Excelや紙の台帳に頼った在庫管理は、入力ミスや集計の遅れが起きやすく、現場の数と台帳の数が合わない原因になりがちです。結果として欠品や過剰在庫を招き、意思決定のタイミングも遅れます。

kintoneなら、品目マスタの整備から入出庫の記録、在庫表の自動集計、一覧やグラフでの可視化までを一つの基盤にまとめることができます（複数アプリの集計や高度な在庫計算にはプラグインやカスタマイズを組み合わせるケースもあります）。

本記事では、標準機能でどこまで実務に対応できるのかを具体的に示し、公式サンプルアプリを使った始め方や、アプリ連携による基本設計、バーコードや外部システム連携の拡張、業種別の活用例、導入時の落とし穴と対策までを順を追って解説します。

もしkintoneついて詳しく知りたい場合は是非こちらの記事もご参照ください。

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kintoneで在庫管理はできるのか？

そもそもkintoneで在庫管理はできるのか。その答えを考えるには、まず従来の方法であるExcelや紙の台帳による運用にどんな限界があるのかを理解する必要があります。入力や集計が人手に依存するとミスや遅延が避けにくく、現場と帳簿の数字が合わないという問題も起こりがちです。

本章ではこうした課題を整理した上で、kintoneの標準機能を活用すればどこまで解決できるのかを具体的に見ていきます。

Excelや紙管理の課題

人手で入力・集計する運用は、担当者の経験に依存しやすく、締め処理の直前ほど更新が滞ります。現場と台帳の在庫数が乖離すると、発注や出荷の判断が古い数字にもとづくことになり、機会損失や在庫ロスのリスクが高まります。

ここでは、転記ミスや日付抜け、ファイル分散による集計遅延といったボトルネックを洗い出し、デジタル化の優先順位を定める材料にします。

入力ミスが多発しやすい

手入力や転記の回数が多いほど、桁違い/品目の取り違え/日付の抜けなどが発生します。チェックルールがシートごとに散らばっていると誤りの検知が遅れ、修正のために余計な時間を費やすことになります。

集計や更新作業が遅れる

入庫と出庫の記録が別ファイルに分かれていると、集計のたびに関数を直したり、コピー＆ペーストを繰り返したりする必要があります。締めや棚卸の直前に更新が止まると意思決定に使う数字が古くなり、発注や出荷の遅れに直結します。

リアルタイムに在庫を把握できない

現場の入出庫がすぐに反映されないと、売れ筋の欠品や在庫の積み上がりに気づけません。倉庫と店舗、製造と購買のように拠点や部門が分かれるほど、乖離は広がります。

kintoneで改善できるポイント

kintoneはアプリごとに入力ルールと権限を統一でき、記録から集計、可視化までを同じデータで回せます。現場で登録した情報がそのまま在庫表に反映されるため、管理部門と現場が同じ数字を参照できます。

入力チェック機能でミスを削減

必須設定やプルダウン、文字数や数値の範囲チェックを組み合わせることで入力の時点でエラーを食い止めます。入力者の権限や承認フローも合わせて設計し、誤記がシステム全体に広がるのを防ぎます。

自動集計で在庫数を即時反映

1つのアプリで運用する場合、入庫と出庫の記録は、その都度在庫表へ自動で加算・減算されます。手集計を前提としないため、締め前であっても最新の残数を前提に発注や出荷の判断ができます。（入出庫の履歴管理や複数アプリにまたがる在庫集計が必要な場合は、在庫管理プラグインやAPI連携を組み合わせるケースも多くあります）。

リアルタイム可視化で棚卸や在庫確認を効率化

一覧やグラフ・ダッシュボードを使えば、偏在や不足がひと目で分かります。棚卸はモバイルで現数を入力し、差異は、棚卸専用アプリのレコードとして履歴を残す設計にすることで、作業時間を短縮しつつ改善の起点も明確になります。

標準機能で対応できる在庫管理の範囲

中小規模の在庫管理であれば、kintone単体でも主要な要件をカバーできます。まずは標準機能で組める最小構成を定義し、拡張が必要になる領域と線引きしましょう。

商品マスタ管理（品目や属性を一元管理）

在庫管理の基盤となるのが商品マスタです。ここで品目コード、品名、規格、単位、標準在庫数、仕入先といった基本情報を一元管理することで、記録や検索の精度が格段に高まります。

