kintoneでイベント管理はできる？業務効率化・ミス防止を実現する方法と導入ステップを徹底解説

この記事でわかること

• kintoneでイベント管理を行うメリット
• kintoneのイベント管理を導入するステップと便利なプラグインを紹介
• kintoneを使ったイベント管理を成功させるポイント

執筆者

M-SOLUTIONSメディア編集部

イベント運営には申込受付、参加者管理、当日対応、アンケート回収、フォローアップなど多くの業務が発生します。しかしExcelやメール、紙でバラバラに管理していると、属人化やミス、情報の分散が起こりやすくなります。

この課題を解決する手段として注目されているのが業務アプリ構築プラットフォームkintoneです。kintoneを活用すればイベントに関わるすべての業務を一元管理し、運営の効率化と精度向上を同時に実現できます。

本記事ではkintoneで実現できるイベント管理の全体像、メリット、導入手順、便利なプラグイン、他アプリとの連携方法、実際の活用事例までを解説します。まずはkintoneについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

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kintoneでイベント管理は実現できる？

イベント管理業務は多くの工程が発生するうえに、それぞれ異なるツールを使っているケースも少なくありません。そのため情報の分断や属人化によるミス、対応漏れが発生しやすいという課題があります。

kintoneを活用すれば申込からフォローアップまで一連の流れを1つのプラットフォームで管理することが可能となり、業務効率化と正確性の向上を同時に実現できます。

本章ではイベント運営における基本的な流れとそのなかで発生しやすい課題について解説した上で、kintoneによる解決の可能性について触れていきます。

イベント管理とは？業務の流れとポイントを解説

イベント運営は「事前」「当日」「事後」の3つのフェーズに分かれます。それぞれで必要な業務や扱う情報が異なるため、適切な管理と連携が求められます。

申し込み情報の収集、スムーズな受付、終了後のフォローといった業務が連続するなかで工程ごとの分断があると、情報の反映や対応に時間がかかりミスの温床になります。

ここでは各フェーズの主な業務内容を確認していきます。

参加申込の受付と情報収集

イベント運営は参加者の申し込み受付から始まります。Webフォームやメールなど複数の受付チャネルを通じて情報が集まりますが、これらが整理されていないと確認や管理に手間がかかります。必要項目が不足していれば、後の案内や対応にも影響します。

kintoneでは、連携サービスを利用することで、申し込みフォームとデータベースが一体化させることが可能です。受け取った情報がそのまま一覧化されます。

これにより二重入力や転記ミスを防ぎながら受付状況をリアルタイムに把握できます。情報の整備が初期段階で完了していることで、次の工程もスムーズになります。

当日の受付業務と対応フロー

イベント当日は参加者をスムーズに案内し、受付を円滑に進める必要があります。紙やExcelで名簿を管理していると検索に時間がかかり、対応の遅れや混乱が発生しがちです。

kintoneでは事前登録された参加者情報をもとに受付リストを自動生成でき、モバイル端末を使った運用にも対応しています。チェックイン状況はその場で更新でき、他のスタッフとも即時に共有されます。QRコード連携による受付の迅速化も可能で、現場での負荷を大幅に軽減できます。

イベント終了後のフォローアップ業務

イベント後はお礼メール、アンケートの回収と集計、営業部門への情報共有など、重要な業務が残っています。これらを手動で行っていると対応漏れや記録ミスが発生しやすく、せっかく得たリードを活かしきれない場合もあります。

kintoneと連携サービスを使えばアンケートフォームの作成から集計までを効率的に行えるほか、営業へのタスク割り振りや通知も自動で対応できます。イベントで獲得した情報を営業活動へつなげ、次の成果へと活かす運用が可能になります。

現場で発生しやすいイベント管理の課題

イベント業務では情報の分散や属人化、手作業によるミスといった課題が多く見られます。ひとつひとつは小さな問題でも、積み重なれば内部の混乱が外部にも波及し、参加者への対応品質や信頼性の低下につながることもあります。

