【初心者向け】イベント受付の業務内容と効率化のコツを徹底解説！

展示会や記念式典、株主総会など、コロナ禍以前のように、リアル開催するイベントも増えてきました。
そんな様々なイベントが開催される上で、参加者が会場で最初に出会うのは「受付」です。

イベント受付は参加者の第一印象を左右する重要な役割を担っています。
スムーズな受付によって参加者の満足度を高め、イベント全体の成功につなげることができます。

しかし、効率的な受付業務を実現するためには、綿密な事前準備と適切な人材の確保、そして大規模イベントの際には受付システムの活用が望まれます。
本記事では、イベントプランナーや受付スタッフに向けて、受付業務の重要性と効率化のコツを徹底的に解説します。

受付システムの販売に10年以上従事し、受付の全てを知り尽くしたM-SOLUTIONSが実践的なノウハウを提供します。
イベント受付の業務改善に取り組む方々に、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

イベント受付の重要性を理解する

イベントの成功には、受付業務が非常に重要な役割を果たします。

受付は参加者の第一印象を左右し、スムーズな対応によって満足度を高めることができます。
また、受付で得られた情報を活用することで、イベント全体の運営効率を向上させることも可能です。

受付業務は、参加者数の把握や名簿管理・アンケートの収集など多岐にわたります。
イベントの規模や目的に合わせて、適切な受付体制を整えることが求められます。

M-SOLUTIONSの提供する「Smart at event」のような最新の受付システムを導入することで、業務の自動化や効率化を図ることもできますが、
まずは受付業務の根本的な重要性を理解し、万全の準備を整えることが、イベント成功のカギを握っています。

イベント受付における業務

受付業務が非常に大事なことが伝わったかと思います。
では、続いてイベント受付における業務内容について詳しく解説します。

1. 事前準備とチェック

配布物、参加者名簿、会場案内など、必要なアイテムをすべて受付カウンターに揃えましょう。
特に重要なのは、すべての配布物をセットにし、参加者に渡す準備を整えておくことです。
これにより、当日の混乱を避け、スムーズな運営が可能になります。

2. 参加者の受付

イベント当日のメイン業務です。
受付業務を効率化するために、名前の確認、出欠の確認、配布物の受け渡しなどの役割を分担することがオススメ。

これにより、人の流れをスムーズに保ち、長い列ができるのを防ぎます。
必要に応じて、受付担当者の人数を調整し、混雑を避ける工夫も大切です。

また参加者の受付では、「必要なこと」を「丁寧に」「素早く」済ませることが求められます。
参加者の氏名確認方法（チケットの確認、名刺の受け取り、リストでの照合など）を明確にし、受付で配布する物品（パスホルダー、パンフレット、グッズなど）を用意しておくようにしましょう。

参加者種別ごとに対応方法を変えることも重要です。
事前申し込みの有無や一般参加者、登壇者、スポンサー、プレスなどに応じた対応を準備しましょう。

3. 各種対応と質問への対応

受付では、参加者からの質問にも対応しなければなりません。
たとえば、会場の設備や周辺施設について尋ねられることが多いです。
あらかじめよくある質問とその回答を準備し、受付スタッフ全員で共有しておくことで、迅速かつ的確な対応が可能になります。

4. よくある質問とその対応

イベント受付では、参加者からのよくある質問にも備える必要があります。
例えば、施設内の情報（トイレ、自動販売機、喫煙エリア、WiFi接続情報など）や、会場周辺の施設情報（コンビニエンスストア、最寄り駅など）について、あらかじめ確認しておくと安心です。

イベント受付スタッフのマナー

イベントの受付では、参加者へのスムーズな対応とマナーが重要です。
参加者は受付スタッフの対応によって、イベントの第一印象が大きく左右されます。
そのため、受付スタッフは笑顔で丁寧に応対し、参加者の質問や要望に誠実に対応することが求められます。

