kintone×AIの活用アイディアが知れる！第3回M-SOL社内AIコンテストの結果公開

kintoneのAIプラグイン「Smart at AI for kintone Powered By GPT（以下、Smart at AI）」を提供するM-SOLUTIONS株式会社では、

AIの活用をさらに探求するため、定期的に「Smart at AI」を活用したアイディアコンテストを開催しています。

2024年11月に実施された第3回目のコンテストでは、多くの社員から創意工夫に満ちたアイディアが多数寄せられました。

本記事では、コンテストで発表された便利なAI活用アイディアの中から、特に注目すべきものをご紹介します。

さらに、アイディアとともに使用されたプロンプトも公開しています。

これにより、読者の皆さまも実際の業務やプロジェクトに取り入れるヒントを得られるはずです。

ぜひ活用できそうなアイディアを見つけ、業務の効率化や生産性向上にお役立てください！

Smart at AIとは？

今回のコンテストでは、「kintone」と「Smart at AI」を組み合わせた活用アイディアを提案することが条件となっています。

Smart at AIは、kintone上でChatGPTをはじめとするLLM（大規模言語モデル）を活用できるサービスです。

kintoneに登録されたテキストや画像情報をもとにプロンプトを作成し、生成されたテキストをさまざまな用途で活用することができます。

対応するAIの種類は非常に幅広く、OpenAIのOpenAI APIだけでなく、GoogleのGemini API、Claude API、Azure OpenAI Serviceなど、多様な選択肢があります。

この柔軟性により、企業や業務に最適なAIを選んで活用することが可能です。

さらに、Smart at AIは機能のアップデートを継続的に行っており、画像取り込みや一覧情報の活用、バッチ処理の実行といった高度な操作が可能になっています。

最近ではPDF対応機能も追加され、PDFファイルから情報を抽出して活用することができるようになりました。

活用アイディア

コンテストで発表された活用アイディアを紹介します。

受注レポート自動作成

受注管理アプリから一覧情報を取得し、月次や四半期ごとの受注状況を自動的にレポート化する方法です。

この仕組みでは、指定した期間との比較レポートも同時に作成することが可能です。

Smart at AIの定期実行機能とRAG機能を組み合わせることで、これを効率的に実現できます。

データ取得からレポート作成までを自動化することで、手作業による負担やミスを大幅に削減できます。

特に、営業部門や事業部のマネージャーにとっては、定期的な業績確認や目標進捗の把握が簡単になります。

また、比較レポートを活用することで、過去の実績やトレンドを分析しやすくなり、意思決定の質を向上させることができます。

さらに、これらのレポートが定期的に自動生成されるため、業務効率化だけでなく、

リアルタイムに近い形で最新の受注状況を把握することができるというメリットもあります。

プロンプト

以下がプロンプトです。（赤文字には自社アプリの一覧を指定してください）

日報自動フィードバック

メンバーが提出した日報に対し、自動的にフィードバックを行う仕組みを活用する方法です。

あらかじめフィードバック用のプロンプトを設定し、定期実行機能を活用することで、上司が一つひとつコメントを考える手間を省きつつ、

適切なフィードバックを自動生成することが可能です。

これにより、日報へのフィードバックがスムーズに行えるだけでなく、メンバーへの対応が迅速かつ一貫性のあるものとなります。

特に忙しい上司にとっては、時間の節約につながり、重要な業務に集中する余裕が生まれます。

さらに、継続的なフィードバックを提供することで、メンバーが自身の業務を見直すきっかけを得られ、スキルアップや成長を効果的に促進できます。

この仕組みは、チーム全体の生産性向上やモチベーション維持にも寄与します。

プロンプト

以下がプロンプトです。（赤文字には自社アプリで使っている一覧とURLを指定してください）

請求書情報のテキスト化

kintoneに請求書を登録するだけで、請求金額が自動的にkintoneに登録される仕組みを活用する方法です。

この方法を導入することで、請求書データを手作業で転記する必要がなくなり、作業効率が大幅に向上します。

また、手動での転記に伴うミスを減らすことができるため、データの正確性も向上します。

特に、大量の請求書を扱う業務においては、時間短縮と正確性の両面で大きなメリットが得られます。

さらに、kintone内のデータが一元化されることで、請求金額の集計や管理が容易になり、業務全体の見える化にもつながります。

このように、日々の業務負担を軽減しつつ、より効率的な運用が可能になります。

プロンプト

以下がプロンプトです。なお、設定時に請求書を添付する添付ファイルフィールドもプロンプトに指定してください。

社内規程の回答

kintoneに社内規程の情報を登録し、それをSmart at AIのRAG機能で活用することで、効率的に回答を生成する方法です。

この仕組みを導入することで、社員は社内規程を一つひとつ調べる手間が省け、テキストで質問を入力するだけで必要な回答を即座に得られるようになります。

例えば、特定の手続きやルールに関する疑問が生じた際にも、質問者は手軽に解決方法を見つけることができ、業務が滞ることを防げます。

また、回答が統一されるため、情報の正確性も確保できます。

さらに、これにより担当者が個別の問い合わせに対応する時間や負担が大幅に軽減されます。

これらのメリットは、日常業務の効率化や社員間のコミュニケーションの円滑化に寄与し、組織全体の生産性向上につながります。

プロンプト

以下がプロンプトです。

専門用語の解説

社内業務では、業界特有の専門用語が頻繁に使われます。そのため、新入社員や他部署の社員にとっては、これらの用語の意味が分からず、業務に支障が出ることもあります。

このような状況に対応するため、AIに用語を解説させるプロンプトを設定する仕組みを導入すれば、必要な情報を迅速に得られるようになります。

社員が特定の用語について疑問に感じた際、AIを活用して即座に解説を受けられるため、効率的な学習が可能です。

これにより、新入社員や部署異動者が業界用語をスピーディに習得でき、業務への早期適応が促進されます。

また、社員全体の理解度が向上することで、コミュニケーションが円滑になり、事業貢献スピードの向上にもつながります。

このような仕組みは、知識共有や業務効率化の面で大きな効果を発揮します。

プロンプト

以下がプロンプトです。（赤文字には自社アプリで使っているフィールドを指定してください）

以上、M-SOLUTIONSの社内コンテストで提案された「kintone×AI」の活用方法をご紹介しました。

多彩なアイディアが挙がり、どれも実際の業務に活かせそうな実用的な内容ばかりでした。

これらのアイディアは、業務の効率化や生産性向上に直結するものばかりですので、ぜひ皆さんの業務にも取り入れてみてください。

AIをうまく活用することで、これまで手間のかかっていた作業を効率化し、無駄を減らすことが可能になります。

その結果、本当に注力したい業務やクリエイティブな活動により多くの時間を割くことができます。

日々の業務を改善しながら、チームや組織全体の成果を高めていきましょう！

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