例えば情報の更新漏れが案内ミスを招き、対応履歴の不備が重複対応やフォロー漏れの原因になります。さらに名簿や案内状を手作業で作成していれば、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。

こうした課題はイベントの規模や頻度に関係なく、広く共通するリスクです。ここでは特に現場で頻発する3つの代表的な課題について解説します。

申込情報や参加者データが複数のツールに分散し、管理が煩雑になる

イベントの申し込み情報をスプレッドシートに手入力し案内メールは別のツールで送信するなど、工程ごとに異なるツールを使っていると情報の整理と反映に時間がかかります。情報の変更があるたびに複数のファイルを突き合わせる必要があり、確認ミスや誤送信が発生しやすくなります。

こうした管理方法では情報の一貫性が保たれにくく、運営業務全体の精度やスピードが確実に低下します。情報が分散している状態は運営のミスを誘発する大きな要因となるため、早期の解消が求められます。

進捗管理や対応履歴の共有が不十分で、チーム連携が滞る

複数人でイベントを運営する際、対応履歴や進捗の共有がされていないと誰が何を担当したのか分からなくなり、二重対応や抜け漏れが起きやすくなります。特定の担当者に情報が集中しているとその人が不在のときに業務が止まるリスクも高まります。

属人化が進むほど全体の品質管理が難しくなり、業務の効率も悪化します。情報共有の体制が整っていないままではチーム全体でのスムーズな連携は実現できません。

メール送信・参加証作成・名簿更新などの手作業がミスを招く

参加者への案内メール送信や名簿の作成、参加証の準備など、イベントには細かな作業が多数発生します。これらをすべて手作業で行っているとコピー＆ペーストによる入力ミスや反映漏れが起きやすくなります。

こうしたミスはイベント当日の現場で発覚することも多く、対応に追われて混乱を招きます。参加者に不信感を与える要因にもなるため、ミスの起きにくい業務体制を構築することが重要です。

kintoneでイベント管理を行うメリット

イベント業務においてkintoneを導入する最大のメリットは、煩雑になりがちな情報や作業を一つのプラットフォームで管理・自動化できる点にあります。

申込受付、参加者対応、アンケート回収、営業連携といった一連の流れを一元化できることで作業効率が向上し、ミスの発生リスクも大幅に低減されます。

またリアルタイムでの情報共有や過去データの再活用が可能になることで業務の再現性が高まり、属人化の解消にもつながります。本章ではkintoneがイベント管理においてどのような価値をもたらすのかを、4つの観点から具体的に解説していきます。

業務工数を削減し、作業ミスを防止できる

イベント運営では申し込み情報の整理、案内メールの作成、受付用リストの準備、アンケート結果の集計など多岐にわたる業務を限られた期間内で処理しなければなりません。

これらをすべて手作業で行っていると、どうしても時間と労力がかかりミスの発生率も高くなります。kintoneでは各業務に対応するアプリを連携させることで、情報の登録から活用までを一元化できます。

例えば申し込みフォームから得たデータをそのまま参加者名簿として利用したり、チェックボックスによる進捗管理やステータス更新を自動化したりすることで業務の負担を大きく軽減できます。人手に頼らない運用に切り替えることで作業精度も向上するでしょう。

イベント情報をリアルタイムに集計・分析できる

イベントの成果を適切に評価するためには参加者数、属性、アンケートの回答状況などの定量的な情報をスピーディに把握できる環境が欠かせません。しかし複数のツールでデータを管理していると、情報の集約や整形に時間がかかりタイムリーな分析が難しくなります。

kintoneでは収集した情報がリアルタイムで一覧に反映され、グラフ機能を使ってそのままグラフや表に可視化できます。

参加者の傾向や満足度をすぐに把握できるため、イベント終了後すぐに報告資料や次回改善案の作成に着手することも可能です。kintoneによりスピードと精度の両面で意思決定の質を高める環境が整います。