関連レコード機能を活用すれば、取引履歴や添付資料をワンクリックで参照できるため、情報が分散する心配もありません。

マスタが整理されていれば入出庫や発注処理の入力内容も自然と統一され、誤入力や二重登録が減少します。その結果、現場担当者の作業負担を減らしつつ、経営判断の基礎となるデータの信頼性も向上します。

入出庫管理（在庫増減の記録と追跡）

日々の入庫・出庫を正確に残すことは、在庫を把握するうえで欠かせない作業です。

kintoneでは入出庫日や数量、ロケーション、ロット番号、伝票番号といった情報を記録することで履歴を追跡でき、トレーサビリティの確保につながります。記録内容は計算フィールドで自動的に集計され、プラグインやカスタマイズを行えば、在庫表に反映される仕組みを作ることが可能です。

リアルタイムに正確な残数を確認できるので、特にロットや伝票単位の管理が求められる製造業や物流業では大きな効果を発揮します。

在庫表によるリアルタイム可視化

在庫表は入出庫データを集計し、残数をリアルタイムで見える化する中心的なアプリです。

品目別や拠点別に在庫状況を一覧表示できるだけでなく、グラフやチャートを通じて偏在や不足の傾向も把握できます。

必要在庫を下回った際には通知を飛ばしたり前日比や週次での変化を指標化したりと、状況の変化をつかむ工夫も可能です。こうした仕組みによって担当者は過不足を素早く認識し、棚卸や発注の判断を迷わず行えるようになります。

簡易な棚卸・残数確認

棚卸作業を効率化するために、kintoneでは専用のビューや入力フォームを用意し現場で実査した数値を直接入力できます。入力した数値は在庫表と自動で突き合わされ、差異がある場合には調整レコードとして残るため、履歴管理も容易です。

この仕組みにより棚卸ごとの誤差の傾向を振り返りやすくなり、改善に向けた具体的なアクションを検討できます。紙やExcelで突合作業を行う方法と比べて工数は大幅に削減され、現場担当者の負担軽減と棚卸精度の向上を同時に実現できます。

プラグインや外部連携が必要になるケース

要件が高度になると、標準機能だけでは運用が煩雑になることがあります。あらかじめ拡張ポイントを見極めることで、無理のない業務設計・無駄の少ないシステム開発を実現できます。

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【業界別】kintoneプラグインを活用した成功事例をご紹介

ロット管理や有効期限管理が必要な場合

製造業や飲食業では、ロット番号や消費期限を正しく管理することが品質保証や安全性の確保につながります。kintoneの標準機能でもロット番号や消費期限をフィールドとして記録することは可能ですが、ロット単位での在庫残数管理や、複数ロットにまたがる引き当て、原価計算まで行うとなると、JavaScriptカスタマイズや専用プラグインの活用が必要になるケースが多くなります。

番号付与や期限アラートを運用ルールだけでカバーしようとすると現場の負担が増し、結局入力漏れや対応遅れが起こりがちです。こうしたケースでは専用のプラグインや外部データベースとの連携を取り入れることで、作業を簡素化しつつ正確な管理体制を維持できます。

高度なバーコード／QRコード連携が必要な場合

在庫管理を効率化する手段としてバーコードやQRコードの活用は非常に有効です。例えば倉庫で入出庫のたびに商品をスキャンすれば、記録が自動で反映され、手入力の手間やミスを削減できます。

kintoneの標準機能にはバーコード／QRコードを直接読み取る機能はありませんが、スマートフォンのカメラと連携するプラグインや専用のハンディターミナル、外部の読み取りサービスを組み合わせることで、スキャンした内容をそのままkintoneのレコードに反映させる運用が可能です。

大量の入出庫や高速処理が必要な場合は、端末の台数やオフライン／オンライン環境に応じて、ハンディターミナル連携型、クラウド連携型など最適な方式を選定します。

発注・仕入管理と連携したい場合

在庫管理は単独で完結せず、発注や仕入と密接に関係しています。商品が不足すれば自動で発注をかけたり、仕入データが在庫表に反映されたりする仕組みを整えると、管理の精度が一気に向上します。

kintoneでは会計や販売管理、ERPシステムとREST APIや連携サービス（iPaaS、専用プラグインなど）を通じて連携することで、購買から在庫、売上までの整合性を保つことが可能です。REST APIを使った直接連携や、iPaaSを介したデータの自動連携を設計段階から見込んでおけば、後から再設計をする必要も減ります。

