【kintone×ChatGPT】スマートフォンでAIを効果的に使う方法

AIの進化は驚異的で、私たちの日常生活やビジネスに深く影響を与えています。特に、生成AIのChatGPTがkintoneというクラウドサービスと連携することで、多くの業務が効率化可能です。これらのツールはスマートフォンでも利用可能で、隙間時間を有効活用することができます。

この記事では、スマートフォンを用いてこれらのツールを活用することで業務の効率化を行う事例を紹介します。AIの可能性を最大限に活用し、ビジネスをよりスマートに進化させるためのヒントを提供します。

kintoneとは

kintoneは、サイボウズが提供するクラウド型ビジネスアプリケーションプラットフォームです。プログラミング知識がなくても簡単にデータベースアプリを作成できます。業務効率化や業績向上が期待できます。

またkintoneはスマートフォンに対応しているため、外出先や移動中でも利用可能です。そのため、ビジネスシーンを問わず利用できる便利なサービスです。

ChatGPTとは

ChatGPTはOpenAIが開発した大規模な言語モデルで、人間のような会話を生成するAIツールです。このモデルは、大量のテキストデータを学習し、さまざまな質問に答えたり、テキストベースのタスクを実行する能力を持っています。

これら2つを組み合わせることで、生産性が大幅に向上します。では、kintoneとChatGPTをどのように連携すればよいでしょうか？

kintoneとChatGPTを連携する方法は？

プラグインを利用すると連携できます。kintoneはプラグインという機能追加ができる仕組みがあります。プラグインの中にSmart at AI for kintone Powered By GPT(以下、Smart at AI）というサービスがあります。これを利用すれば、簡単に連携できます。

Smart at AIとは

Smart at AIは、M-SOLUTIONSが提供するプラグインで、kintoneアプリとChatGPTを連携させることができます。このプラグインを使用すると、kintone内で直接ChatGPTの機能を利用でき、ビジネスコミュニケーションや業務効率化が可能です。

また、Smart at AIはkintoneのスマートフォン画面にも対応しており、外出先や移動中でもkintone上でAIを活用できます。

特徴

Smart at AIの特徴は次のとおりです。

 kintone上で文章生成ができる

Smart at AIでは、基本プロンプトの設定やkintoneフィールドのデータ挿入が可能で、これによりユーザーは簡単なキーワード入力だけで文章を生成できます。ITに詳しくない人でも手軽にAIを使用できます。 

高い機密性でデータを安全に利用できる

Smart at AIは機密フィルタ機能を搭載し、特定の情報をハッシュ化して生成AIに送信できます。ChatGPT（OpenAI API）は通常、入力されたデータを学習には使用しませんが、より機密性を高めたい場合には便利です。更に、出力ログを記録して、管理者が監視することも可能です。 

kintoneとChatGPTの行き来が不要

Smart at AIを使えば、アプリごとにプロンプトを設定できるので、何度もプロンプトを入力する必要はありません。kintoneフィールドに必要な情報を入力するだけで文章生成が可能となります。さらに、文章生成はkintone内で完結するため、ChatGPTとkintoneのツール間で移動する必要はありません。 

スマートフォンで利用が可能

Smart at AIはkintoneのモバイルアプリ（画面）で利用ができます。そのため、スマートフォンからも文章生成が可能です。

スマートフォンでの活用例

以下の用途で利用できます。

日報作成の自動化

多くの社員は1日の業務を報告するために、日報作成に時間を取られます。そこでSmart at AIを活用すれば、日々の活動を箇条書きに入力するだけで、ChatGPTが適切な文脈で文章を自動生成します。

これらの作業をスマートフォンを使って、外出中や移動の隙間時間で、行えば日報作成時間が節約され、社員はより重要な業務に専念できます。 

議事録作成のスピードアップ

社員は取引先との打ち合わせや商談のために外出します。その際、議事録を作成することがありますが、これには時間がかかります。そこで、スマートフォンで会話内容をkintoneにメモし、Smart at AIを使用すれば、ChatGPTが要点を整理して迅速に議事録を作成できます。 

メール作成を効率化する

社員は外出中でも、取引先や社内のメンバーからの問い合わせに対応する必要があります。短い返信はスマートフォンで可能ですが、長文の作成は難しいことがあります。

そのような時はkintoneで返信内容を箇条書きし、Smart at AIを使用して文章を作成することをオススメします。これにより、スマートフォンでも長文作成が容易になり、迅速な返信が可能となります。

また、kintoneの標準機能ではメール返信ができませんが、Smart at messageというプラグインを使用すると、作成した文章をそのままメールやチャットサービスに送信できます。これにより、取引先や社内のメンバーとのコミュニケーションを迅速に行うことが可能となります。 

案件情報の要約

営業案件をkintoneで管理していると、お客様との商談前に、案件の詳細を確認するため、案件情報を見返す場合があります。しかし、案件管理アプリが作り込まれていると、フィールド数が多くなり、一目で情報を把握しにくいことがあります。

特にスマートフォンでは画面が小さく、情報を確認するために多くのスクロールが必要です。そこで、Smart at AIを利用すれば、営業案件の情報を1つのフィールドに要約できます。これにより、商談前に素早く案件の概要を把握できます。  

移動時間にアイディアを練る

外出時の移動時間はそもそも腰を据えて業務を行うことが難しいです。そのため、あえて移動時間は仕事の改善案や新規事業のアイディアを考える時間にするのも良いでしょう。

kintoneを使えば、スマートフォンから簡単にアイディアを記録できます。さらに、Smart at AIを使用すると、アイディアを発展させることができます。

そして、アイディアをkintoneに保存しておけば、他の社員からコメントでフィードバックを得ることも可能です。このように、移動時間をアイディア創出の時間に利用することで、生産性を向上させることができます。

音声入力と一緒に利用する

最近のスマートフォンの音声入力は高精度で、テキスト入力が便利です。しかし、口頭では論理的に話すのが難しく、文章入力が上手くいかないことがあります。そこで、Smart at AIを活用すれば、kintoneに音声入力した情報をChatGPTが整理し、情報作成を簡単にできます。 

そのほかの活用事例、アイディアも無料で公開中です。 下記ボタンよりお気軽にお申し込みください。

まとめ

以上、スマートフォンでkintoneとChatGPTを活用する方法を紹介しました。Smart at AIを使い、kintoneとChatGPTを組み合わせることで、外出先でも効率的に業務を行うことが可能です。これにより、移動時間を有効活用し、生産性を大幅に向上させることができます。

Smart at AIは、手軽に利用できる無料版と、高度な機能を提供する有料版があります。興味がある方は、ぜひお申し込みください。