過去イベントのデータを再利用して運営を効率化できる

イベントを毎回ゼロから準備していては作業負担が大きくなるうえに、担当者の経験や勘に依存した属人的な運営になりやすくなります。特に年に複数回同じ形式のセミナーや展示会を開催する場合、過去の参加者データや運営フローを活かせない環境では非効率な作業の繰り返しになってしまいます。

kintoneでは過去に作成したイベント用アプリをテンプレート化することで、次回以降の開催時に複製・再利用が可能です。フォームの構成や必要項目の設計を流用することで準備工数を削減できるだけでなく、情報の抜けやミスの発生も防ぎやすくなります。

加えて前回のアンケート結果や参加傾向を参考にすることで、より精度の高い集客・運営戦略を立てることもできます。

アンケート回収やフォロー施策をスムーズに実行できる

イベント後のアンケートや参加者へのフォローアップは顧客との関係性を深め、次の営業や再参加につなげる重要なアクションです。しかし実際には回収率が低かったり回収したデータが共有されずに活用されなかったりするケースも少なくありません。手作業での管理ではスピード感のある対応も難しくなります。

kintoneと連携サービスを活用すればアンケートフォームの作成・配信から回答の集計までをアプリ内で完結させることができます。さらに回答内容に応じて営業担当者へ自動でタスクを割り当てたり、セグメントごとのフォロー施策を設定したりすることも可能です。

これによりイベント後の顧客対応を効率よく行うことができ、関係性の維持・強化に直結する運用が実現します。

kintoneのイベント管理を導入するステップと便利なプラグインを紹介

kintoneをイベント管理に活用するにはまず自社の業務に合わせたアプリ構築やテンプレートの選定が必要です。加えて操作のしやすさや情報共有の精度を高めるためのカスタマイズ、運用ルールの整備も重要なポイントです。

また、より実用的に活用するためにはメール配信やファイル管理、集計などを支援する専用プラグインの導入も効果的です。

本章ではkintoneを初めて導入する企業がスムーズに活用できるよう、テンプレートを活用したイベント管理方法とイベント管理アプリのカスタマイズ方法に加え、あわせて活用できる便利なプラグインを紹介していきます。

テンプレートを活用したkintoneのイベント管理導入方法

kintoneにはンプレートがあらかじめ用意されており、初めてでもアプリを手軽に立ち上げることができます。

テンプレートを活用すればフォームやステータスの初期設定が整った状態からスタートできるため、構築にかかる時間と工数を大幅に削減できます。

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用途に合ったテンプレートを選定する

セミナー、展示会、社内研修などのイベントの種類や目的に応じて最適なテンプレートを選ぶことが導入成功の第一歩です。

kintoneの公式サイトやパートナー企業が提供するテンプレートから自社のニーズに近いものを探し、ベースとして活用しましょう。類似のテンプレートを試しに複数使って比較し、自社の運用スタイルに合うものを選ぶのも有効なアプローチです。

アプリ構成（フィールド・ステータス）を確認・調整する

テンプレートを取り込んだ後は実際の業務に必要な項目が揃っているかを確認し、過不足があればフィールドやステータスをカスタマイズします。

例えば参加者の所属や参加目的など、後の営業連携に必要な情報項目を追加することで運用の幅が広がります。イベントの目的に応じて記録すべき情報の粒度も変わるため、初期段階で整理しておくことが重要です。

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自社の業務フローに合わせたkintoneアプリのカスタマイズ方法

イベント管理をkintoneで実用レベルに落とし込むには、テンプレートを取り込んだだけでは不十分な場合があります。現場での運用にしっかり定着させるためには、自社の業務フローに沿ってアプリを細かく調整する必要があります。

以下ではイベント運営に適したkintoneアプリを構築するためのカスタマイズ手順を5つのステップに分けて解説します。

現場ヒアリングを通じて必要な業務フローを洗い出す

アプリのカスタマイズは現場の実態を正しく把握することから始まります。まずはイベントの運営に関わる担当者へのヒアリングを実施し、どのような業務がどの順序で行われているかを具体的に洗い出しましょう。