服装

イベント主催者の考えや、内容によって異なりますが、基本的に綺麗めな服装、スーツなどで統一することが望ましいです。

名刺の取り扱い

ビジネス向けのイベントでは受付スタッフに名刺を渡すことをルールとしているイベントもあります。
名刺は来場者の顔です。下記のポイントに注意して、丁重に扱いましょう。

• 両手を添えて受け取る
• 会社名や氏名の部分に指を重ねない
• 複数人の同時に受付を行い、名刺位を受け取った場合は、名刺の向きを揃えて置く

また、名刺は個人情報です。
適切な保管場所を確保しておくことも重要です。

言葉遣い

イベントの内容にもよりますが、基本的に丁寧な言葉遣いを心掛けることが大事です。
BtoBのビジネス系イベントでは、参加者の氏名や所属を正確に把握し、適切な敬称を用いることも大切です。

タイムリーな情報共有

参加者の皆さんは、受付スタッフに質問をしてくる場面も少なくありません。
会場の案内や注意事項などの基本的な情報はもちろん、当日起こった急なスケジュールの変更など、必要な情報を適切なタイミングで発信することが求められます。

イベント受付スタッフの能力適正

有人でのイベント受付業務を支えるのは、前述したようなマナーに加えて、コミュニケーション能力や状況判断力、柔軟性などを持つ優秀な受付スタッフの存在が必要です。
また、イベントの内容や規模に応じて、必要なスキルや経験も異なってくるでしょう。

ただ、人手不足などから適切な人材を確保・配置できない場面も多いかと思います。
その場合は「Smart at event」のような受付システムを活用するのもオススメです。

最低限やっておきたい、イベント当日の受付準備

イベント当日の受付準備は、スムーズな運営のために欠かせません。
効率的に受付業務を行うために、最低限やっておきたいポイントを５つまとめました。

①必要な機材や資料の洗い出し

受付に必要な機材や資料を事前にチェックし、不足がないように用意しましょう。

②受付スタッフの役割分担・マニュアル作成

受付スタッフの役割分担を明確にし、マニュアルを作成することで、管理側と現場側の認識の違いを防ぐことができます。

また、マニュアル作成の際に、受付開始のタイミングと流れを明確にしておくことが重要です。
参加者の到着時間を予測し、適切な受付開始時間を設定しましょう。

③受付用紙などの事前印刷

参加者の名簿や受付用紙、案内資料などは、事前に印刷してチェックを済ませておくことが望ましいでしょう。
参加者の規模によっては印刷枚数が多く、当日準備するとミスに繋がります。

④受付レイアウト・列の動線検討

大規模なイベントは受付時に大変混雑するため、お客様の負担となります。
また、並ぶ列の作り方で心理的負担を減らすことも可能なので、ぜひ検討してください。

⑤代替案や緊急時の連絡体制の検討

どんなに事前準備をしても、イベント受付にトラブルはつきものです。
想像されるアクシデントの代替案や、緊急時の連絡網作成などは必ず行いましょう。

また、大規模なイベントやリソースの関係から受付スタッフを縮小、工数を削減したいような場面では、QRコードや受付システムを活用することも良いでしょう。
イベント当日の受付準備を万全にすることで、参加者にスムーズで快適な体験を提供できるはずです。

イベント受付業務を効率化する方法

イベントの受付業務を効率化する3つの方法をご紹介します。

①イベント受付システムを活用する

「Smart at event」のような受付システムを活用することで、参加者の登録や名簿管理を自動化できます。
QRコードを用いたチェックインで受付業務をスムーズにするものや、iPadなどのタブレット端末を使い、すぐに利用開始できる受付システムもあります。

②参加者情報は事前収集！参加者にも事前に情報告知！

事前に参加者情報を収集することは、当日の受付時間を短縮することに非常に有効です。
Webフォームやメールでの事前登録を促すことで、受付の手間を大幅に減らすことができます。