結果として、在庫管理と経営判断をスムーズにつなげられるようになります。

大量データ処理や高速検索が求められる場合

在庫管理の規模が拡大すると、レコード件数が数万〜数十万件規模になるケースもありますkintone自体は公式に「1アプリあたり100万件登録した状態でも快適に利用できる」とされていますが、絞り込み条件やフィールド数、同時アクセス数によっては、レコード数が増えるほど検索や集計のレスポンスに影響が出る場合があります。

これを回避するには、拠点ごとにアプリを分割して1アプリあたりのデータ量を抑えたり、古い履歴データをアーカイブ用アプリへ定期的に退避するなどの工夫が有効です。さらに、横断的な集計や詳細な分析が必要であれば、外部検索基盤やBIツールとの連携を組み合わせることで、パフォーマンスと分析性の両立を図れます。

kintone在庫管理の基本設計と作り方

ゼロから作るより、まずは公式サンプルアプリで標準的な設計と操作感を押さえるのが近道です。使ってみて気づいた不足を、自社の要件として言語化し、最小構成から順に拡張していきます。

公式サンプルアプリの活用方法

kintoneには「製品在庫管理パック」として公式のサンプルアプリが公開されています。導入すれば、そのまま在庫台帳として利用可能であり、レコード登録・更新・検索・一覧表示・グラフ化などの基本操作を体験できます。

▼ 製品在庫管理パックダウンロード手順

https://kintone-sol.cybozu.co.jp/apps/inventory-mgmt.html

• サイボウズ公式サイトの「kintoneアプリストア」にアクセス
• 検索バーで「在庫管理」と入力し、「在庫管理パック」を選択
• 「追加」ボタンを押すと、自分のkintone環境にインストールされる
• インストール後はそのまま利用可能で、必要に応じて項目や画面レイアウトを編集できる

このように数クリックで在庫管理用のアプリを試せるため、実際に操作しながら自社に必要な要素を洗い出すのに適しています。

在庫管理を支える4つのアプリと連携フロー

在庫管理の基本構成は以下の4つのアプリで成立します。これらをルックアップや関連レコードで連携し、必要に応じて在庫管理プラグインやREST APIカスタマイズを組み合わせることで、入出庫の登録内容にもとづいて在庫数を自動更新する仕組みを構築できます。

• 商品マスタアプリ：品目名、品番、規格、仕入先などの属性を一元管理
• 入庫アプリ：入庫日、数量、ロケーション、伝票番号などを記録
• 出庫アプリ：出庫日、数量、出庫先などを記録
• 在庫表アプリ：入出庫データを集計してリアルタイムに残数を表示

担当者が入出庫を登録するだけで在庫表が自動更新されるため、手作業での集計や残数確認は不要になります。Excelと比べて誤差が出にくく、在庫数の信頼性が高まります。

在庫管理を効率化する入力方法

定着のカギは現場で迷わず入力できることに尽きます。商品や拠点は選択式で絞り込み、数量や残数は計算フィールドで自動化し、よく使う伝票はテンプレート化して余計な入力を減らします。

倉庫や店舗からはスマートフォンで直接登録できるようにして、移動中や実査の場でもタイムラグなく記録できる状態を整えましょう。こうした工夫を積み重ねると、現場と管理部門の数字が常に一致し、日々の在庫管理が回りやすくなります。

業種別kintone在庫管理の活用事例

kintoneは柔軟にカスタマイズできるため、業種ごとに異なる在庫管理の要件に応じた運用が可能です。ここでは代表的な業種として、製造業・小売業・飲食業の3つを取り上げ、それぞれの現場でどのように活用できるかを具体的に解説します。

製造業での部品管理活用事例

製造業では部品点数が多く、工程ごとの仕掛在庫やロット単位での管理が欠かせません。Excel管理では記録が複雑になり、部品不足によるライン停止リスクが常に付きまといます。

そこでkintoneを導入すると、商品マスタに「ロット番号」や「仕掛工程」を項目として加え、入出庫アプリに「生産指示番号」を紐付けることで、工程単位の在庫を追跡できるようになります。

さらに在庫推移をグラフで可視化すれば、生産計画と実際の在庫をリアルタイムに照らし合わせながら運用でき、部品不足を未然に防ぐ体制を整えられます。

小売業での商品在庫管理活用事例

小売業においては店舗や倉庫の在庫を常に正確に把握し、特に売れ筋商品の欠品を防ぐことが売上維持の鍵となります。

kintoneを使えば在庫表を店舗別に表示できるため、拠点ごとの残数を一元的に確認できます。

さらに発注点を下回った際に自動で通知を送る仕組みを設定すれば、発注遅れによる欠品リスクを下げられます。売上データと在庫を突き合わせて販売予測に生かすこともでき、在庫過多による廃棄や欠品による販売機会の損失を同時に抑制できます。