申し込み受付からフォローアップまで業務の全体像を把握することで、どの情報を管理すべきか、どの工程にアプリの支援が必要かが明確になります。特に属人的な運用になっている部分はシステム化によって安定化できるため、重点的に確認しましょう。

業務フローに合わせてフィールドとステータスを設計する

現場での業務フローをもとにアプリにどのような情報を持たせるかを具体的に設計します。情報の入力欄にあたる「フィールド」では参加者名や連絡先、申し込み日、対応状況など、必要な項目を過不足なく用意しましょう。

不要なフィールドが混在していると入力の手間やミスの原因となるため、シンプルで実用的な構成を心がけることが大切です。

進捗管理用のステータスも業務の流れに沿って設定し、視覚的に作業状況を把握できるようにしておくと属人化や抜け漏れの防止につながります。

通知設定・権限管理を整備し、運用トラブルを防ぐ

イベント運営では関係者間の情報共有が欠かせません。kintoneではレコードの追加やステータス変更といった操作に対して自動で通知を飛ばすことができます。

これにより次の対応者への引き継ぎがスムーズになり、連携ミスや対応の遅れを防ぐことが可能です。特に個人情報を扱う場合は権限管理を慎重に設計し、情報漏えいや誤操作のリスクを最小限に抑えましょう。

レイアウトやユーザー操作性を調整し、現場で使いやすくする

使いやすいイベント管理アプリを実現するにはフィールドの並び順やグループ分け、ラベルの記載などユーザー目線での使いやすさを追求したレイアウト調整が求められます。

特に初めて使うスタッフでも直感的に操作できるようにすることが業務負担の軽減とミス防止につながります。よく使う項目を上部に配置するなど、操作時のストレスを減らす工夫を入れると継続的な活用につながります。

テスト運用を行い、現場での実用性を検証する

構築したアプリはいきなり本番で使うのではなく、事前にテスト運用を行って実用性を検証しましょう。イベント運営の一連の流れをテストデータでシミュレーションすることで操作上の違和感や通知のタイミング、ステータスの流れに不備がないかを確認できます。

現場で迷わず使える状態に仕上げることが定着率やミスの削減につながります。本番前にテスト環境でしっかりと検証しておくことが定着のポイントです。

プラグインを活用してkintoneのイベント管理をより便利に

kintoneは標準機能やカスタマイズだけでも十分に業務改善を実現できますが、さらに業務にフィットさせたい場合にはプラグインの活用が非常に有効です。

プラグインを導入することでメール配信、ファイルの整理、グラフによる集計表示など、イベント管理で求められる細かな処理を効率化できます。ここではイベント業務と相性の良い3つの代表的なプラグインを紹介します。

メール一斉送信プラグインで案内業務を効率化

イベント運営では参加申込の受付確認やリマインドメール、フォローアップなどタイミングに応じたメール送信が欠かせません。しかし標準のkintoneには一斉メール送信機能がないため、別ツールで対応しているケースも多く、情報の分断や作業の煩雑さが課題となりがちです。

メール一斉送信プラグインを導入すればkintoneのレコード情報を元に、対象者ごとにカスタマイズされたメールを一括で送信することが可能になります。メール送信履歴もkintone上で管理できるため、誰に何を送ったかが可視化されチームでの連携もスムーズになります。

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メール一斉送信プラグイン

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ファイル管理プラグインで資料共有を効率化

イベントでは案内状や当日の配布資料、名簿など多くのファイルを扱います。これらを別のフォルダやクラウドサービスで管理していると、ファイルの所在が分かりづらくなり探す手間や共有ミスが発生しやすくなります。