また、Webフォームなどを活用できる場合は、事前の告知も重要です。
参加者に対して、受付時間や必要な持ち物、注意事項などを事前に周知することで、スムーズな受付が可能になります。

③受付スタッフの配置や役割分担

受付スタッフの配置や役割分担を最適化し、混雑緩和を図ることはとても重要です。
待機列の管理や誘導するスタッフ、問い合わせ対応をメインで担当するスタッフなど役割を明確にすることが大事です。

ただ、役割を細分化するには、どうしても人手が必要です。
人手の確保が難しいという場合には、受付業務を受付システムで代替することで、その分スタッフを確保できるでしょう。

受付業務の効率化には、綿密な事前準備と適切な受付システム活用が不可欠です。

イベント受付業務の業務改善について

イベントを定期的に開催す企業では、より良い受付業務のためにフィードバックを集めることをオススメします。

参加者アンケートや満足度調査を実施し、受付に関する評価や意見を収集することが重要です。
得られたフィードバックを分析し、改善点を抽出することで、次回のイベントに向けた業務改善につなげることができるでしょう。

また、受付スタッフからの提案や気づきも、業務改善に役立ちます。
現場の声を吸い上げ、問題点や改善案を共有する機会を設けることが大切です。

さらに、他のイベントの事例を参考にしたり、新しいアイデアを取り入れたりすることで、受付業務のレベルアップを図ることもできるでしょう。
フィードバックを活用し、業務改善に積極的に取り組むことで、より効率的で満足度の高い受付業務を実現できるはずです。

オススメのイベント受付システム「Smart at event」の紹介

ここまででイベント受付の重要性と効率化のコツをお話ししてきました。
とはいえ、リソースやイベントの規模、予算など様々な理由から受付業務を効率的に行うことが難しいことも理解していただけたのでないでしょうか。

そんなイベント主催者の皆様にオススメなのがイベント受付システム「Smart at event」です。
「Smart at event」はイベント当日のスムーズな受付はもちろん、事前登録と案内メール、後日のフォローアップやアンケートまで、イベント来場者にまつわる様々な業務を一つにまとめた受付システムです。

「Smart at event」の主な特徴は３つ。

特徴①：受付は一瞬、行列知らず

QRコードでサッと一瞬、あっという間の受付で待ち時間はありません。
参加者の滞留を回避し、感染症対策にも有効です。

特徴②：集計いらずで楽々管理

来場時間や受付状況をセッション毎に細かく管理、来場数や細かい動向を常に把握し分析が可能です。
アンケートも簡単生成＆自動集計。
手間いらずで実施できます。

特徴③：1イベントから利用可能なお得プラン

イベント時は人手が足りない、でもその為だけ雇うと管理もコストも嵩みます。
「Smart at event」はイベント単位で使えるので、必要な時に必要なだけご利用頂けます。

「Smart at event」が気になった方は、下記のボタンよりお気軽にお問い合わせください。

イベント受付の重要性と効率化のコツを徹底解説！まとめ

イベント受付の重要性と効率化のコツについて理解を深めていただけたでしょうか。

受付業務は参加者の第一印象を左右し、イベント全体の成功に大きな影響を与えます。
事前準備の徹底、最新システムの活用、スタッフ教育など、様々な観点から受付業務の効率化を図ることが求められます。

M-SOLUTIONSでは、イベント受付に特化した「Smart at event」を提供しております。
QRコードを用いたチェックインシステムや、タブレット端末での受付アプリなど、最新のテクノロジーを駆使することで、受付業務の大幅な効率化を実現します。

また、受付に関する様々なお悩みも併せてサポートいたします。
イベントの成功に向けて、ぜひ「Smart at event」をご活用ください。

お客様のニーズに合わせたカスタマイズも可能ですので、お気軽にお問い合わせください。
効率的でスムーズな受付業務の実現に向けて、全力でサポートいたします。