飲食業での食材管理活用事例

飲食業では食材の鮮度や消費期限の管理が経営に直結しますが、紙やExcelでは期限切れを見落とすことも多く、廃棄ロスの原因になります。

kintoneであれば商品マスタに「消費期限」や「仕入先」を登録し、入庫アプリに「入荷日」や「ロット番号」を記録しておくことで、食材ごとのトレーサビリティを確保できます。

さらに消費期限が近づいた食材を自動で抽出して通知する仕組みを加えれば、廃棄を防ぎつつ効率的な仕入と使用計画を実現できます。

このようにkintoneは製造業では部品の工程管理、小売業では店舗在庫の最適化、飲食業では消費期限管理と、それぞれの業界特性に応じた在庫管理の仕組みをスムーズに実装できるのが強みです。

kintone在庫管理導入時の注意点と落とし穴

kintoneは短期間で在庫管理システムを構築できる柔軟性がありますが、導入時に注意すべき点もあります。標準機能で十分な部分と、外部ツールや運用ルールを組み合わせるべき部分を混同すると、現場で使いづらさが生じる可能性があります。

ここでは導入時に起こりやすい失敗とその回避方法を整理します。

要件を盛り込みすぎて複雑化する

「どうせシステム化するなら」と考えて最初からロット管理や発注管理、複数倉庫の移動管理などを詰め込みすぎると、アプリ設計が複雑になり、現場の入力が負担になってしまいます。結果として利用が定着せず、Excelに逆戻りすることもあります。

導入は最小構成から始め、現場に根づいてから拡張するのが成功の近道です。

権限設計を疎かにする

誰でも自由に編集できる状態だと、誤操作によるデータ欠落や改ざんのリスクが高まります。逆に権限を厳しくしすぎると、入力が滞りリアルタイム性が失われます。

参照のみ・入力可・承認可といった役割を整理し、業務フローに沿った権限設計を行うことが重要です。

データの粒度が現場と合わない

製造業ではロット単位、飲食業では消費期限単位など、業種ごとに求められる粒度は異なります。粒度を決めずに導入すると、現場の実態に合わないデータが蓄積され、結局使われなくなることがあります。

事前に「どの粒度で在庫を把握すべきか」を現場と合意しておくことが欠かせません。

外部システム連携を軽視する

在庫管理は単体では完結せず、購買や販売管理、会計システムとの整合が求められるケースが多くあります。kintoneはAPIやiPaaSを介した連携が可能ですが、初期に見落とすと後から再設計が必要になり、コストがかさみます。

将来必要になりそうな連携はあらかじめ見積もっておきましょう。

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基幹システムとkintoneを連携する方法。対応するシステムは？

データ移行と教育を後回しにする

既存のExcelや紙台帳からの移行でデータを整理せずに取り込むと、重複や欠落が残り、システムそのものに不信感を与えてしまいます。また現場担当者に十分な教育を行わないまま導入すると、「入力が面倒」「操作が分からない」といった理由で利用が進みません。

データ移行と操作研修を並行して進めることが大切です。

まとめ｜kintone在庫管理を始める第一歩

本記事ではkintoneを使った在庫管理の可能性を解説しました。標準機能でどこまで対応できるかを明確にし、公式サンプルアプリでのスモールスタート、4つのアプリを連携させた基本設計、業種ごとの活用事例、導入時の落とし穴と対策までを整理しました。

Excelや紙台帳では避けにくかった入力ミスや集計の遅れを、kintoneなら入力チェックや自動集計、可視化機能で解消できます。公式サンプルアプリを使えば、数クリックでkintoneの在庫管理を試すことができ、必要なカスタマイズを短期間で見極められます。製造業・小売業・飲食業といった異なる業種でも、自社の課題に即した形で柔軟に設計できるのが魅力です。

一方で複雑化しすぎる設計や権限・粒度の不一致、外部システム連携を軽視した導入は失敗の原因になりかねません。小さく始め、現場に定着させながら拡張していくことが、成功につながる王道のアプローチです。

在庫管理の改善を検討している企業にとって、kintoneは現場と管理部門をつなぐ力強い選択肢となります。まずは公式サンプルアプリを導入し、自社の業務に合うかどうかを確かめるところから始めてみてください。