ファイル管理プラグインを使えば各レコードに直接ファイルを関連付けて管理できるため、参加者情報と紐づいた形で資料を整理することができます。

またアクセス権限の設定やバージョン管理ができるプラグインを選べば、より安全かつ効率的な情報共有が実現するでしょう。

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ファイル管理プラグイン

集計プラグインでイベント結果を即座に可視化

イベントの効果を測定し次回に活かすためには、参加人数、キャンセル率、アンケート結果などの集計・分析が欠かせません。kintoneの標準機能でもグラフ表示は可能ですが、より柔軟な集計条件や見やすいビジュアルで分析したい場合は集計系のプラグインが効果的です。

例えばクロス集計やカスタムグラフが使えるプラグインを導入すれば、参加者の属性別傾向や満足度の変化なども簡単に把握できます。報告資料の作成もスムーズになり、分析を通じた改善活動が可能になります。

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kintoneを使ったイベント管理を成功させるポイント

kintoneを活用してイベント管理を行うだけでは必ずしも成果につながるとは限りません。システムとしての柔軟性が高い一方で導入や運用の方法次第では使いにくさを感じたり、定着せず形骸化してしまったりすることもあります。

本章ではkintoneをイベント業務に根付かせ、成果につなげるために押さえておくべき3つの実践的なポイントを紹介します。

アプリを定期的に見直し、業務とともにアップデートする

イベント業務は一度仕組みを作れば終わりではなく、開催のたびに内容や運用方法が少しずつ変化していきます。それに伴ってアプリに求められる項目や管理方法も変化していくため、運用が落ち着いたあとも定期的な見直しを行うことが大切です。

例えば使われていないフィールドが増えていないか、通知設定が実態に合っているか、運営スタッフが使いやすい構成になっているかを定期的に確認しましょう。

必要に応じてアプリを更新し、常に現場とシステムのズレが起きないように維持することで業務の属人化や手戻りを防ぐことができます。

運営メンバー間でのkintone活用ルールを統一する

kintoneは自由度の高いツールであるがゆえに、使い方が担当者によってバラバラになってしまうと情報の不整合や確認漏れといったトラブルが発生しやすくなります。イベント管理のように複数人が関わる業務では、全員が同じルールで運用することが非常に重要です。

例えば「対応状況は必ずステータスで管理する」「備考欄には時系列でコメントを残す」「○○欄は必須入力とする」といった具体的なルールを設定しておくと誰が見ても分かりやすく、業務の引き継ぎや連携もスムーズになります。マニュアルを用意したり、導入時に簡単なレクチャーを行ったりするのも有効です。

業務フローや画面設計を現場の声に基づいて改善する

アプリ設計やフロー作成を担当部門だけで完結させてしまうと、現場の実態と乖離した使いにくいシステムになってしまうことがあります。kintoneを実際に使うのは現場のスタッフであるため、その声を反映した設計や改善が定着と活用のカギとなります。

現場から「この項目は毎回入力が面倒」「通知が多すぎて見落とす」といったフィードバックがあれば、レイアウトの整理や通知ルールを調整し使用者にとって使いやすいアプリを作成することができます。

小さな使いづらさを放置せず改善していくことで現場に定着していき、イベント管理全体の質が向上していきます。

まとめ

kintoneを活用したイベント管理は申し込み受付から当日の運営、終了後のフォローアップまで一連の業務を一元化できる強力な手段です。業務の属人化や手作業によるミス、情報の分散といった従来の課題を解消し効率的で再現性のある運営体制を構築できます。

テンプレートやプラグインを活用しながら自社の業務フローに合わせたアプリを柔軟にカスタマイズすれば、現場でも使いやすく成果につながるイベント運営が実現可能です。

導入後は定期的な見直しや活用ルールの整備、現場の声を取り入れた改善を続けることでkintoneの効果を最大限に引き出すことができます。業務効率と品質を両立したイベント管理を目指す企業にとって、kintoneは有効なツールとなるでしょう。

弊社ではkintoneの初期導入支援から受注管理システムの構築、外部システム連携、kintoneを強化するためのプラグイン「Smart atシリーズ」を提供しています。

イベント管理を自社のフローに合わせて適切に設定したいなどのご相談をしたい企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。