【kintoneとは】クラウド型アプリケーションで業務を効率化！

この記事はM-SOLUTIONS株式会社の提供するkintoneとChatGPT(AI)を連携するサービス「Smart at AI for kintone Powered by GPT」によって執筆され、M-SOLUTIONSが加筆・修正しました。

「業務効率化」、「データ共有」、「見える化」……

企業の業務改善には、様々なキーワードがあります。

しかし、それらを実現するために必要なのは、手軽かつ効率的なシステムの導入です。

そこで、今注目を集めているのが「kintone（キントーン）」です。

kintoneのクラウド型アプリケーションは、煩雑な業務を自動化し、生産性を向上させることができます。

本記事では、kintoneの機能や使い方、導入事例などを紹介し、kintoneを活用した業務改善のポイントを解説します。

kintoneとは？導入前に知っておきたい基本情報

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する業務改善プラットフォームです。

業務に必要なアプリを簡単に作成・管理でき、複数のアプリを連携させることも可能です。

また、プログラミングの知識がなくても簡単にカスタマイズができるため、導入もスムーズです。

kintoneを導入することで、業務の作業時間やコストを削減し、業務効率をアップさせることができます。

具体的には、日報やデータベースの管理、社内の情報共有や業務の進捗管理など、様々な業務に活用することができます。

kintoneは、Webブラウザから簡単にアクセスできるため、外出先でも業務を行うことができます。

また、モバイルアプリもあり、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能で、リアルタイムでの情報共有が可能です。

kintoneは、企業や業種によって専用のアプリを作成できるため、さまざまな業務に対応しています。

導入前には、自社の業務に必要なアプリが作成できそうか確認することが必要です。

kintoneを導入することで業務改善が実現できる理由

kintoneを導入することで、業務改善が実現できます。
具体的には、以下のような理由が挙げられます。

• 業務の効率化が可能
• 情報共有がスムーズになる
• 業務の進捗管理が容易になる
• 顧客情報の管理がしやすくなる
• 業務の品質が向上する
  

kintoneは、業務に必要なアプリを簡単に作成・管理できるため、業務の効率化が可能です。

また、アプリごとに権限を設定することができるため、情報共有がスムーズになります。

さらに、業務の進捗管理が容易になるため、業務の品質が向上します。

顧客情報の管理にも適しており、顧客情報の管理がしやすくなります。

kintoneの導入事例から学ぶ、業務効率化の具体的な方法

kintone公式webサイトより引用

kintoneを導入した企業の事例から、業務効率化の具体的な方法を学ぶことができます。

具体的には、以下のような方法が挙げられます。
詳しくは下記リンクのkintone公式webサイトにてご確認ください。

• 業務の自動化日報や見積もり書類などの業務を自動化することで、業務の効率化が図れます。
  ・営業部単独で受注から発注のフローを自動化させる業務基盤構築に成功。目の前で要望を反映できる“対面開発”が大きな推進力に
  ・介護現場に不可欠な自立支援システムをkintoneで自ら構築。アナログだった現場業務の自動化により作業時間が1/3に

• 情報共有の強化
  社内の情報共有を強化することで、業務の効率化や品質の向上が期待できます。
  ・kintoneでの徹底的な情報共有で事務作業時間が大幅に削減
  より良い福祉サービスの提供をしながらも、スタッフの負担は軽減し連続休暇がさらに取得しやすい環境に
  ・小学校と保護者の情報共有にkintoneを採用
  印刷や配布、集計作業、連絡対応にかかる手間を年間587時間 削減

• 業務の可視化
  業務の可視化によって、業務の進捗管理が容易になります。
  ・売上倍増計画を推進しながら、働き方改革へも積極的に取り組む。72店舗で行われるシフト管理のクラウド化で就業時間の可視化を実現
  ・業務を可視化することで最適なタスク分担を実現。社労士事務所の業務効率化・収益性の向上にkintoneを活用

• 業務のスピーディー化
  業務のスピーディー化にも適しており、業務のスピードアップが期待できます。
  ・内製化に適した”手触り感”がkintone導入の決め手に
  スピーディにペーパーレス化を実現して、生産性向上を加速する
  ・グローバル統一のビジネスプロセス管理が生み出す圧倒的な業務スピード

kintoneの使い方を徹底解説！初心者でもスムーズに導入できる

kintoneの使い方を徹底解説します。
kintoneはITが苦手な方でもスムーズに導入することができます。

まずは、kintoneにログインして、アプリを作成します。
アプリ作成の際には、アプリ名やフィールドの設定などが必要です。
アプリが作成されたら、レコードを登録することができます。

レコードの登録には、フォームからの入力やExcelファイルからのインポートが可能です。

また、kintoneはカスタマイズが可能です。
カスタマイズ機能を利用することで、自社の業務に合わせたアプリを作成することができます。

kintoneの便利な機能を紹介！業務効率アップに必須の機能とは？

kintoneには、業務効率アップに必須の機能が多数搭載されています。
具体的には、以下のような機能が挙げられます。

• リマインダー機能
  kintoneは日付・日時フィールドの値を元に、日時の条件を指定して、リマインド通知を設定することができます。
  詳しくこちらをご覧ください。
• フォーム機能
  顧客からの問い合わせや申請などに活用することができます。
  詳しくはこちらをご覧ください。
• API機能
  kintoneとAPIを使い、アプリ間の連携や様々なシステムと連携させることができます。
  APIトークン生成についてはこちらをご覧ください。
• 集計機能
  kintoneのグラフ機能を利用すると数値の合計や、レコード数などを集計することができます。
  詳しくはこちらをご覧ください。

