提案も「ちょうど御社と近い業種・規模の◯◯社では、こういう使い方をされています」と具体的に切り出せるようになりました。事例という資産を「眠らせない」体制ができたことで、提案の説得力そのものが上がっています。

7. 各種レポートの集計と要約

営業組織では、日々のレポート作成だけでなく、週次・月次・四半期といった単位で各種レポートを集計する業務が発生します。商談数、受注金額、製品別の動き、業種別の傾向、失注理由の分析。いずれもマネジメントや経営判断に欠かせない情報ですが、毎回手作業で集計していると、レポート作成だけで丸一日かかることも珍しくありません。

M-SOLUTIONSではこの集計業務にもSmart at AIのAIエージェント機能を活用しています。kintone上の商談アプリ、活動レポートアプリ、案件管理アプリなど複数のソースからデータを参照し、設定したフォーマットに沿って週次や月次のレポートを自動生成する運用です。単純な数値集計だけでなく、「今週特に動きが大きかった案件」「失注理由の傾向」といった定性的なコメントもAIが加えてくれるため、そのまま会議資料として使える質に仕上がります。

これにより、レポート作成にかかっていた時間が大幅に短縮され、マネージャーは「集計する人」から「集計結果を見て次の打ち手を考える人」にシフトできるようになりました。データが揃うのを待たずに意思決定できる体制は、変化の早い営業現場では大きな武器になります。

8. セミナーアンケートの分析

M-SOLUTIONSでは定期的にセミナーやウェビナーを開催しており、終了後にはお客様からアンケートをいただいています。アンケートには製品への評価だけでなく、業務上の課題、検討中のサービス、要望、フリーコメントなど、営業活動に直結する貴重な情報が詰まっています。ところが件数がまとまってくると、一件ずつ読み込んで傾向を掴むのは大変な作業です。

そこでSmart at AIを使って、アンケート結果の分析を効率化しています。kintoneアプリに蓄積されたアンケートレコードをまとめて参照し、「よく挙がっている課題」「製品に対するポジティブ/ネガティブな反応」「フォローアップすべきお客様の抽出」といった切り口で、AIが要約・分類を行う仕組みです。

これにより、セミナー直後にフォローすべき優先顧客を素早く特定でき、商談化までの時間が短くなりました。また、定性的なコメントから「次のセミナーで取り上げるべきテーマ」のヒントを得られるため、コンテンツ企画にも活かしています。アンケートを「集めて終わり」にせず、次の一手につなげられるようになったのは大きな変化です。

9. 提案資料やモックアップ作成でのAI活用

営業活動の中でも、提案書やセミナー資料の作成は時間がかかる業務です。特にお客様からのカスタマイズ要望に対し、文章だけで仕様を伝えるのは難しく、認識のズレが生まれがちでした。「こんな画面にしたい」と言葉でやり取りを重ねても、いざ形になってから「思っていたのと違う」となるケースは少なくありません。

M-SOLUTIONSではこの課題に対し、Smart at AIの画像生成機能を活用しています。お客様の要望をkintoneのアプリに記録し、その内容をもとにSmart at AIがモックアップ画像を生成。商談中にその場で「こういうイメージで合っていますか?」と画面案を見せながら確認を進められるようになりました。外部のAIツールを別途立ち上げる必要がなく、kintoneの中だけで完結するのが大きな利点です。

しかも、生成したモックアップ画像はそのままkintoneアプリのレコードに紐付けて保存できるため、「どのお客様向けに、どんな案を提示したか」が自然に記録されていきます。後から見返したときに、提案の経緯が誰でも辿れる状態になっているのは、引き継ぎや社内共有の面でも大きなメリットです。

口頭だけでは伝わりにくかったアイデアも、ビジュアル化することでお客様や社内メンバーとのコミュニケーションが円滑になり、商談の進行スピードも目に見えて上がっています。提案資料の表紙画像やセミナー告知用のアイキャッチを作るといった用途にも応用でき、営業活動の「見せる」場面全般で活躍しています。

10. メール返信文の下書き自動生成

営業担当者の日常業務で意外と時間を取られるのが、メール返信です。お客様ごとに過去のやり取り、検討中の製品、商談ステータスが異なるため、毎回ゼロから文面を組み立てていると、一通あたり10〜15分かかることも珍しくありません。

M-SOLUTIONSではこの作業も、Smart at AIで効率化しています。kintoneの顧客情報や商談履歴、過去のメール内容を参照したうえで、AIが返信文の下書きを生成する仕組みです。お客様の状況に合わせたトーン、過去の話題への自然な触れ方、次のアクションへの誘導——こうした要素を盛り込んだ下書きが、ボタンひとつで出てきます。

もちろん、生成された下書きをそのまま送ることはなく、営業担当者が内容を確認・調整したうえで送信します。それでも、ゼロから書くのと「9割完成した下書きを仕上げる」のとでは、かかる時間も精神的な負担もまったく違います。「メール返信が溜まってしまう」というよくある悩みが、ぐっと軽くなりました。

なぜこれだけのことがSmart at AIでできるのか

ここまで10の事例を紹介してきましたが、すべてに共通しているのは「Smart at AIをkintoneのアプリに組み込んでプロンプトを設定するだけ」という点です。新しいツールを次々に導入する必要も、複雑な開発も要りません。

Smart at AIの強みは、シンプルにまとめると次の3点です。

kintoneの中で完結する

普段使っているkintoneアプリにプラグインを設定するだけで、画面遷移なしにAIが使えます。営業担当者が新しい使い方を覚える必要がほとんどありません。

現場主導で運用できる

プロンプトの設定はマウス操作中心で完了し、専門知識不要です。「もっとこういう出力にしたい」という要望を、IT部門に依頼することなく現場で調整できます。

最新AIモデルに継続対応している

ChatGPT・Gemini・Claudeの新モデルが出るたびに対応が進められているため、常に最新の精度で業務を回せます。そして何より無料版が用意されており、すぐに試せるのが大きな魅力です。「導入したけど使いこなせなかった」というリスクを最小限にして、社内でAI活用の手応えをつかむことができます。

まずは無料版から、Smart at AIを試してみませんか

「自社でも同じような仕組みを作れるのか」「うちの業務にどう適用できるのか」と感じた方は、まずは無料版を触ってみるのが一番の近道です。AIエージェント機能を含む主要機能が無料版でも利用できるため、本記事で紹介した活用事例の多くを、コストをかけずに検証できます。

「全体像を先に把握したい」という方には、Smart at AIの機能や導入事例、活用アイディアをまとめたホワイトペーパーや製品資料もご用意しています。プロンプト集や活用テンプレートも含まれているため、「何から始めればいいか」という最初の一歩で迷うことがありません。

無料版のダウンロード・資料請求は下記フォームから受け付けています。営業組織のDXやkintone × AI活用についてのご相談も、専門の担当者が個別に対応いたします。貴社の業務に合った組み合わせをご提案できますので、お気軽にお問い合わせください。