【kintone】kViewerのカレンダービューをもっと便利に活用する方法

kintoneを活用している企業や組織にとって、情報の外部共有は重要な課題です。特に予定やイベント情報をカレンダー形式で共有したいというニーズは非常に高く、多くの現場で求められています。トヨクモ社が提供するkViewerのカレンダービュー機能は、そのようなニーズに応える強力なツールです。

本記事では、kViewerのカレンダービュー機能の基本から応用まで、さらに効率的に活用するための方法を詳しく解説します。カレンダー形式でkViewerを使用中の方はもちろん、これから導入を検討している方にも役立つ情報が満載です。

kViewerとは？

kViewerは、kintone上の情報を外部ユーザーに簡単に公開できるサービスです。kintoneの情報を社内外の関係者と共有したい場合に非常に便利なツールとなっています。

kintoneは優れた業務アプリ作成プラットフォームですが、ライセンスを持たないユーザーとの情報共有には制限があります。kViewerを使えば、そのような制限を取り払い、必要な情報だけを選んで外部に公開することが可能になります。

引用：https://www.kintoneapp.com/kviewer

カレンダービューの基本機能

kViewerのカレンダービュー機能を使えば、kintone上の日付情報をベースに、見やすいカレンダー形式で情報を外部公開できます。

kViewerのカレンダービューのイメージ

カレンダービューでは、日表示・週表示・月表示など様々な時間スパンで予定を確認することができるため、用途に応じた最適な閲覧方法を選べます。予定をクリックすると詳細情報がポップアップ表示され、必要な情報にすぐにアクセスできる点も便利です。

また、カテゴリや状態によって予定を色分けして表示することも可能で、視覚的に情報を整理できます。例えば、重要度やイベントごとに色を変えることで、一目で予定の属性を把握できるようになります。

特定の条件に合致する予定だけを表示できるフィルタリング機能も搭載されています。膨大な予定の中から必要な情報だけを抽出できるため、情報検索の効率が大幅に向上します。

さらに、レスポンシブデザインを採用しているため、パソコン、スマートフォン、タブレットなど、あらゆるデバイスの画面サイズに合わせて最適な表示に自動調整されます。これにより、オフィスでも外出先でも、いつでもどこでも快適に予定を確認することができます。

カレンダービューの活用シーン

kViewerのカレンダービュー機能は、様々なビジネスシーンで活用できます。以下に代表的な活用例をご紹介します。

1. 予約状況の公開

施設やリソースの予約状況をカレンダー形式で公開することで、利用者は空き状況を一目で確認できます。会議室、機材、車両などの予約管理に最適です。

2. セミナーやイベント予定の公開

社内外向けのセミナーやイベント情報をカレンダーで公開することで、参加者は開催日時や場所を簡単に確認できます。また、イベントの詳細情報も一元管理できるため、情報の一貫性が保たれます。

3. シフトや勤務予定表の共有

スタッフのシフトや勤務予定をカレンダーで共有することで、チーム全体の予定が可視化されます。特に複数拠点や在宅勤務を組み合わせたハイブリッドワーク環境では、誰がいつどこで働いているかを把握するのに役立ちます。

4. プロジェクトの締切の共有

プロジェクトの重要な日程やマイルストーンをカレンダーで共有することで、関係者全員が進捗状況を把握しやすくなります。期限管理や進捗確認が容易になるため、プロジェクト管理の効率が向上します。

カレンダービューの課題と解決策

kViewerのカレンダービュー機能は非常に便利ですが、いくつかの制限もあります。ここでは、よく直面する課題とその解決策をご紹介します。

更新情報の通知

 kViewerは予定の表示は可能でも、更新時の通知ができません。たとえば、シフトや勤務表としてkViewerを利用している場合、予定変更を全員に通知するには追加の手段が必要です。解決策としてはSmart at message for kintoneとの併用が効果的です。

Smart at message for kintoneはkintoneの通知を強化するプラグインです。kintoneからメール送信したり、チャットツールへ通知を飛ばすことができます。個別メールを送信したり、メールとチャットに同時送信したい場合などに便利です。

kintone上で予定情報が変更された際、Smart at messageで通知する仕組みを設定し、レコード情報の変更と同時にメールやチャットツールのタイムラインに通知が自動投稿されるように設定をすれば、この連携により、情報共有の即時性と確実性が大幅に向上します。特に緊急の予定変更がある場合には非常に有効です。

予定の登録

kViewerではカレンダー形式で予定共有ができますが、外部ユーザーは新規予定を登録できません。閲覧のみで登録や編集ができないため、双方向のやり取りが必要な場合に制限を感じることがあります。この課題を解決するにはフォームブリッジとの連携が効果的です。

フォームブリッジでkintoneと連携した予定登録フォームを作成し、kViewerのカレンダー画面からフォームブリッジへのリンクを設置します。外部ユーザーがフォームから予定を登録すると、自動的にkintoneにデータが連携されます。

実装のポイントとして、フォームブリッジの条件分岐機能を使って登録内容に応じて承認フローを変更できます。また、登録完了時の自動メール送信機能を活用し、フォームの外観をカスタマイズして使いやすいデザインにすることも可能です。トヨクモ社のサービス同士の連携なので、スムーズに統合でき、予定の登録から共有まで一連の流れをシームレスに実現できます。

添付ファイルのアップロード

kViewerで提出物の締切を管理している場合など、表示している期日に合わせて添付ファイルをアップロードしたいニーズがあります。しかし、kViewer単体では外部ユーザーからのファイルアップロード機能は限られています。

クラウドストレージサービス「Box」と「クラウド連携プラグイン for Box」を組み合わせると効率的です。kViewerで公開しているアプリにBoxの添付ファイルアップロード用のリンクを設定し、kViewerで表示している予定から直接Boxに添付ファイルをアップロードできます。クラウド連携プラグイン for BoxでkintoneとBoxを連携させ、kintone側からアップロードされたファイルを閲覧できます。

活用事例

製造業での活用例

ある製造会社では、納品予定カレンダーをkViewerで取引先に公開しています。納期変更があった場合は、Smart at message for kintoneを活用して通知を行っています。取引先に対してはSmart at message for kintoneを介してメールで自動通知し、社内のメンバーには同じくSmart at message for kintoneを介して社内のチャットツールへ変更内容を通知しています。さらに、Boxとの連携で図面や仕様書の共有も行えるようにし、社内外のコミュニケーションの効率化に成功しました。

医療機関での活用例

ある診療所では、医師のシフト表をkViewerで公開しています。患者は特定の医師の診療日をカレンダーで確認できるため、予約の利便性が向上。また、フォームブリッジと連携して、カレンダーから直接予約申込みができる仕組みも導入し、電話予約の負担を軽減することに成功しました。

まとめ

本記事では、トヨクモ社のkViewerのカレンダービュー機能をより効果的に活用する方法を紹介しました。kViewerは単体でも便利なツールですが、以下のサービスと連携させることでさらに機能が拡張します。

特に、kViewer活用の第一歩としてSmart at message for kintoneの無料トライアルがおすすめです。予定変更の通知を自動化し、情報共有をスムーズにすることで業務効率が大幅に向上します。M-SOLUTIONS株式会社の公式サイトから簡単にお申し込みいただけますので、ぜひこの機会にお試しください。

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