kintoneの導入に必要な費用とは？導入前に知っておきたいこと

kintoneの導入に必要な費用は、月額料金がかかります。

料金は、導入するアプリの数やユーザー数によって異なります。

また、カスタマイズや開発支援などのオプションサービスも提供されています。

kintoneの導入の詳しい費用は公式webサイトをご覧ください。
https://kintone.cybozu.co.jp/price/

導入前には、自社の業務に必要なアプリが作成できそうか確認することが必要です。

また、カスタマイズや開発支援を利用する場合には、費用や納期などを事前に確認することも重要です。

kintoneのセキュリティ対策を徹底解説！安全に活用するためのポイント

kintoneは、セキュリティ対策がしっかりとされているため、安全に活用することができます。
具体的には、以下のようなセキュリティ対策が行われています。

• SSL通信の導入
  kintoneでは、SSL通信を導入しており、データのやり取りが暗号化されています。
  詳しくはこちらをご覧ください。
• アクセス権限の設定
  kintoneを使うメンバーや利用範囲が増えてくると、利用者全員には見せられないデータや、削除されると困るデータも出てきます。
  kintoneではアプリ毎にアクセス権限を設定することも可能です。
• 不正アクセスの監視
  kintone は不正アクセス・ログインを防止するために、2要素認証やIPアドレス制限機能を備えています。

kintoneを使った業務改善事例を紹介！他社の成功事例から学ぶ

kintoneを使った業務改善事例はkintone公式サイトに多数掲載されておりますので、ぜひご覧ください。
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/#pickup

他社の成功事例から学ぶことで、自社の業務改善に役立てることができます。

たとえば、営業部門での顧客管理をkintoneで行うことで、顧客情報の管理がしやすくなり、業務の効率化が図られました。
また、製品開発部門でのプロジェクト管理をkintoneで行うことで、プロジェクトの進捗管理が容易になり、品質の向上に繋がります。

kintoneの導入前にチェックしたいポイントとは？成功するための準備とは？

kintoneを導入する前に、以下のポイントをチェックすることが必要です。

• 自社の業務に必要なアプリが作成できそうか確認する
  kintoneでやりたいことができるのか、イメージが湧かないという方もいらっしゃると思います。
  そんな時はkintoneのパートナー企業をご利用ください。
  kintoneパートナー企業とはサイボウズ公認の協力会社で、M-SOLUTIONSもオフィシャルパートナーでございます。
  「導入をサポートしてほしい！」「プロに開発を頼みたい」ならkintoneのオフィシャルパートナーに相談しましょう。
  

• 導入にかかる費用や納期を確認する
  kintoneは1ユーザー毎に料金がかかります。
  全社導入するのか、部署毎に導入するのか、費用や効果を確認・検討しておきましょう。

• カスタマイズや開発支援を利用する場合には、費用や納期などを確認する
  オフィシャルパートナーへの依頼や、「kintoneの機能が少しだけ足りない」という場合にプラグインの導入を検討するかもしれません。
  こちらも納期や費用を確認するようにしましょう。

• 導入前に社内での意見交換や説明会を行う
  kintone導入後のお悩みでよくあるのが「社内定着が難しい」ということです。
  導入前に社内でどんなシステムを作りたいのか、kintoneでこのように変わるなどの説明会等を開催し、社内への認知を広めておくことをオススメします。

• 導入後の運用方法やトレーニング方法を検討する
  先述通り、kintone導入直後は慣れない操作に戸惑う社内メンバーもいるかもしれません。
  kintoneには活用応援のために様々なコンテンツが用意されているだけなく、kintoneユーザーのコミュニティも盛んですので、覗いてみるのも良いかもしれません。

kintoneの拡張機能を活用して業務をさらに効率化しよう！おすすめの機能を紹介

kintoneには、拡張機能が多数搭載されています。
これらの拡張機能を活用することで、業務をさらに効率化することができます。
具体的には、以下のような拡張機能が挙げられます。

• JavaScriptカスタマイズ
  kintoneはJavaScriptやCSSを使用して、アプリの動作や画面をカスタマイズできます。
  詳しくはこちらをご覧ください。

• ワークフロー機能
  kintoneの標準機能でワークフロー機能がございます。
  詳しくはこちらをご覧ください。
  また、プラグインを使うことで外部のワークフローサービスとkintoneを連携することも可能です。
  オススメのワークフロープラグインはこちらをご覧ください。

• コメント機能
  kintoneで作成したアプリ内のレコード毎にコメントをすることも可能です。
  このコメント機能はkintoneユーザーを宛先に選択することもでき、返信も行えるので、コミュニケーションがスムーズに行えます。
  詳しくはこちらをご覧ください。

• メール(通知)機能
  kintoneにはアプリに登録された情報を通知する標準機能があります。
  この通知はkintoneのトップ画面と、メールにて通知されます。
  しかし、kintoneの標準機能にメール送信機能はないため、kintoneからメールを送りたい場合はプラグインや連携サービスを利用する必要があります。
  M-SOLUTIONSでは「kintoneからメールを顧客(社内外)へ 送信する唯一の方法」というお役立ち資料を無料で配布していますので、ぜひご利用ください。
  
  
  

最後に

kintoneを導入することで、業務の効率化やデータの共有・見える化を実現することができます。
ぜひ、kintoneの機能や使い方を把握し、自社に合ったシステムを構築してみてください。
導入事例やカスタマイズの方法など、kintoneの活用方法はまだまだあります。
kintoneを使いこなし、業務改善につなげましょう！

この記事はM-SOLUTIONS株式会社の提供するkintoneとChatGPT(AI)を連携するサービス「Smart at AI for kintone Powered by GPT」によって執筆され、M-SOLUTIONSが加筆・修正しました。