キントーンのレコードコメントをAIで活用する方法

この記事でわかること

• Smart at AIのアップデート概要
• Smart at AIでレコードコメントを活用するシーン
• まとめ

執筆者

M-SOLUTIONSメディア編集部

kintoneのレコードコメントには、レコードに紐づいた情報が日々蓄積されていきます。担当者間の申し送り、顧客とのやりとりの経緯、承認に至るまでの検討内容、現場からのフィードバック。フィールドの値だけでは表現しきれない判断の背景や、関係者同士の対話がレコードコメントに残ります。

ところが、これまでSmart at AI for kintone Powered by GPT（以下、Smart at AI）が扱えるのはフィールドの値だけで、コメントに蓄積された情報は活用できませんでした。「レコードコメントにすべて書いてあるのに、AI に読ませる手段がない」「処理結果を関係者に伝えるには、結局、誰かが手でコメントを書き直すしかない」こうした不便さを感じていた方も多いのではないでしょうか。

今回のSmart at AIのアップデートで、その壁がなくなりました。Smart at AIがコメントを読み、コメントに書き込めるようになります。さらに、メンション付きでの投稿にも対応しました。kintoneの中で起きている「会話」に、AIが自然な形で参加できるようになります。本記事では今回のアップデートについて詳しく紹介いたします。

アップデート機能

今回アップデートされた、kintoneのレコードコメントに関係する機能は次の通りです。

コメント情報をプロンプトに取り込む

レコードのコメント履歴を、そのままプロンプトの入力として使えるようになりました。誰が、いつ、何を書いたかという文脈ごと AI に渡せるため、フィールドの値だけではわからなかった「経緯」や「判断の理由」を踏まえた処理が可能になります。

たとえば、商談レコードのコメントに営業担当者が書き溜めた所感を AI が読み取って、上長向けの簡潔な状況報告に整える。あるいは、問い合わせ対応のやりとりを読んで、対応方針の提案を生成する。フィールドだけを見ていたときには気づけなかった文脈を、AIが拾い上げて活かせるようになります。

コメントとして自動投稿する

AIの処理結果を、コメントとしてkintoneに直接書き込めます。これまでのように、AIの出力を一度メールやチャットに転記し直すといった作業は不要です。手動でコメントを書く手間がなくなるだけでなく、書き忘れや対応漏れも構造的に防げます。

業務システム上での記録は「とにかく続けること」が一番難しいものですが、AIが自動的に投稿してくれる仕組みであれば、記録は自然に積み上がっていきます。属人化しがちなナレッジの蓄積を、システム側で支える効果も期待できます。

メンション付きで投稿する

投稿時に宛先を指定したメンションが可能です。宛先の指定方法は2通りあります。

ひとつは、ユーザー選択フィールド・組織フィールド・グループフィールドを宛先として使う方法です。「担当者フィールドに入っている人物に通知する」「決裁部門フィールドの組織に通知する」といった、レコードの状態に応じた宛先を指定できます。

もうひとつは、特定のユーザー・組織・グループを固定で指定する方法です。「重要案件は必ずA部長に通知する」といった、運用ルールとして決まっている宛先に確実に届けたい場合に便利です。

通知が「誰に届くか」をレコードの状態に応じて変えられるのは、運用の現場では非常に大きな違いです。全員宛のメッセージは結局誰の手にも残らず、必要な人にだけ届く通知こそが行動につながります。Smart at AIがメンション機能に対応したことで、AI の処理結果を「動く情報」として関係者に届けられるようになりました。